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CM Controller magazin 4/06
mal<ros für n a h e z u al l e Be r e i che de r ver–
s c h i e d e n e n Be t r i e b s p r ü f un g e n abdec i<t .
Hi erdurch wi rd d i e d i g i t a l e Prüh j ng du r c h
e i n e l e i cht v e r s t änd l i c h e Ober f l äche no c h –
ma l s er i e i cht er t .
Di e g e n a n n t e n P r o g r amme e rmö g l i c h e n
e i n e i n f a c h e s Au s w e r t e n d e r Da t e n d e r
Bu c h h a l t u n g . Mi t d e n Imp o r tmö g l i c h –
ke i t en b e i d e r P r o g r amme k a nn d i e Fi–
n a n z v e r w a l t u n g Da t e n a u s fas t a l l en
S y s t e m e n ü b e r n e h m e n u n d
entspre–
chende Analysen (Plausibilitäts-
prüfungen,
Lü c k e n a n a l y s e ,
Doubletten-
tests,
ABC
-Ana l y s en , S t i c h p r o b e n )
dur ch f ühr en . Di e An a l y s e n s i nd d a b e i in
Wi nd ows - D i a l o g f o rm a u f g e b a u t u n d er–
mö g l i c h e n d e m Prüfer a u c h o h n e b e s o n –
d e r e P r o g r amm i e r k e n n t n i s s e e i n e einfa–
c h e Prüfung u n d Ve rwe r t ung d e r Da t en –
s ä t z e d e s St euerpf l i cht i gen . ^ '
Fo l g e nd e Da t e i f o rma t e k ö n n e n de r z e i t
p r o b l em l o s e i n g e l e s e n w e r d e n u n d erfül–
l en d am i t d i e Vo r a u s s e t z u n g de r ma s c h i –
ne l l en Verwer tbarke i t i .S.d. GDPdU - s o –
fern d i e zur Au s w e r t u n g d e r Da t e n not –
w e n d i g e n S t r uk t u r i n f o rma t i on e n g l e i ch–
fal ls in ma s c h i n e l l v e rwe r t ba r e r Form
b e r e i t g e s t e l k we r d e n u n d d a s Ei n l e s en
de r Da t e n o h n e Ins t a l l a t i on z u s ä t z l i c h e r
So f twa r e üb e r IDEA u n d Sma r tX h i n a u s
mö g l i c h isf":
» • ASCII f e s t e Läng e ,
• * ASCII D e l i m i t e d
( e i n s c h l i e ß l i c h
Komma g e t r e n n t e r Wer t e ) ,
»* EBCDIC f e s t e Läng e ,
» • EBCDIC Da t e i e n mi t var i ab l e r Läng e ,
»* Exce l ( auch ä l t ere Ve r s i onen ) ,
» • A c c e s s ( auch ä l t ere Ve r s i onen ) ,
• * dBASE,
• * Lo t u s 1 2 3 ,
• * ASCI I -Dr u c kda t e i e n ( p l u s Info für
St ruktur u n d D a t e n e l e m e n t e e t c . ) ,
• * Da t e i e n v o n SAP / AI S ,
» • Konve r t i e r en v o n A S / 4 0 0 Da t e n s a t z –
b e s c h r e i b u n g e n (FDF-Dateien ers te l l t ,
» • v o n PC S u p p o r t / 4 0 0 in RDE-
D a t e n s a t z b e s c h r e i b u n g e n ,
» * Impo r t du r c h ODBC-Schni t t s t e l l e .
IX. WORIN UNTERSCHEIDET SICH
EINE DIGITALE BP VON EINER BIS–
HERIGEN BETRIEBSPRÜFUNG?
