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magazin 4/06 - Roland Böhmer / Kim Weber
^ Arbe i t en mi t Zi e l en u n d Ke nn z ah l e n ;
>• Umf a n g r e i c h e Da t e nh a l t un g , u m ver–
s c h i e d e n e Ze i t p e r i od e n m i t e i n a n d e r
v e r g l e i c h e n z u k ö n n e n .
D i e a u s z u w ä h l e n d e H a u s h a l t s - u n d
Con t r o l l i ng s o f twa r e s o l l t e d i e Anforde–
r u n g e n a n d a s B e r i c h t s w e s e n , d i e
Ha u s h a l t s a u f s t e l l un g und d e n Jahresab–
s c h l u s s erfül l en, a b e r a u c h g l e i chz e i t i g
d i e n e u e n A n f o r d e mn g e n du r c h d a s NKF
b e r ü c k s i c h t i g e n .
Vorarbeiten bei der Auswahl der
Haushalts- und Controllingsoftware
Der Au s w a h l p r o z e s s für d i e Ha u s h a l t s –
u n d Con t r o l l i ng s o f twa r e um f a s s t e e t w a
e i n h a l b e s j ähr Di e Au s wa h l e r f o l g t e in
e i n e m s t r uk t u r i e r t e n Ve r f ahr en u n t e r
Be t e i l i gung v o n v e r s c h i e d e n e n Interes–
s e n g r u p p e n d e r Kr e i s v e rwa l t ung So e s t .
Zu d e n Be t e i l i g t en in d i e s e m Verfahren
z ä h l t e n d i e Pr o j e k t v e r an two r t l i c h e n de r
Kämme r e i , d a s z e n t r a l e u n d d e z e n t r a l e
Cont ro l l ing , Ve r an two r t l i che für d e n Be–
re i ch EDV u n d Or gan i s a t i on , d i e Rech–
n u n g s p r ü f u n g u n d de r Per sona l ra t . We–
g e n de r Ko s t e n i n t e n s i t ä t v o n Ha u s h a l t s –
u n d Con t r o l l i ng s o f twa r e wa r be i de r Aus –
wa h l b e s o n d e r e Sorgfal t g e b o t e n .
K o n z e p t e r s t e l l u n g
Der e i g en t l i chen Au swah l der So f tware
wu r d e d i e Konzept ers t e l lung voranges t e l l t .
Hier wu r d e n we s e n t l i c h e Inf orma t i onen
z u s a m m e n g e s t e l l t , d i e für d i e Au s –
wa h l e n t s c h e i d u n g v o n Be d e u t un g wa r e n .
Die Konzept er s t e l l ung erfolgte in dre i Pha –
s e n : I s t -Ana l ys e , An f o r d e r un g s d e f i n i t i o n
u n d Er s t e l l ung d e s S o l l k o n z e p t e s . Di e s e
Ph a s e n s i nd s ehr ze i t int ens i v , da s i e di e
Ba s i s für e i ne k i nd i e r t e und nachvo l l z i eh–
bar e Au s wa h l e n t s c h e i d u n g dar s t e l l en .
I s t - An a l y s e
Bei de r I s t -Ana l y s e wu r d e z u n ä c h s t be –
s c h r i e b e n , w i e d a s
H a u s h a l t s a u f –
s t e l l ung s v e r f ah r e n , de r l a h r e s a b s c h l u s s
u n d d a s B e r i c h t s w e s e n mi t de r „a l t en"
S o f t wa r e l ö s u n g er fo l gt e . Da r a u s w u r d e n
a n s c h l i e ß e n d d i e An f o r d e r un g e n a n d i e
Ha u s h a l t s - u n d Con t r o l l i ng s o f twa r e ent –
w i c k e k . S c hwa c h s t e l l e n mu s s t e n e rkann t
w e r d e n , u m s i e be i d e m n e u e n Verfahren
z u v e rme i d e n . Sch l i eß l i ch s o l l t e d i e n e u e
S o f t wa r e l ö s u n g n i ch t nur d a s a l t e Ver–
f ahren a b l ö s e n , s o n d e r n a u c h w e s e n t –
l ich zur Ve r b e s s e r un g u n d Er l e i ch t e rung
d e r Arbe i t b e i t r a g e n .
