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CM Controller magazin 3/06 - Jacqueline Boenke / Marc-S. Garbe
Di e Ve r t r i ebs l e i t ung a n a l y s i e r t e in 2 0 0 4
e r n e u t d i e S i t ua t i on u n d k am z u f o l gen–
d e n Er g ebn i s s en : Da s b e s t e h e n d e Infor–
m a t i o n s s y s t e m s t e l l t w e d e r d i e Da t e n
zur Ve r f ügung , d i e z u e i ne r a d ä q u a t e n
Ku n d e n b e t r e u u n g n o c h zur Au s s c h ö p –
f ung d e r v e r t r i eb l i chen Po t e n z i a l e not –
w e n d i g s i nd .
2. ZIELE EINES VERTRIEBS–
INFORMATIONSSYSTEMS
D a s n e u e Ve r t r i e b s i n f o rma t i o n s s y s t em
sol l I n f o rma t i on e n zur Ve r f ügung s t e l l en ,
d i e d a s M a n a g e m e n t konkre t be i de r
En t s c h e i d u n g s f i n d u n g u n t e r s t ü t z e n .
Al s w e s e n t l i c h e Fr a g e s t e l l ung e n , d i e für
d i e En t s c h e i d u n g s f i n d u n g d e s Ma n a g e –
m e n t s u n d d am i t d i e Zi e l e r r e i chung rele–
v a n t s i nd , w u r d e n e rmi t t e l t :
In w e l c h e n K u n d e n s e g m e n t e n s i nd
wi r t ä t i g?
•*• In w e l c h e n Mä r k t e n w o l l e n w i r
ag i e r en?
-*• We l c h e Be dü r f n i s s e h a b e n u n s e r e
Kunden?
We l c h e P r o duk t e mi t w e l c h e r Qual i–
t ä t wo l l e n wi r u n s e r e n Kund e n an–
b i e t en?
-*• We l c h e R e s o n a n z f i nden u n s e r e Lei–
s t u n g e n b e i m Kunden?
We l c h e M e n g e n w e r d e n wi r her–
s t e l l en?
-*• We l c h e Re s s o u r c e n b e n ö t i g e n w i r z u r
Le i s t ung s e r s t e l l ung ?
We l c h e Er l ö s s t ruk t ur en h a b e n un s e –
re Le i s t ung e n?
We l c h e E r g e b n i s b e i t r ä g e m ü s s e n
u n s e r e Le i s t un g e n e r z i e l en?
•*• Mi t w e l c h e n a l l g eme i n e n u n d pol iti–
s c h e n Ri s iken m ü s s e n wi r r e c h n e n ?
N e b e n de r Ba s i s h j nk t i o n a l s Ent s che i –
d u n g s g r u n d l a g e s o l l t e d a s Ver t r i ebs –
i n f o rma t i o n s s y s t em l e i cht b e d i e nb a r s e i n
u n d a u t oma t i s i e r t u n d t a g e s a k t u e l l d i e
g e w ü n s c h t e n Be r i ch t e g e n e r i e r e n kön–
n e n . Di e Be r i ch t e s o l l t e n f l exibe l a n p a s s –
ba r s e i n u n d e i n e n h o h e n In f orma t i ons –
g e h a l t a u h v e i s e n .
Di e Be d i e nb a r k e i t s o l l t e i n s b e s o n d e r e
für Pe r s onen , d i e d a s S y s t e m nur s po r a –
d i s c h n u t z e n , i n t u i t i v m ö g l i c h s e i n .
Da r üb e r h i n a u s s o l l t e n d i e be r e i t s vor–
h a n d e n e n S o f t wa r e w e r k z e u g e (SAP) zur
Lö s u n g s f i n d u n g g e n u t z t w e r d e n .
3. ANFORDERUNGEN AN EIN VER–
TRIEBSINFORMATIONSSYSTEM
IM ÖFFENTLICHEN SEKTOR
Di e An f o r d e r un g e n a n d a s In f orma t i ons –
s y s t e m l a s s e n s i ch in drei Ka t egor i en
be s chr e i ben : "
Be r e i t s t e l l ung v o n g e e i g n e t e n Da t en –
s t r uk t u r e n zur Abb i l dun g de r Infor–
ma t i o n e n ,
Au s s a g e k r ä f t i g e s B e r i c h t s we s e n u n d
S t e u e r u n g de r Ve r t r i e b s - und Produk–
t i o n s r e s s o u r c e n .
3.1 Bereitstellung geeigneter Daten–
strukturen
Für d i e Ve r t r i e b s s t e u e r ung s i nd ma nn i g –
fa l t i ge I n f o rma t i on e n n o t w e n d i g . Im öf–
f en t l i chen Sek t o r s i nd d i e s e Informat i o–
n e n t e i l we i s e l e i cht e ru i e rba r A n h a n d
v o n dr e i B e i s p i e l e n s o l l e n d i e beschaf f –
b a r e n Da t e n vo r g e s t e l l t we r d e n :
I n f o rma t i onen zu Kunden im ö f f en t l i chen
Sek t or l i e g en frei v e r f ügba r z u d e n The–
m e n Or gan i s a t i on , F i nanzmi t t e l u n d ge –
p l a n t e Vo r h a b e n vor :
-*• So s i nd d i e Or g a n i s a t i o n s s t r uk t u r e n
v o n V e r wa l t u n g e n üb e r d a s Int erne t
o d e r e i n s c h l ä g i g e Pub l i ka t i onen we i t –
g e h e n d bekannt . '^
Da s v o r h a n d e n e t h e m e n b e z o g e n e
F i n a n z m i t t e l v o l u m e n k a n n ü b e r
Bu n d e s - , Land e s - u n d Kommu n a l –
h a u s h a l t e l e i ch t e rmi t t e l t w e r d e n .