Die d i g i t a l e Be t r i eb s prü f ung un t e r s che i –
d e t s i ch v o n de r b i s h e r i g e n Prüh j ng s a r t
v o r a l l em
durch den weitgehenden Ver–
zicht auf die Arbeit mit Papier Die Vor–
lage einer Vielzahl von Leitzordnern,
die zur Prüfung vorbereitet werden
müssen und oft aus verschiedenen
Räumen mit entsprechenden Wegen
geholt werden müssen, gehört der Ver–
gangenheit an.
Da s wi rkt s i c h i n s b e s o n –
d e r e in f o l g e nd e n Pu n k t e n a u s :
-
Ge s c hw i n d i g k e i t de r Ve r f o l gung e in–
z e l ne r Z u s a mm e n h ä n g e ,
-
S t a n d a r d r o u t i n e n w e r d e n a u t oma t i –
s i ert ,
-
Vo l l s t ä n d i g k e i t d e r P r ü f un g s t a t t
S t i c hp r o b e n ,
-
Prüfung v o n S a c h v e r h a l t e n , d i e bi s –
her k a u m prüfbar w a r e n ,
-
A n w e n d u n g ma t h ema t i s c h - s t a t i s t i –
s c h e r Me t h o d e n .
1.
In einem kürzeren Zeitraum kann
mehr geprüft werden
Um e i n e n Blick auf d i e Be l e g e z u we r f en ,
auf d i e s i ch d i e B u c h u n g e n auf e i n em
Kon t enb l a t t b e z i e h e n , m u s s konv e n t i o –
nel l d e r richtige Be l e g o r dn e r g e h o l t u n d
in d i e s e m d a n n de r Be l eg g e s u c h t wer –
d e n . Bei e i ne r d i g i t a l en Be t r i e b s p r ü f ung
re i cht für d i e s e n Vorgang e i n Mausk l i ck .
Di e v i e l f ä l t i gen Verknüpf t jngen i nne rha l b
e i ne r Bu c h f üh r ung k ö n n e n digi tal we –
s e n t l i c h s c hn e l l e r ver fo l gt we r d e n .
2.
Standardroutinen werden auto–
matisiert
Der Prüfer wi rd du r c h d i e So f twa r e IDEA
mi t e i ne r Vi e l zahl a n S t a nd a r d r o u t i n e n
für A B C - A n a l y s e n ,
A l t e r s s t r u k t u r –
a n a l y s e n , Ve r g l e i c h e n u n d Ve r b i nd e n
v o n Da t e i e n , Lücken - u n d Me h r f a c h -
b e l e g u n g s a n a l y s e n .
S t i c h p r o b e n –
v e r f ah r e n , Ve r d i c h t u n g e n u n t e r s t ü t z t .
Er kann EDV-ges tüt z t e i n e Vi e l zahl a n
Pr ü f ung s s c h r i t t e n a u t oma t i s i e r e n , d i e er
s i ch a n s o n s t e n in i n t en s i v e r Be l e ga rbe i t
e r a rbe i t en mü s s t e .
3.
Vollständigkeit statt Stichproben
Ab f i ndun g e n auf Grund de r Au f l ö s ung
e i n e s D i e n s t v e r h ä l t n i s s e s k ö n n e n un t e r
b e s t i mm t e n B e d i n g u n g e n (Lebensa l t er ,
Dau e r d e s D i e n s t v e r hä l t n i s s e s ) s t eue r –
frei g e z a h l t we r d e n . Konv en t i one l l erfolgt
d i e s e Prüfung in de r Pe r s ona l ab t e i l ung .
Dort s c h l ä g t d e r Prüfer in d e n Persona l –
a k t e n n a c h u n d übe rprü f t d a s Eintritts–
d a t u m u n d d a s Al ter d e s a u s g e s c h i e d e –
n e n Mi t arbe i t e r s . D a s i s t a u f wä n d i g u n d
b e s c h r ä n k t s i c h n o r m a l e r w e i s e a u f
S t i chproben . Bei e iner EDV-ges tüt z t en Prü–
fung l a s s e n s i ch d i e s t euer f re i en Abfin–
d u n g e n mü h e l o s k omp l e t t übe rprü f en .
