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C M Cont rol ler magazin 4/06
F r a g e b o g e n wu r d e n d i e An f o r d e r ung e n
a n d i e Ha u s h a l t s - u n d Cont ro l l ingsof t –
wa r e i n s b e s o n d e r e a b e r a u c h d i e K.O.–
Kriterien be i d e n Fi rmen abg e f r ag t .
Zu d i e s em Zwe ck wu r d e n d i e Anforde–
r un g e n z u n ä c h s t in v e r s c h i e d e n e Katego–
rien e i nge t e i l t , d i e dur ch de ta i l l i er t e Fra–
g e s t e l l u n g e n konkre t i s i er t wu r d e n . Di e
Ka t egor i en wu r d e n w i e folgt geb i l de t :
-
D a t e n b a n k u n d S e r v e r b e t r i e b s –
s y s t e m ;
-
Ar b e i t s p l a t z s o f twa r e ;
-
Schn i t t s t e l l en ;
-
Funk t i ona l i t ä t e n un t e r t e i k n a c h
a) E r g e b n i s o r i e n t i e r t e r H a u s h a l t
u n d Er g ebn i s o r i en t i e r t e r l a h r e s a b –
s c h i u s s ,
b) NKF - H a u s h a l t u n d J a h r e s a b –
s c h l u s s ,
c) B e r i c h t s w e s e n ,
d) Au s w e r t u n g e n ,
-
Web -Fäh i gke i t ;
-
S c h u l u n g s a u f wa n d ;
-
Re f e r enz en ;
-
Ko s t en .
B e w e r t u n g d e r A n g e b o t e (Grob- u n d
F e i n a u s w a h l ) : Die e i n g e g a n g e n e n Ang e –
b o t e wu r d e n z u n ä c h s t in e i ne r Gr obau s –
w a h l r eduz i e r t , d am i t s i c h d i e Kreis–
v e r wa l t u n g a n s c h l i e ß e n d be i de r Fein–
a u s w a h l auf e i n e b e g r e n z t e An z a h l v o n
P r o duk t e n kon z e n t r i e r e n k o nn t e .
G r o b a u s w a h l : D i e A n g a b e n in d e n
F r a g e b ö g e n wu r d e n e i n a n d e r g e g e n ü b e r
ge s t e l l t . K o n n t e n F i rme n d i e K.O.-Krite-
r i e n n i c h t e r f ü l l e n , w u r d e n s i e n i c h t
w e i t e r i n d e n A u s w a h l p r o z e s s e i n b e –
z o g e n . Übr ig b l i e b e n drei Anbi e t er , d i e
ihre So f twa r e be i de r Kr e i s ve rwa l t ung
p r ä s e n t i e r e n s o l l t en . Im An s c h l u s s a n
d i e P r ä s e n t a t i o n e n s o l l t e in e i ne r Fein–
a u s w a h l d i e En t s c h e i d u n g z u g u n s t e n
e i n e s Anb i e t e r s vo rbe r e i t e t w e r d e n .
F e i n a u swa h l : Bei der Fe i nauswah l h a b e n
z un ä c h s t di e in der Grobauswah l fes tge–
l eg t en Anbi e t er ihre Produkt e präsent i er t .
Die Prä s en t a t i onen erfolgten an zwe i auf–
e i nande r f o l genden Tagen. Zur Vorbere i –
t u n g d e r A u s w a h l e n t s c h e i d u n g erh i e l –
t e n d i e a n d e r Au s w a h l b e t e i l i g t e n Per–
s o n e n d e r Ve rwa l t ung e i n e n Bewe r t un g s -
b o g e n , in d e m - ba s i e r end auf d e n defi–
ni erten Anf orderungen - e i nz e l ne Kriteri–
e n zur Sof tware beurtei l t we rden so l l t en .
Die Bewe r t ung der Prä s en t a t i onen so l l t e
in e i ne Nu t zwe r t ana l y s e e inf l i eßen, um auf
d i e s er Bas i s unt er Berücks i cht i gung der
Kosten an s c h l i e ß e nd d i e En t s che i dung für
ein So f twareprodukt herbe i zuführen .
