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CM Controller magazin 4/06 - Gabriela Erlach / Andreas Liedtke
l i ehen Pro j ekt aufwand ni cht p e rma n e n t
zu über fordern . S o n s t e n t s t e h t s chne l l
Wi de r s t and g e g e n d i e z u s ä t z l i c h e Projekt–
arbe i t und d i e Qual i tät d e s Tag e s g e s chä f t s
s inkt . Wi cht i g ist we i t e rh i n , d e n betrof fe–
n e n Ab t e i l ung e n d i e Ziele der Projekte
g e n a u z u er l äut ern , d am i t al l e involvier–
t e n Mi tarbe i t er d e n Nu t z e n der Projekte
für d a s U n t e r n e hm e n v e r s t e h e n . Hier
ist a u c h d a s To p -Ma n a g eme n t gefordert .
Dafür so l l t e paral lel zu d e n g e n a n n t e n
Proj ekt en
ein internes Change-Mana-
gement-Konzept
a u f g e b a u t we r d e n , d a s
d i e i n t e rnen Mi tarbe i t er be i d e n n o t we n –
d i g e n Ve r ände rung en in i hrem Arbe i t s –
umf e l d beg l e i t e t . Ziel m u s s e s s e i n , mö g –
l i che Än g s t e und Wi d e r s t änd e der Mitar–
be i t e r f rühz e i t i g zu e r k e nn e n und zu redu–
z i eren . Sol l t e s i ch e i n Un t e r n e hme n bei–
s p i e l swe i s e dafür e n t s c h e i d e n , d a s inter–
n e und e x t e r n e R e c h n u n g s w e s e n zu har–
mo n i s i e r e n , ä n d e r n s i ch Arbe i t s ab l äu –
fe und Verantwor t l i chke i t en im Control l ing
s igni f ikant . D i e s e Än d e r u n g e n m ü s s e n
pro f e s s i one l l be g l e i t e t we r d e n , u m Ziele
und Auf gaben , abe r a u c h Sorgen und Mi ss–
v e r s t ä ndn i s s e klar zu k ommun i z i e r e n und
a u s z u r ä ume n .
In
de r Praxi s ha t s i ch ge –
ze i g t , d a s s e in umf a n g r e i c h e s Change -
Ma n a g eme n t - Ko n z e p t vor a l l em d i e Um-
s e U u n g s p h a s e e rheb l i ch er l e i chtert . Hi e r
be i ist a l l erdings zu b e a c h t e n , d a s s d i e
Int ens i t ä t d e s Chang e Ma n a g e m e n t s je
n a c h Pr o j ek t pha s e vari iert .
führt w e r d e n kann . In d i e s e m Fall han –
de l t e s s i ch u m e i n Fas t -Close-Projekt ,
d a s e i n w i c h t i g e r Ba u s t e i n b e i m Au f bau
e i n e r k a p i t a l ma r k t o r i e n t i e r t e n Re ch –
n u n g s l e g u n g s e i n kann . Da s Projekt wur –
d e be i e i n em de r g r ö ß t e n u n d er folgre i ch–
s t e n E r s t v e r s i c h e r u n g s g r u p p e n
i n
D e u t s c h l a n d dur chg e f ühr t . Un t e r d e m
Da c h der Gr upp e a r b e i t e n n amh a f t e Ver–
s i c h e r e r u n d F i nan z d i e n s t l e i s t ung s un t e r –
n e h m e n , d i e d a s g e s a m t e S p e k t r um de r
F i n a n z d i e n s t l e i s t un g e n a n b i e t e n .
Das Fast-Close-Projekt hatte folgende
Ziele:
•
S t e i g e r ung de r Effizienz im Finanz-
u n d R e c h n u n g s w e s e n ;
•
B e s c h l e u n i g u n g de r Fe r t i g s t e l l ung
u n d Ve r ö f f en t l i chung d e s Konzern–
a b s c h l u s s e s ( i nne rha l b v o n 3 0 s t a t t
w i e b i s h e r 4 9 Ar b e i t s t a g e n ) be i g l e i c h
h o h e r Qua l i tät ;
•
Einführen v o n Zw i s c h e n a b s c h l ü s s e n
in l a h r e s a b s c h l u s s qu a l i t ä t ;
•
We i t g e h e n d e Au t oma t i s i e r u n g u n d
H a r m o n i s i e r u n g d e r A b s c h l u s s –
p r o z e s s e ;
•
Ve r r i ng e rung d e s Au hwa n d e s b e i m
Ers te l l en d e s Ab s c h l u s s e s , En t l a s t ung
d e r Mi t arbe i t er ;
•
Ha rmo n i s i e r u n g d e s i n t e r n e n u n d
e x t e r n e n R e c h n u n g s w e s e n s ;
•
S c h n e l l e r e R e a k t i o n s m ö g l i c h k e i t
z u r v e r b e s s e r t e n U n t e r n e h m e n s -
s t e u e r u n g .
s t a n d u n d Te s t i erung dur ch d e n Wirt–
s cha f t s prü f e r i nn e r ha l b v o n 2 0 Tagen
( b i she r 5 0 , s i e h e Abb i l dun g 2) .