4.
Neue Sachverhalte werden schnel–
ler entdeckt
Bi she r k o n n t e der Prüfer d i e An z a h l de r
Ba n k k o n t e n d e r Mi tarbe i ter , auf d i e Löh–
n e u n d Gehä l t e r ü b e r w i e s e n we r d e n , nur
mit
u n v e r h ä l t n i s mä ß i g e n Schwi e r i gke i –
t e n überprüf en . Da s Auf f inden e i n e s Bank–
k o n t o s , auf d a s z w e i ma l de r Lohn für e i n
g e r i n g f ü g i g e s Be s c h ä f t i g un g s v e r h ä l t n i s
ü b e r w i e s e n wu r d e , w a r d e m Zufall über –
l a s s e n . Bei de r EDV- ge s tüt z t en Prüfung
wi rd d i e s e r S a c h v e r h a l t d a g e g e n s c hn e l l
e n t d e c k t .
5.
Mathematisch-statistische Me–
thoden können angewendet werden
De r a m e r i k a n i s c h e P h y s i k e r F r a n k
Benford h a t 1 9 3 8 e i n e Forme l en twi k -
kel t , mi t de r m a n g r o ß e M e n g e n v o n
Da t e n darau f h i n üb e r p r ü f e n kann , o b s i e
fehl erhaf t o d e r s o g a r g e f ä l s c h t s i nd , d e n n
d i e dar i n b e s c h r i e b e n e Ge s e t zmä ß i g k e i t
wi rd s c h o n dur ch Ma n i pu l a t i o n w e n i g e r
Da t e n v e r ä nd e r t . Un r e g e l mä ß i g k e i t e n
i n s b e s o n d e r e in g r o ß e n D a t e n b e s t ä n d e n
w e r d e n e l e k t r o n i s c h s o in kü r z e s t e r Zei t
au f g e d e c k t . Na c h Benford ist d i e pr o z en –
t ua l e Ver t e i l ung de r e r s t en Ziffern v o m
Zah l e nb e r e i c h a b h ä n g i g , a u s d e m d i e
Zah l en s t a mm e n . Be t r a c h t e t m a n al l e
Zah l en v o n 1 b i s 9 , d a n n k o mm t j ede
Ziffer g l e i c h häuf i g v o r - n äm l i c h z u je
e i n em Ne un t e l (11,1 %). Bei d e n Zah l e n
v o n 1 b i s 1 9 s i eh t d i e S a c h e s c h o n a n d e r s
au s : Di e „1" h a t d i e Vorherrschaf t über –
n o mm e n : Sie k o mm t elf Ma l vor; d a s s i nd
5 7 , 9 %. And e r s ist e s be i d e n Zah l en v o n
1 b i s 9 9 : Hier s i nd e s zwa r eben f a l l s elf
Zah l en , d i e mi t de r „1" b e g i n n e n - pro–
z e n t u a l s i nd e s ab e r n u n w i e d e r um nur
11,1 %. Führt m a n d i e s e B e r e c h n u n g e n
fort, e rhä l t m a n i mm e r w i e d e r ä hn l i c h e
Wa h r s c h e i n l i c h k e i t s v e r t e i l u n g e n : Be i
1 - 1 9 9 9 s i nd e s 5 5 , 6 % u n d be i 1 - 9 9 9 9
h i n g e g e n w i e d e r 11,1 %. We n n m a n di e–
s e b e i d e n Ex t r emwe r t e mi t t e l t , k o mm t
m a n für d i e Ziffer „1" au f e i n e Wahr–
s c h e i n l i c hk e i t v o n e t w a 3 3 %.
Auf d i e s e r Erkenn t n i s b e r u h t l e t z t l i ch
a u c h de r Chi -Quadrat -Test . Er s t e l k e i n e
m a t h e m a t i s c h e M e t h o d e dar, b e i d e r
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