A n f o r d e m n g s d e f i n i t i o n
Die An f o r d emng s d e f i n i t i on um f a s s t e e i n e
de t a i l l i er t e Be s c h r e i bun g al ler wi r t s cha f t –
l i chen u n d t e c h n i s c h e n Me r kma l e , d i e
a n d a s a u s z u w ä h l e n d e S y s t e m g e s t e l k
w e r d e n . Di e An f o r d e r un g e n wu r d e n zu–
n ä c h s t a u s d e n Zi e l en abg e l e i t e t , d i e mi t
d e m Ei ns a t z de r So f twa r e ver f o l g t wer –
d e n s o l l t e n . Di e I s t -Ana l y s e u n d d i e in
d i e s e r P h a s e e rmi t t e l t e n S c hwa c h s t e l l e n
l i e f e r t en w e i t e r e A n s ä t z e für d i e An–
f o rde rung s de f i n i t i on .
S o l l k o n z e p t
Da s S o l l k o n z e p t greift auf d i e Er g e bn i s s e
d e r I s t - A n a l y s e u n d A n f o r d e r u n g s –
de f i n i t i on z u r ü c k u n d f a s s t d i e s e in s y s t e –
ma t i s c h e r u n d s tmk t ur i e r t e r Form schrift–
l ich z u s a mm e n . Ein m i t v i e l Z e i t a u f w a n d
s o r g f ä l t i g a u f g e s t e l l t e r Kr i t e r i e nka t a l o g
i s t für e i n e e r f o l g r e i c h e A u s w a h l u n a b –
d i n g b a r Hi er für w u r d e n d i e w e s e n t –
l i c h e n A n f o r d e m n g e n e i n s c h l i e ß l i c h
d e r A u s s c h l u s s k r i t e r i e n ( s o g . K.O. –
Kr i t er i en) e rm i t t e l t .
Die Kr e i s v e rwa l t ung S o e s t h a t b e i d e r
A u s w a h l d e r H a u s h a l t s - u n d Co n –
t r o l l i n g s o f t wa r e f o l g e n d e K.O. -Kri terien
f e s t g e l e g t :
>- K o s t e n (Engpa s skr i t e r i um) : d i e An–
s c h a f f u n g s k o s t e n e i n s c h l i e ß l i c h de r
Ko s t en für d i e Ei nr i ch t ung de r Soft–
w a r e u n d d e r Ko s t en für S c h u l u n g e n
du r f t e n e i n e n v o r h e r f e s t g e l e g t e n
Be t r ag n a c h üb e r s c h r e i t e n . Di e s wa r
de r R a hme n , de r d u r c h d i e Pol i t ik
v o r g e g e b e n w o r d e n ist .
>• A b b i l d u n g u n d A u s d r u c k s ämü i -
c h e r E r g e b n i s - u n d F i n a n z p l ä n e ein–
s ch l i eß l i ch de r Le i s t un g s s e i t e n s o w i e
d e r Bi l anz im R a hm e n d e s NKF.
> • E i n f a c h e H a n d h a b u n g d e r Da t e n –
b a n k : d i e Üb e r a r b e i t un g u n d An p a s –
s u n g de r D a t e n b a n k s t mk t u r e n , d i e
Da t e n e i n g a b e u n d d i e Da t e nüb e r n a h –
m e s o l l t e n mö g l i c h s t e i n f a ch s e i n .
Di e Da t e n s o l l t e n für Da t e n a n a l y s e ,
Da t e n s e l e k t i o n u n d Da t e n a b f r a g e n
n a c h Produkt - u n d Zi e l s t ruktur flexi–
be l v e rknüp f t w e r d e n k ö n n e n .
>• S c h n i t t s t e l l e n : d i e Ha u s h a l t s - u n d
Con t ro l l i ng s o f twar e so l l t e Schni t t s t e l –
l e n z u KIRF u n d P a i s y ( Pe r s ona l –
k o s t e n a b r e c h n u n g ) b i e t e n .