Die B e w e r t u n g s b ö g e n für d i e Pr ä s en t a –
t i o n e n e n t h i e l t e n n e u n Kr i t er i en, d i e
durch d i e an der Au swah l be t e i l i gt en Pe r
s o n e n für jede Sof tware g e s o nd e r t b e w e r
tet we rden sol l ten. Für j edes Kriterium konn–
t en Bewe r t ung e n v o n 0 bi s 5 v e r g eben
we rden . Dabe i en t s pr a ch 0 ni cht d e n zuvor
def ini erten Anforderungen . Bei Au swah l
der 5 e n t s p r a c h e n d i e Kriterien vo l lkom–
m e n d e n Anf orderungen d e s Kreises Soe s t .
Der Bewertungsbögen enthielt
folgende Kriterien (vgl. Formular):
D a t e n b a n k , D a t e n s t r u k t u r u n d
Da t e n h a l t u n g ;
Hand l i ng , Benu t z e r f r eund l i chke i t ;
- » Admi n i s t r a t i on ;
- * Ab b i l d u n g v o n Zi e l en;
- » B e r i c h t s we s e n , Au s w e r t u n g e n ;
- » NKF-Hausha l t u n d J a h r e s a b s c h l u s s ,
Bi l anz ;
- • Er g e bn i s o r i e n t i e r t e r Ha u s h a l t u n d
Er g ebn i s o r i en t i e r t e r ) ahr e s ab s ch l u s s ;
D u r c h f ü h r u n g
v o n
Z u k u n f t s –
s z e n a r i e n ;
Zukun f t s t r ä ch t i gke i t de r So f twa r e .
Er i äu t e rung en z u d e n e i n z e l n e n Kriterien
g a b e n d e n Be t e i l i g t en e i n i g e Anha l t s –
punk t e , auf w e l c h e De t a i l s be i d e r Prä–
s e n t a t i o n z u a c h t e n w a r Si e d i e n t e n a u c h
a l s Hi l f e s t e l l ung für d i e a b z u g e b e n d e
B ewe r t u n g . Di e B ö g e n w u r d e n v o n je–
d e r P e r s o n für j e d e s S o f t w a r e p r o d u k t
a u s g e f ü l l t . An s c h l i e ß e n d wu r d e n je Soft–
wa r e für d i e b e w e r t e t e n Kriterien Durch–
s c h n i t t s w e r t e e rmi t t e k , d i e in e i n e Nut z –
w e r t a n a l y s e e i n f l i eßen s o l l t en .
N u t z w e r t a n a l y s e : Di e Nu t zwe r t a n a l y s e
en t h i e l t s ämt l i c h e Kriterien d e s Frage–
b o g e n s . Da n i c h t a l l e Kr i t er i en b zw .
An f o r d e r u n g e n d e s F r a g e b o g e n s m i t
Hilfe der B e w e r t u n g s b ö g e n abge f rag t w e r
d e n k o n n t e n , w u r d e n d i e ü b r i g e n
Kriterien a n h a n d de r schr i f t l i chen Ant –
wo r t e n de r Fi rmen auf d e m F r a g e b o g e n
b e u r t e i l t . D i e s e V o r g e h e n s w e i s e w a r
n o t w e n d i g , u m d i e B e w e r t u n g s b ö g e n
n i cht zu übe r f r a ch t en , s o n d e r n v i e lme h r
auf d i e „ b e o b a c h t b a r e n Kri terien" z u
b e s c h r ä nk e n . Au ß e r d em wa r de r ze i t l i che
Ra hme n für d i e P r ä s e n t a t i o n e n be g r enz t .
