Basic HTML-Version
C M Cont rol ler magazin 4/06
AUSWAHL EINER
HAUSHALTS- UND
CONTROLLING–
SOFTWARE
von Roland Böhmer und Kim Weber, Soest
Dr. Roland Böhmer und Kollegin KimWeber im Projekt NKF beim Kreis Soest
Von der Problemerkennung zur Soft–
wareauswahl
Di e Kr e i s v e rwa l t ung S o e s t h a t s i ch in d e n
j ähren 2 0 0 4 u n d 2 0 0 5 i n t en s i v mi t de r
Au swa h l und E i n f ühmng e i ne r Hau s ha l t s –
und Cont ro l l i ngso f tware be f a s s t . Au s l ö s e r
dafür wa r zu l e t z t d i e E i n f ühmng d e s N e u –
e n K o mm u n a l e n F i n a n z m a n a g e m e n t s
(NKF), mi t de r s i ch d i e Kr e i s v e rwa l t ung
S o e s t s e i t April 2 0 0 2 be s chä f t i g t . Die
No twe nd i gk e i t e iner derar t i gen So f tware
z e i c hn e t e s i ch j edo ch s c h o n viel früher ab .
Bere i t s v o r n a h e z u 10 l ahr en wu r d e d i e
Kr e i s v e rwa l t ung S o e s t mi t d e m Pr ob l em
konfront i ert , d a s s de r d a m a l i g e P r o duk t –
h a u s h a l t , d e r s o g . „ E r g e b n i s o r i e n t i e r t e
Ha u s h a l t " , v o n H a n d e r s t eUt w e r d e n
m u s s t e . Dami t wa r e i n h o h e r Zeitauf–
w a n d , a b e r a u c h e i n e h o h e Fehl eran–
fäl l igkei t v e r b u n d e n . Be i d e s wa r e n da–
ma l s d e n k b a r s c h l e c h t e Ra hme n b e d i n –
g u n g e n für d i e er f o l gre i che Ei nführung
e i n e s n e u e n S t e u e m n g s i n s t mm e n t e s , d a
z. B. f eh l e rha f t e Zah l en n i ch t g e r a d e d i e
Ak z e p t a n z für d a s n e u e I n s t mm e n t för–
d e r t e n . Von d i e s e n P r o b l eme n wa r s pä –
t e r a u c h d a s B e r i c h t s w e s e n (F i nanz –
c on t r o l l i ng ) s o w i e de r s o g . „Ergebni s –
or i en t i e r t e l a h r e s a b s c h l u s s " be t ro f f en .
Da e s d ama l s n o c h k e i n e fert ige So f tware –
l ö s u n g z u r Er s t e l l ung e i n e s Pr oduk t -
h a u s h a k s auf d e m Mark t g a b , e n t s c h i e d
s i c h d i e K r e i s v e r w a l t u n g S o e s t für e i n e
h a u s e i g e n e L ö s u n g , d i e ü b e r d a s S t an –
d a r d p r o d u k t M i c r o s o f t Ex c e l h a u s –
i n t e r n p r o g r a mm i e r t w u r d e . D i e s e s
P r o g r amm wa r be r e i t s e i n e e n o r m e Er-
l e i c h t emn g für d i e Mi t a rbe i t e r i nnen u n d
Mi tarbe i t er , d i e an de r Au f s t e l l ung d e s
Ergebn i s or i en t i e r t en Ha u s h a l t s , d e s Er–
g e b n i s o r i e n t i e r t e n l a h r e s a b s c h l u s s e s
s o w i e d e m B e r i c h t s we s e n be t e i l i g t wa –
ren. Al l e rd i ng s wa r e n i mme r n o c h e i n i g e
ma n u e l l e Arbe i t en erforder l i ch u n d d a s
Ex c e l - Pr og r amm m u s s t e a u c h r e g e lmä –
ß i g g e p f l e g t we r d e n . Al l e s in a l l em wa r
v o r ca . 5 j ähr en be r e i t s klar, d a s s d i e s e s
h a u s i n t e r n er s t e l l t e Ex c e l - Pr og r amm nur
e i n e Üb e r g a n g s l ö s u n g s e i n k o nn t e .