Um d i e Pro j ekt z i e l e s i c h e r zu e r r e i chen ,
wu r d e d a s Projekt in zwe i P h a s e n e i ng e –
tei l t u n d d a u e r t e i n s g e s a m t rund zwe i
Jahre. Hi erbe i wu r d e n al le Ko n z e r n u n t e r
n e h m e n in d a s Projekt mi t e i n g e b u n d e n .
Di e e r s t e P h a s e ( 17 Mo n a t e ) um f a s s t d i e
De f i n i t i on d e r Pr o j e k t z i e l e , d i e En t w i c k –
l u n g d e r P r o j e k t s t r a t e g i e , d i e Du r c h –
f ü h r u n g d e r I s t - An a l y s e u n d d a s De –
s i g n d e r n e u e n P r o z e s s e . Bei der Ist-
An a l y s e wu r d e d e r g e s a m t e b i s h e r i g e
A b s c h l u s s p r o z e s s e r f a s s t , m i t a l l e n
S c hn i t t s t e l l e n u n d a u f t r e t e nd e n Engpä s –
s e n . An s c h l i e ß e n d wu r d e n d i e n e u e n Pro–
z e s s e e n t wo r f e n , S y s t ema n f o r d e r u n g e n
de f ini er t u n d e i n Imp l eme n t i e r u n g s p l a n
für a l l e be t e i l i g t en Kon z e r n e i nh e i t e n er–
s t e l l t . Au c h d i e n e u e n P r o z e s s e , d i e dur ch
IFRS erforder l i ch wu r d e n , wu r d e n hi er
b e r ü c k s i c h t i g t . Dab e i wa r e n d i e Control –
ler in B e z u g auf S t e u e r u n g s f r a g e n s tark
i nvo l v i er t . Bei d e r Imp l eme n t i e r u n g wur –
d e n z u n ä c h s t a l l e be t r o f f enen Mi tarbe i –
ter mi t ihren n e u e n Au f g a b e n v e r t r au t
g e m a c h t u n d a n s c h l i e ß e n d e i n Test-Ab–
s c h l u s s ers te l l t . N a c h Ab s c h l u s s d i e s e r
P h a s e wa r de r Konzern in de r Lage , d e n
Ab s c h l u s s i nn e r ha l b v o n 3 0 Tagen fert ig
z u s t e l l en . Dam i t wa r d a s Ziel d e s Fast-
Cl os e -Pro j ekt s erre i cht .
8. Praxisbeispiel: Fast-Close-Projekt
bei einem internationalen Finanz–
dienstleister
D i e s e s Be i sp i e l z e i g t auf, w i e d i e Ums t e l -
We i t e r e Un t e r z i e l e wa r e n d i e A b g a b e de r
E i n z e l a b s c h l ü s s e i nne rha l b v o n a c h t Ar–
b e i t s t a g e n ( b i she r 15) , d i e Fer t i gs t e l l ung
d e s Ko n z e r n a b s c h l u s s e s i nn e r ha l b v o n
1 6 Tagen (b i sher 4 6 ) u n d d i e Au f s t e l l ung
l ung in d e r Prax i s er f o l gre i ch du r c hg e -
d e s Ko n z e r n a b s c h l u s s e s du r c h d e n Vor–
Einführung
von lAS/IFRS
Einführung von
Iwischenberichten
Fast-Close-Projei<t
Harmonisierung des
Rechnungswesens
Zeilablaul
Abb. 2: Projektabstimmung auf dem Weg zur kapitalmarktorientierten
Rechnungslegung
Di e darau f f o l g e nd e z w e i t e P h a s e ( s e c h s
Mo n a t e ) e t a b l i e r t e Fa s t C l o s e a l s kon t i –
n u i e r l i c h e n P r o z e s s i m U n t e m e h m e n ,
u m d i e Ab s c h l u s s z e i t e n a u c h in Zukunf t
we i t e r z u r eduz i e r en . D i e s e P h a s e d i e n t e
a u ß e r d e m de r K o n z e p t i o n d e r Qua r t a l s –
b e r i c h t e r s t a t t u n g . Z u n ä c h s t w u r d e n
s äm t l i c h e An f o r d e r ung e n f e s t g e l e g t , an–
s c h l i e ß e n d wu r d e a n h a n d d e s jahres -
a b s c h l u s s k a l e n d e r s d e r a n g e s t r e b t e
A b s c h l u s s k a l e n d e r f ü r Q u a r t a l s –
b e r i c h t e a b g e l e i t e t . Da n a c h fo l gt e , w i e
in de r e r s t en Ph a s e , d i e Kon z e p t i on u n d
Imp l eme n t i e r u n g de r r e l e v an t e n Proze s –
s e . Am End e de r z w e i t e n P h a s e k o n n t e
d e r Konzern i nn e r ha l b v o n 1 5 Tagen ei–
n e n Qu a r t a l s a b s c h l u s s e r s t e l l en .
Da rübe r h i n a u s b e g a n n in d i e s e r P h a s e
be r e i t s d i e f a ch l i che Kon z e p t i on für d i e
Ha rmo n i s i e r u n g d e s i n t e rnen u n d ex t e r –
n e n R e c h n u n g s w e s e n s . D a s Ma n a g e –
m e n t Repor t i ng wu r d e s t andard i s i er t u n d
d e r Ü b e r l e i t u n g s a u f w a n d v e r r i n g e r t .
Au c h d i e b e s t e h e n d e S y s t em l a n d s c h a f t
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