Für d i e N u t z w e r t a n a l y s e wm r d e n f ün f
Kr i t e r i e n b l ö c k e m i t b i s z u a c h t E i nz e l –
k r i t e r i e n g e b i l d e t . Die Kr i t e r i enb l öcke
wa r e n :
-
a l l g eme i n e Kriterien,
-
t e c h n i s c h e Kriterien,
-
qua l i t a t i v - s t r a t e g i s c h e Kriterien,
-
a n w e n d u n g s b e z o g e n e Kr i ter i en /
Funk t i ona l i t ä t ,
-
Kri terien h i n s i ch t l i ch de r Kund e nnä –
he .
N e b e n d e n Kr i t er i enbl öcken i n s g e s am t
mu s s t e n in der Nu t zwe r t a n a l y s e a u c h d i e
e i n z e l n e n Kriterien g ew i c h t e t we r d e n . Die
v o r g e n o mm e n e Gew i c h t un g be rücks i ch –
t i g t e dabe i d i e Pr ior i täten der e i n z e l n e n
An f orde rungen . An s c h l i e ß e nd wu r d e n d i e
Ergebn i s s e der B e w e r t u n g s b ö g e n in d i e
Nu t zwe r t a n a l y s e be i d e n j ewe i l i gen Krite–
rien übe r t r ag en . Kriterien, d i e n i cht im
B e w e r t u n g s b ö g e n e n t h a l t e n wa r e n , w u r
d e n mi t a l l en Te i l nehme r i nnen und Teil–
n e hme r n a n h a n d de r schr i f t l i chen Ant–
wo r t e n der Un t e r n e hme n auf d e n Frage–
b o g e n g e m e i n s a m b ewe r t e t . Di e s e Ergeb–
n i s s e w u r d e n z u s ä t z l i c h in d i e Nu t z –
we r t ana l y s e a u f g e n omme n . Na c h d em mi t
d e n an der S o f t wa r e a u swa h l be t e i l i g t en
Per sonen di e Nu t zwe r t ana l y s e j eSof tware -
pr oduk t aus ge f ü l l t wo r d e n ist , wu r d e n d i e
j ewe i l i gen Nu t zwe r t e ermi t t e l t .
Zu l e t z t w u r d e n d i e s e m Pe r s on e nk r e i s d i e
j ewe i l i g en Ko s t en de r S o f t wa r e p r o duk t e
vo r g e s t e l l t . Hi erbe i wu r d e in e i nma l i g e
An s c h a f h i n g s k o s t e n u n d Fo l g e ko s t e n für
Wa r t un g u n t e r s c h i e d e n .
Auswahlentscheidung
Di e Gr upp e h a t s i ch g e m e i n s a m a n h a n d
de r e rmi t t e l t e n Nu t zwe r t e u n d de r Ko–
s t e n a u f s t e l l u n g für (ein Produkt ) d i e Lö–
s u n g de r Koms u k GmbH & Co. KG auf
Ba s i s IVlISAlea a u s g e s p r o c h e n . N a c h d e m
de r Kämme r e r d e m Au s wa h l v o r s c h l a g
de r Gr upp e z u g e s t i mm t ha t , k o n n t e n d i e
Ve r t r a g s v e r h a nd l un g e n End e 2 0 0 4 erfol–
g e n . Im Vertrag wu r d e n d i e v o r h e r defi–
n i e r t en An f o r d e r un g e n v e rb i nd l i ch fest –
g e h a l t e n , s o d a s s d i e s e r d i e Gr und l a g e
für d i e Ei nführung u n d d e n Ei ns a t z de r
Hau s ha l t s - u n d Con t ro l l i ng s o f twar e b e i m
Kreis S o e s t b i l de t e .
Einführung der Haushalts- und Con–
trollingsoftware
Die Kre i sverwa l tung S o e s t ha t im vergan–
g e n e n Jahr i nnerha l b v o n 3 Mo n a t e n d a s
Be r i c h t swe s e n auf di e n e u e So f tware um–
ge s t e l l t und a n s c h l i e ß e nd au s g i e b i g ge t e –
s t e t . Sie wu r d e dabe i k omp e t e n t und um–
fangre i ch v o n der beau f t rag t en Sof tware–
firma der Koms uk un t e r s t ü t z t . Bis Mi t t e
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