> - B e r i c h t s w e s e n u n d A u s w e r t u n g e n :
d i e Be r i ch t e s o l l t e n n a c h e i n em vor–
g e g e b e n e n La y o u t e r s t e l l t w e r d e n
k ö n n e n . Ad ho c -Be r i ch t e u n d f l ex ibl e
B e r i c h t s mö g l i c h k e i t e n (z. B. n a c h
Zi e l en , K e n n z a h l e n o d e r Bu d g e t s )
s o l k e n e b e n f a l l s mö g l i c h s e i n .
> - Em f a c h e E i n a r b e i t u n g mi t mö g l i c h s t
g e r i n g em S c h u l u n g s a u f w a n d ( w e n n
mö g l i c h : EXCEL a l s P l anung s - und
Be r i ch t s obe r f l ä che ) .
> - A dm i n i s t r a t i o n u n d S u p p o r t : d i e
So f twa r e s o l l t e v o n j e m a n d e m mi t
ü b e r s c h a u b a r em Au f wa n d v e rwa l t e t
w e r d e n k ö n n e n , o h n e EDV-Fach–
m a n n z u s e i n .
D a r ü b e r h i n a u s h a t d e r Krei s S o e s t
w e i t e r e A n f o r d e m n g e n de f i n i e r t :
Zahl der g l e i c h z e i t i g e n Zugriffe,
>- k o mm u n a l e E r f a hmn g e n d e s Anb i e –
t er s ,
> - Da t e n h a l t u n g ( da s s o g . „Data-Ware -
h o u s e " s o l l t e be i de r Kr e i s v e rwa l t ung
S o e s t v o r g e h a l t e n we r d e n ) ,
> • Zi e l e ( Z i e l z u s a mm e n h ä n g e s o l l t e n
d a r g e s t e l k w e r d e n k ö n n e n , u m z. B.
Zi e lkonf l ikt e a u f z u z e i g e n ; Abb i l dun g
de r Z i e l d ime n s i on e n ) ,
Ab b i l d u n g u n d Au s d r u c k d e s Ergeb–
n i s o r i e n t i e r t e n
H a u s h a l t s
u n d
l a h r e s a b s c h l u s s e s ,
>• D u r c h f ü h r u n g
v o n
Z u k u n f t s –
s z e n a r i e n u n d Fa l l be i sp i e l e ,
> • We b - F ä h i g k e i t (z. B. für d i e Dar–
s t e l l un g v o n Be r i ch t en im Intranet ) .
Auswahl der Haushalts- und Con–
trollingsoftware
Der e i g e n t l i c h e Au s w a h l p r o z e s s e r f o l g t e
eben f a l l s in drei Schr i t t en . Zu n ä c h s t wur –
d e n A n g e b o t e v e r s c h i e d e n e r F i rmen ein–
g e ho l t , d i e a n s c h l i e ß e n d b ewe r t e t wur –
d e n , b e v o r e i n e Au s w a h l e n t s c h e i d u n g
ge t ro f f en w e r d e n k o nn t e .
A n g e b o t e e i n h o l e n : In e i n e m e r s t e n
Schr i t t wu r d e n e n t s p r e c h e n d e Anb i e t e r
e rmi t t e k . Re c h e r c h e n üb e r d a s Int erne t
u n d üb e r Kon t ak t e führ t en z u e i n em be–
g r e n z t e n Anb i e t e rkr e i s .
Die A n g e b o t e s o l l t e n in de r Form e i ng e –
ho l t we r d e n , d a s s e i n e B e w e r t u n g a n –
h a n d d e r f e s t g e l e g t e n A n f o r d e m n g e n
e r f o l g e n k o n n t e . H i e r z u h a t d e r Kre i s
S o e s t e i n e n F r a g e b o g e n e n tw i c k e l t , de r
d e n A n b i e t e r n - e r g ä n z t u m e i n i g e
Mu s t e r v o r d r u c k e (z. B. z u m Produkt –
hau s ha l t ) - z u g e s a n d t wu r d e u n d für d i e
A n g e b o t s a b g a b e b i n d e n d w a r D e r
F r a g e b o g e n h a t t e d e n Vor t e i l , d a s s d i e
Ve r g l e i c h b a r k e i t d e r A n g e b o t e u n t e r –
e i n a n d e r e r l e i c h t e r t w u r d e . Mi t t e l s
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