Da r üb e r h i n a u s w e r d e n Ha u s h a l t e
häu f i g s o g a r a l s D o p p e l h a u s h a k ver–
a b s c h i e d e t u n d um f a s s e n z u s ä t z l i c h
n o c h me h r j ä h r i g e I n v e s t i t i o n s v o r -
s c h a u e n . "
Ar b e i t s au f t r ä g e u n d Vo r g a b e n , d i e
d u r c h d a s Pa r i ame n t a n d i e Verwa l –
t u n g e n üb e r t r a g e n w e r d e n , s i nd in
ö f f e n t l i c h e n A u s s c h u s s s i t z u n g e n
b z w . üb e r ö f f ent l i ch zur Ve r f ügung
g e s t e l l t e Pr o t oko l l e n a c h l e s b a r . '
-*• Au f t r äg e , d i e b e s t i mm t e Mi nd e s t –
v o l um i n a e r r e i chen , w e r d e n öf fent –
l ich b e k a n n t g e m a c h t u n d k ö n n e n
e i n g e s e h e n we r d e n . *
Für d i e Da t e n s t r uk t u r erg ibt s i ch s om i t ,
d a s s Ku n d e n ( S t a mm d a t e n ) e n t s p r e –
c h e n d ihrer Hi erarch i e mi t An s p r e c h -
par tner ( innen) a b g e b i l d e t we r d e n s o l l t en .
So k ö n n e n im S y s t e m e i n em Mini s t er i –
u m n a c h g e o r d n e t e E i n r i c h t ung e n o d e r
Be t r i ebe z u g e o r d n e t we r d e n . Gl e i chze i –
t ig s o l l t e n d i e s e n Ei nhe i t en a u c h d i e ge –
p l a n t e n B u d g e t s (Titel u n d Kapitel) u n d
Vo r h a b e n b e i g e f ü g t w e r d e n .
Al s we i t e r e w e s e n t l i c h e Da t e n s t r uk t u r e n
s i nd d i e Ver t räge ( B e w e g u n g s d a t e n ) u n d
Pr oduk t e ( S t ammd a t e n ) im S y s t e m ab –
z ub i l d e n . Hi erbe i ist z u m e i n e n d i e Ist-
S i t u a t i o n r e l e van t , z u m a n d e r e n s i nd
a u c h P l anwe r t e z u b e r ü c k s i c h t i g e n .
Im R a h m e n d e r A n g e b o t s p h a s e i s t b e i –
s p i e l s w e i s e d a s P r o d u k t A, d e r m ö g –
l i c h e Um s a t z u n d d i e Wa h r s c h e i n l i c h –
k e i t d e r A n g e b o t s a n n a h m e a u s z u w e i –
s e n . Wird d a n n e i n Vertrag z u m Produk t
A g e s c h l o s s e n , s i nd der Um s a t z u n d d i e
ve r t rag l i ch v e r e i nba r t e M e n g e z u d i e s e m
Pr oduk t pe r i od i s i e r t d a r z u s t e l l e n . Auf
d i e s e r Gr und l a g e k a nn e i n e P r o g n o s e z u
z ukün f t i g e n Um s ä t z e n u n d Me n g e n z u
d i e s e m Pr oduk t e r f o l gen .
Im Ergebn i s ist e s erforder i i ch, d a s s z u
d e n S t a mm d a t e n Kunde u n d Pr oduk t
s o w i e z u d e n B e w e g u n g s d a t e n Ver t räge
pe r i od i s i e r t f o l g e n d e Da t e n v e r f ügba r
s i nd:
•
Um s a t z je Vertrag,
•
Um s a t z je Kunde ,
•
Um s a t z je Produk t ,
•
De c k u n g s b e i t r a g je Vertrag,
•
De c k u n g s b e i t r a g je Kunde ,
•
De c k u n g s b e i t r a g je Produk t ,
•
Markt ant e i l d e s Pr oduk t e s ,
•
A b s a t z m e n g e n de r Pr oduk t e ,
•
Of f ene Po s t en l i s t e je Kunde ,
•
B r u t t o z uw a c h s de r a b g e s e t z t e n Pro–
duk t e ,
•
An z ah l de r Ne u v e r t r ä g e u n d
•
U m s a t z e i n b u ß e n a u f g r u n d v o n
Ve r t r a g s k ü n d i g u n g e n .
Di e für u n s dr i t t e w e s e n t l i c h e Da t ens t ruk –
tur b e z i e h t s i ch auf d i e Ab b i l d u n g v o n
Ve rg l e i chswe r t en (Benchma rk s ) d e s Wett–
b e w e r b s . D i e s e Ve r g l e i c h swe r t e be z i e –
h e n s i ch auf Pre i se , Me n g e n , Ma rk t an –
t e i l e u n d Or g a n i s a t i o n s k e n n z a h l e n . Die–
s e z u s ä t z l i c h e D i me n s i o n sol l he l f en , d a s
e i g e n e Ha n d e l n i mm e r w i e d e r z u über –
prü f en u n d g e g e b e n e n f a l l s n e u a u s z u –
r i ch t en .
3.2 Aussagekräftiges Berichtswesen
De r Kern d e s V e r t r i e b s i n f o rma t i o n s –
s y s t e m s i s t d a s B e r i c h t s we s e n . Liefert
d a s S y s t e m ke i ne a u s s a g e k r ä f t i g e n u n d
k o n s i s t e n t e n I n f o rma t i on e n , ist e s für d i e
En t s c h e i d u n g s f i n d u n g u n b r a u c h b a r
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