Basic HTML-Version
CM
Co n t r o l l e r
magazin 2/07 - Babette Drewniok
ANALYTICAL EXCELLENCE
ODER
„DIE ZAHL RECHTS UNTEN
IST FALSCH"
von Babette
Drewniok,
Kreuzau
Babette Drewniok arbeitet als
freiberufliche Trainerin und
Beraterin unter anderem für
Horväth & Partners. Kontakt:
Babette.DrewniQk@t-Qniine,
Kennen Sie folgende Situation? Sie haben
mi t viel Aufwand und unter hohem Zeit–
druck eine umfangreiche Excel-Analyse
erstellt, die auch erst kurz vor dem ver–
einbar ten Abgabetermin fertig wi rd. Sie
sind froh, dass Sie die Analyse gerade
noch termingerecht fertig stellen konnten
und gehen dami t zu Ihrem Vorgesetzten.
Dieser wirft einen kurzen Blick auf die
Analyse, zeigt auf eine Zahl und teilt Ihnen
mi t , dass diese Zahl falsch sei - womi t
er natürl ich recht hat . Der Art ikel zeigt
mögl iche Ursachen für dieses Phänomen
auf und zeigt konkrete Mögl ichkei ten
auf, wie Controller solche Si tuat ionen
vermeiden können.
Die möglichen Ursachen
Mögl iche Ursachen im Überbl ick:
1.
Zei tdruck,
2. Dateninkonsistenz,
3. Fehlende Plausibilisierung.
Eine der Hauptursachen für Fehler ist
- und das gilt natürl ich nicht nur bei die–
sem speziellen Problem - der Zei tdruck.
Der Controller ist - wie in der Ausgangs–
konstel lat ion beschr ieben - f roh, die
Analyse überhaupt fertig zu bekommen .
Es fehlt die Zeit für die Überprüfung der
Ergebnisse mi t dem dafür notwendigen
Abstand und der erforderl ichen Ruhe.
Ein weiteres Problem ist die teilweise im–
mer noch vorhandene Dateninkonsistenz,
verursacht durch das Nichtvorhandensein
integrierterSysteme. Medienbrüche bergen
immer eine gewisse Fehleranfälligkeit.
Die fehlende Plausibilisierung ist ein wei –
terer wicht iger Aspekt . Gerade in Excel-
Analysen, bei denen die Informat ionen
mi t eigenen Formeln wei ter verarbei tet
werden, können sich Fehler einschlei-
chen. Das Problem verstärkt sich, wenn
darüber hinaus auch die aufzuberei ten–
den Daten nicht aus anderen Systemen
heruntergeladen werden, sondern vom
Controller eingegeben werden.
Mögliche Lösungsansätze
Mög l i che Lösungsansä t ze i m Über –
blick:
1
. Besseres Zei tmanagement ,
2. Verplausibilisierung der Zahlen:
a. Eine Vorstellung entwickeln, was
als Ergebnis herauskommen soll;
b. Intensives Auseinandersetzen
mit dem zugrunde liegenden
Geschäftsmodell und Verständ–
nis der wesentlichen Ursache-
Wirkungs-Beziehungen;
c. Ganzheitliches Denken trainieren;
d. Mi t der Technik des „grob
Schätzens" arbeiten;
e. Einbauen von „automatischen",
d. h. formelbasierten Plausibilitäts-
prüfungen in Auswertungen
(z.
B.
in Excel Sheets).
Die vielfältigen Me t hoden für ein besse–
res Ze i tmanagement sollen hier nicht
im Detai l vorgestel l t werden . Wicht ig
erscheint mi r der Hinweis zu versuchen,
einen Zeitpuffer e inzubauen, d. h. nicht
erst zum Abgabetermin fertig zu werden,
sondern sich selbst als Ziel zu setzen, bei–
spielsweise einen Tag oder 2 Stunden vor
dem Abgabetermin fertig zu werden. Das
persönl iche Zeitziel hängt dabei von der
für die Analyse insgesamt vorhandenen
Zeit sowie von der Komplexi tät der Auf–
gabe ab. Natür l ich ist man als Controller
durch Vorstandsanf ragen und daraus
resu l t i erende „Ma n a g eme n t t e rm i n e "
oft f remdbest immt . Nichtsdestoweniger
gibt es aber auch die Fälle, in denen die
eingangs geschi lderte Si tuat ion „haus–
gemacht " ist. Um als Controller, der ja
Kompetenz in Sachen Planung für sich
in Anspruch n immt , den Ruf „des Schu–
sters, der die schlechtesten Schuhe hat"
zu verme iden, empf iehl t es sich gege–
benenfal ls, die eigenen Kompetenzen in
Sachen persönlicher Zei tplanung wei ter
zu entwickeln.
Der zwei te wicht ige Hebel ist nach meinen
Erfahrungen dasThema Plausibilisierung.
Ein Teil des Problems ist vermut l ich „Excel–
induziert": Controller neigen häuf ig dazu,
bei der Erstellung von Analysen sofort „ins
Excel zu gehen", also in die Umsetzung.
Das Problem dabei ist, dass Excel manchen
dazu verleitet, das Augenmerk eher auf die
3. oder 4. Nachkommastel lezu lenken - z u
Lasten des Blickes für das große Ganze.
Dadurch läuft man aber Gefahr, „vor lauter
Bäumen denWald nicht mehr zu sehen".
Zur Qual i tätssichemng empf iehl t es sich
daher, bevor man mi t Hilfe von Excel ins
Detail einsteigt, eine Vorstellung zu entwik-
keln, was bei der Analyse ungefähr (!) als
Ergebnis herauskommen müsste. „Begin
wi th the end inmind" , wie die Amer ikaner
so passend sagen.
Voraussetzung fiir die Entwicklung dieser
Vorstel lung sind solide Kenntnisse des
zugrunde l iegenden, d. h. des zu ana–
lysierenden Geschäftes. Die Kenntnisse
erwi rbt ma n einerseits durch physische
I naugensche i nnahme und Gespräche
mi t den Fa chv e r an t wo r t l i chen . Das
ma g t r ivial kl ingen, die Praxis zeigt
160