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Qualitätssicherung
Wa r ene i ngang
Sachl<onto
Kostenart
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Wa r enausgang
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Kostenstel le
Abb 5: Zusammenhang der Integritätspriifungen
Eine weitere Art der Prüfung ist die
Verwen–
dung einer
Positivtabelle. Alle gültigen Ein–
träge werden dazu in einer Tabelle hinterlegt,
die alle Kombinationen enthält, die für diemög–
lichen Buchungen zutreffend sind. Diese
könnten zwar durch User-Exits auch Online ver–
wendet und geprüft werden, doch ist dies nicht
immer sinnvoll. Wenn beispielsweise kom–
plexere Prüfungen durchgeführt werden müs–
sen, kann es sein, dass noch nicht alle notwen–
digen Daten eingetragen wurden, die zur Voll–
ständigkeitsprüfung notwendig wären.
Die Entkopplung der Prüfroutine aus den Bu–
chungsprogrammen hat zusätzlich den Vorteil,
dass Geschäftsprozesse den Erfordernissen an–
gepasst werden können, ohne dass die dazuge–
hörende Prüfung imVoraus angepasst werden
muss. Zwar ist die IT-Abteilung bemüht, die
Prozesse so optimal wie möglich zu unterstüt–
zen, doch kann eine autonomere Lösung hier
sinnvoller sein.
Eine Positivtabelle kann zum Beispiel bei der
Prüfung der Kostenstellen venwendet werden.
Der gesamte Datenbestand wird imNachhinein
gelesen, analysiert und Fehler werden protokol–
liert. Aus Gründen der Performance ist es je–
doch sinnvoll nur den Teil der Daten zu prüfen,
die seit der letzten Prüfung hinzugekommen
sind. Immerhin ist davon auszugehen, dass die
Fehler auch bereinigt wurden, die bei der letz–
ten Prüfung ausgegeben wurden.
Grundsätzlich sollten alle Prüfungen möglichst
nur den aktuellen Teil prüfen, also bspw. keine
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gelöschten Datensätze. Allerdings enwächst
hieraus eine neue Problematik, da auch ge–
löschte Datensätze noch verwendet werden
können. Die Fehlermeldung, dass mit nicht
mehr aktuellen Daten geart)eitet wird, wird ger–
ne ignoriert. Daher muss das Prüfprogramm
auch auf die Verwendung von gelöschten, bzw.
zur Löschung vorgemerkten Sätzen reagieren.
Einige intelligente Abstimmwerkzeuge sind
bereits in SAP integriert, beispielsweise die
Verprobung der Daten zwischen Vertnebsab-
wicklung (SD), Finanzbuchhaltung (Fl) und dem
Controlling (CO). Das bietet die Transaktion
KEAT in recht komfortabler Weise. Durch KEAT
können selbst die Matenalkosten geprüft und
abgeglichen werden, wenn diese durch die ent–
sprechenden Konditionen übergeben werden.
Ferner lassen sich auch geeignete Berichte auf–
bauen, um einen BAB zu simulieren, oder um
die Abrechnungszyklen zu kontrollieren. Dies ist
ertordertich, um nicht blind den gebuchten Da–
ten zu vertrauen. Gerade in einem dynamischen
Umfeld, wo ständig neue Kostenstellen und
Kostenarten hinzukommen, müssen die Ab–
rechnungszyklen ständig angepasst werden.
Stehen dann keine einfachen Berichte zur Ver–
fügung, die die Plausibilität der Daten gewähr–
leisten, wird man unter Umständen lange nach
den Fehlern suchen.
Als sinnvoll haben sich Berichte gezeigt, die
nach einem losen Schema möglichst umfas–
send die Daten zusammenstellen. Das sollte so
geschehen, dass das Ergebnis des dazugehö–
renden Abrechnungsvorgangs vorher feststeht.
Ansonsten wirft der Abrechnungsvorgang nur
ein Ergebnis aus, welches man blind hinneh–
men muss. Zwar klingt das nach Doppelartjeit,
aber es hilft Fehler zu vermeiden.
Das Herausragende eines integrierten Systems
ist gerade die vollständige Abstimmbarkeit zwi–
schen den Buchhaltungsdaten, die das Gesamt–
kostenverfahren widerspiegeln und der De–
ckungsbeitragsrechnung nach dem Umsatzkos–
tenverfahren. Wurde richtig gebucht und wurde
danach nochrichtigabgerechnet, sind Fehler
nahezu ausgeschlossen oder zumindest ab–
stimmbar
Es gibt unterschiedliche Auffassungen wie die
Finanzbuchhaltung mit der Kostenrechnung ab–
gestimmt werden kann. Es ist allerdings zweck–
mäßig, lieber alle Buchungen aus Fl in CO zu
überführen, als eine Summe der nicht überführ–
ten Positionen zu bilden, um diese dann nicht
abzurechnen. Einfacher ist es diese über eine
Defaultkontierung auf eine Dummy-Kostenstel-
le oder ein anderes Kontierungsobjekt zu bu–
chen und dieses dann nicht oder „irgendwo
hin" abzurechnen. So sind alle Kosten vollstän–
dig in CO angekommen und die Summen sind
identisch. Zur Abstimmung der Vollständigkeit
zwischen Sachkonten und Kostenarten kann
dann ein einfaches Prüfprogramm gute Dienste
leisten.
Selten genügen dem Topmanagement die
Standardanalysen, wie Kostenstellenberichte,
BABs, Deckungsbeitragsanalysen, etc. Sie for–
dern leicht zu bedienende Informationstafeln,
die wesentliche Informationen verdichten und
veranschaulichend aufbereiten.
Zur Fütterung dieser Systeme werden häufig
komplexe Schnittstellen verwendet. Diese
fassen verschiedene Buchungen zusammen,
aggregieren Perioden und zusammengehörende
Datensätze. Liegt tatsächlich eine entspre–
chende Übereinstimmung vor, spricht nichts ge–
gen dieses Verfahren. Je komplexer jedoch die
Datenmanipulationen in den Schnittstellen selbst
sind, desto unzuverlässiger werden diese.
Insbesondere bei zeitkritischen Informationen
hält sich die Geduld der Adressaten in Grenzen.
Daher sollten Fehlermöglichkeiten von vornher–
ein ausgeschlossen sein. Die übermittelten In–
formationen müssen vollständig auf ihre Validi-
ONTROLLER
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