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Controller
magazin 2/07
INSTRUMENTE EINES
ERFOLGREICHEN
PROJEKTCONTROLLING
von Robin
Schneider,
Oldenburg
Robin Schneider, Diplom-Kaufmann
/ MBA ist Senior Consultant (IT/SAP-
Financials) bei der BTC Business Tech–
nology Consulting AG in Oldenburg
E-Mail;
1 EINLEITUNG
Angesichts der rasanten Veränderungen
im pol i t isch recht l ichen, makroökono–
mi schen, technologischen und sozio-
k u l t u r e l l e n Um f e l d u n d vo r d e m
Hintergrund einer meist knappen Res–
sourcenausstat tung ist es insbesondere
für viele mi t telständische Un t e rnehmen
eine große Herausforderung, ihre Wet t –
bewerbspos i t i on und dami t letzt l ich
auch die Existenz des Un t e rnehmens
nachhal t ig zu sichern. Innerha lb des
Unt ernehmens äußer t sich dieser An–
passungsprozess durch eine Vielzahl
von kleinen und größeren Projekten,
die sich mi t den sich ändernden Bedin–
gungen (Anpassung der IT, Anpassung
der Prozesse usw.) beschäf t igen.
I m Folgenden wi r d gezeigt , wi e mi t
wenigen und einfachen I ns t rument en
insbesondere bei kleinen, aber auch
bei großen Projekten ein erfolgreiches
Projektcontrol l ing dargestel lt und umge–
setzt werden kann. Durch konsequente
Anwendung der aufgeführ ten Instru–
men t e lassen sich Fehler im Projektcon–
trol l ing insbesondere in der Star tphase
verme i den , die meist zu e inem erhöht en
Proj ektaufwand oder bei zei tkr i t ischen
Projekten auch zum schnel len Mißer folg
führen können .
Bei der Untersuchung des Themas wi r d
expl izi t auf eine wissenschaf t l iche Be–
t rachtung verzichtet und eine praxisna–
he Umset zung er läutert . Das dargestel lte
Beispielprojekt (Releasewechselprojekt
SAP R / 3 auf SAP ERP [Enterprise Ressour–
ce Planningl ) ist aus dem IT-Umfeld.
1.1 Budget- und Terminziele
Neben d em e i gen t l i chen Pro j ek t z i e l
(Ergebnisziel) gilt es, ein Budgetziel und
ein Terminziel zu identifizieren. Budget–
ziel: Da das Budget für ein Projekt nie
unerschöpf l ich sein wi rd, müssen die
Kosten in e inem vorher def inierten Rah–
men gehal ten werden. Ein Projekt muss
wirtschaft l ich sein. Wi rd das Projektziel
mi t einem unwi rtschaf t l ichen Budgetziel
erreicht, gilt das Projekt als gescheitert.
iVlan spricht daher auch von dem kriti–
schen Kostenfaktor. Ein Projekt kann
nur dann erfolgreich sein, wenn die ge–
planten Kosten eingehal ten werden.
Neben dem Budgetziel gibt es in jedem
Projekt auch ein Terminziel. Das Termin–
ziel beschreibt den Abschluss bzw. die
Fertigstellung des Projektes. Besondere
Bedeutung bekommt das Terminziel, wenn
ein Fertigstellungstermin bereits zu Projekt–
beginn unabänderl ich fixiert ist (Euroum–
stellung, Gesetzesänderungen, Kundenauf–
trag usw.). In diesem Fall spricht man auch
von einem kritischen Zeitfaktor.
1.2 Phasenmodell
Im Rahmen der Projektumsetzung bie–
tet sich eine zeitliche Untertei lung des
Gesamt pro j ek t es in unterschi edl i che
Phasen an. Im Al lgemeinen werden folgen–
de vier Projektphasen unterschieden:
• Phase
1
Projekt ini t ial isierung (Pla–
nung/Archi tektur ) ;
• Phase 2 Realisierung (Anpassen/Ein–
r ichten/Feindesign) ;
• Phase 3 I nt egra t i on /Produk t i vse t –
zung;
^ Phase 4 Go Live (Einführungsbeglei–
tung, Systemstabi l isierung).
Daneben bestehen über den gesamten
Projektzei traum folgende Querschnitts–
phasen:
•
Projektmanagement ,
•*• Qual i tätssicherung.
In Bezug auf das Phasenmodel l (siehe
Abbi ldung auf der nächsten Seite) lassen
sich nun die Control l inginstrumente in
phasenübergrei fende und phasenspezi –
fische Inst rumente untergl iedern.
2 PHASENÜBERGREIFENDE INSTRU–
MENTE
2.1 Zeit- und Ablaufplan
Ein wesent l icher Aspekt im Rahmen des
Projektcontrol l ing ist das Vorhandensein
eines detai l l ierten Zeit- und Ablaufplanes.
Dies gibt j edem Projektmi tgl ied jederzei t
die Mögl ichkei t zu überprüfen, ob die
aktuel len Akt ivi täten zeitlich im Rahmen
liegen.
2.2 Dokumenten- und Dateiablage
Die Ablage aller im Projekt benöt igten
und erstel lten Dokument e sollte zent ral
erfolgen. Das bedeutet , dass alle am Pro–
jekt betei l igten Personen Zugriff auf die
Dokumente haben. Des wei teren sollte bei
der Benennung der Dateien eine gewisse
Namenskonvent ion eingehal ten werden,
insbesondere Tei lprojektkürzel , Thema
und Da t um sollten enthal ten sein.
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