Au c h d i e in V e r wa k u n g e n im R a hm e n
de r Ei nführung e i n e s n e u e n Ha u s h a l t s –
u n d R e c h n u n g s w e s e n s z u m Einsat z kom–
m e n d e n P r o g r amme - b e i m Kreis S o e s t
k o mm t KIRF z u m Ei ns a t z - s i nd g rund –
s ä t z l i c h n i cht darau f a u s g e l e g t , z . B.
* • d i e im R a hm e n v o n NKF g e f o r d e r t e n
Ziele u n d Ke nn z a h l e n mi t d e n Auf–
w e n d u n g e n / E r t r ä g e n s o w i e Einzah–
l u n g e n / A u s z a h l u n g e n z u s a mm e n –
zu f ühr en ;
d i e v o r g e n a n n t e n In f orma t i onen n a c h
d e r NKF-Stmktur ( Pr oduk t be r e i che ,
P r o duk t g r upp e n u sw. ) , paral l e l n a c h
d e r h a u s i n t e r n e n
O r g a n i s a t i o n
( z w e c k s Bu d g e t s t e u e r u n g ) u n d n a c h
de r Z i e l s tmk t ur (St i chwor t : Ba l a n c e d
Scor e card ) zur Ver f t i gung zu s t e l l en ;
> - z u d e m n o c h f l ex ibl e An a l y s e n , Aus –
w e r t u n g e n u n d S z e n a r i e n zu e rmö g –
l i chen .
Vor d i e s em H i n t e r gmnd u n d a u f gmn d der
mi t NKF e i n h e r g e h e n d e n An f o rde rung en
wa r d i e Kre i sverwa l tung S o e s t g e z wu n –
g e n , üb e r e i n e „auf Daue r" a n g e l e g t e
g e e i g n e t e So f twa r e l ö s ung n a c h z ud e nk e n .
Auswahl einer Haushalts- und Con–
trollingsoftware
An f ang 2 0 0 4 ha t s i ch d i e Kre i sverwa l tung
S o e s t d a z u e n t s c h l o s s e n , e i n e Ha u s h a l t s –
u n d Con t r o l l i ng s o f twa r e a n z u s c h a f f e n .
Vorher wu r d e n be r e i t s me h r f a c h Versu–
c h e u n t e r n o mm e n , e i n e e n t s p r e c h e n d e
So f twa r e a u s z u w ä h l e n , w a s d a n n aller–
d i n g s a n d e n finanziellen Be s c h r ä nkun –
g e n u n d de r s e i ne r z e i t n i ch t z w i n g e n d e n
No t we n d i g k e i t s che i t e r t e . Mi t der g e s e t z –
l i chen Verpf l i chtung de r Kommu n e n , e i n
n e u e s Ha u s h a l t s - u n d R e c h n u n g s w e s e n
e i nzuf i jhren , h a b e n s i c h d i e Voraus s e t –
z u n g e n z u g u n s t e n d e r An s cha f f i j ng ei–
ner Ha u s h a k s - und Con t r o l l i ng s o f twa r e
v e r ä n d e r t . Er s tma l i g w u r d e n für d a s
Ha u s h a k s j a h r 2 0 0 4 v o m Kre i s tag Mi t t e l
zur Ve r f ügung ge s t e l l t , u m n u n a u c h d i e
t e c h n i s c h e n V o r a u s s e t z u n g e n fiJr d a s
NKF z u s cha f f en .
Die Software-Ziele
Mi t d e m Ei ns a t z e i n e r Ha u s h a l t s - u n d
C o n t r o l l i n g s o f t w a r e s o l l t e n f o l g e n d e
Ziele erre i cht we r d e n :
Au f s t e l l ung d e s Ha u s h a l t s u n d Jah–
r e s a b s c h l u s s e s n a c h d e n Vo r g a b e n
z u m n e u e n k o mm u n a l e n F i nanz –
m a n a g e m e n t ;
Z e i t n a h e s B e r i c h t s w e s e n o h n e ma –
nu e l l e n Au f wa n d be i de r Z u s a mm e n –
s t e l l ung der Ber i cht e zur V e rme i d u n g
v o n F e h l em;
>- Ad - ho c -Be r i ch t e auf Na ch f r ag e ;
>• H o h e S i c h e r h e i t i m R a h m e n d e r
Da t e n ü b e r t r a g u n g ;
363