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CM Controller magazin 4/06 - Franz Schmid
Di e Verpf l i chtung zur A u s h ä n d i g u n g de r
D a t e n s ä t z e um f a s s t a u c h d i e Pfl icht, d i e
D a t e n s a t z s t mk t u r s o zu e r l äu t e rn , da–
mi t de r Prüfer d i e Da t e n a u s w e r t e n kann .
N a c h Au f f a s s u n g
der
F i n a n z v e r w a l t u n g
m u s s d e r S t e u e r p f l i c h t i g e n i c h t e r k e n n –
b a r e Da t e i f o rma t e i n l e s b a r e F o rma t e
k o n v e r t i e r e n .
1. Die Finanzverwaltung möchte
„wahlfreien Zugriff" auf alle rele–
vanten Daten
P r o b l eme im Z u s a mm e n h a n g mi t d e m
Zugri ffsrecht der F i nanz v e rwa l t ung berei –
t e t vor a l l em d i e Anf orderung an d i e Art
der
Da t e n t r ä g e r üb e r l a s s ung . Hierbei s i nd
der F i nan z b e hö r d e mi t d e n g e s pe i che r –
t en Un t e r l ag en und Au f z e i c hnung e n al le
zur Au swe r t un g der Da t e n n o t w e n d i g e n
Inf orma t i onen (z.B. übe r d i e Da t e i s tmktur ,
d i e Da t en f e l de r s o w i e i nt erne und exter–
ne
Verknüpfungen) in ma s ch i ne l l auswe r t –
barer Form zur Ver fügung z u s t e l l e n . "
Un t e r d e m Begriff „ma s c h i n e l l e Auswe r t –
barke i t" v e r s t e h t d i e F i n a n z v e r wa k u n g
d e n „wah l f re i en Zugriff auf a l l e g e s p e i –
c h e r t e n Da t e n e i n s c h l i e ß l i c h de r S t amm –
d a t e n u n d Ve r knüph j n g e n mi t Sort ier-
u n d Fi l t er funkt i onen un t e r Be rücks i ch t i –
g u n g d e s Gr u n d s a t z e s de r Verhäl tni s –
mäß i gke i t " . Ma n g e l s wah l f re i er Zugriffs–
mö g l i c hk e i t ak z e p t i e r t d i e F i nanzve rwa l –
t u n g d a h e r k e i n e Report - o d e r Druck–
d a t e i e n , d i e v o m Un t e r n e hme n a u s g e –
w ä h l t e („vorgef i l terte") Da t en f e l de r u n d
-Sät ze auf führen , j e d o c h n i cht me h r al l e
s t eue r l i ch r e l e v an t e n Da t e n e n t h a l t e n .
Gl e i che s gi lt für ar ch i v i er t e Da t e n , be i
d e n e n z. B. w ä h r e n d d e s Ar ch i v i e rung s –
v o r g a n g s e i n e „Verdi chtung" un t e r Ver–
l us t v o r g e b l i c h s t eue r l i ch n i ch t re l evan–
t e r or i g i när a b e r v o r h a n d e n g e w e s e n e r
Da t e n s t a t t g e f u n d e n h a t . " Di e
über-
g e b e n e n D a t e i e n m ü s s e n m a s c h i n e l l
v e r w e r t b a r s e i n ; d a h e r i s t e i n e Üb e r –
l a s s u n g a l s Te x t -Da t e i o d e r i m Pdf-
F o rma t u n z u r e i c h e n d . Um e i n e Au s
we r t ba r k e i t o d e r Verwer tbarke i t z u er–
r e i chen , ist e s n o t w e n d i g , d a s s d i e Date i –
f o rma t e für d i e Da t e n t r ä g e r ü b e r l a s s u n g
de f ini er t u n d s t anda rd i s i e r t w e r d e n .
2.
Ein Beschreibungsstandard soll
die Datenträgerüberlassung verein–
heitlichen
Eine S t anda r d i s i e r ung de r Da t e i f o rma t e
i s t i m B e s c h r e i b u n g s s t a n d a r d für d i e
D a t e n t r ä g e r ü b e r l a s s u n g e n t h a l t e n .
A d r e s s a t e n d i e s e s B e s c h r e i b u n g s –
s t a n d a r d s s i nd A n w e n d e r v o n So f twa r e ,
d i e zur Be r e i t s t e l l ung e i n e s Da t e n t r ä g e r s
n a c h GDPdU auf ge f order t we r d e n , u n d
En t w i c k l e r v o n S o f t wa r e , d i e s t e u e r –
r e l e v a n t e D a t e n für d i e Da t e n t r ä g e r –
ü b e r l a s s u n g n a c h GDP d U
b e r e i t –
s t e l l en . ' "
De r B e s c h r e i b u n g s s t a n d a r d w u r d e
v o n de r Au d i c o n GmbH im Auf t rag de r
F i n a n z v e r wa l t u n g e n t w i c k e l t . Vor d e r
V e r ö f f e n t l i c h u n g d e s B e s c h r e i b u n g s –
s t a n d a r d s h a t d i e F i n a n z v e r w a l t u n g
Rü c k s p r a c h e mi t w i c h t i g e n So f twa r e –
u n t e r n e h m e n g e h a l t e n . Der Be s chr e i –
b u n g s s t a n d a r d u n d d i e in de r Prax i s ent –
s t e h e n d e n Fragen w e r d e n a n z en t r a l e r
St e l l e de r F i n a n z v e r wa k u n g d i sku t i e r t
u n d be i Bedar f wi rd üb e r d i e Entwi ck–
l ung e i ne r Fo l geve r s i on e n t s c h i e d e n . Da–
be i i s t de r B e s c h r e i b u n g s s t a n d a r d n i cht
g e s e t z l i c h v e rp f l i ch t end . Er s t e l k l edig–
l i ch e i n e Emp f e h l u n g d e r F i nan z v e r –
w a k u n g d a r Vi e l e S o f t wa r e h ä u s e r unt er –
s t ü t z e n h e u t e be r e i t s d e n Be s c h r e i bun g s –
s t a nd a r d b e i m Expor t der s t e u e r r e l e v an –
t e n Da t e n . N e b e n de r Dat ev , Ba an , Varial
u n d a n d e r e n g e h ö r t a u c h SAP HR z u
d i e s e n Un t e r n e hme n .
Di e g u t e N a c h r i c h t v o r a b , a u c h d e r
B e s c h r e i b u n g s s t a n d a r d l ä s s t g r ö ß t mö g –
l i che Fre ihe i t en in d e r Wah l d e s Da t en –
f o rma t s für d i e Üb e r l a s s u n g de r s t eue r –
r e l e v a n t e n Da t e n . Er s t anda rd i s i e r t ledig–
l i ch d i e B e s c h r e i b u n g d i e s e r Da t e n in
e i ne r s e p a r a t e n Da t e i , de r I nd e x . xml . In
d i e s e r wi rd s o f t wa r e t e c h n i s c h au swe r t –
b a r b e s c h r i e b e n , w i e d i e ü b e r l a s s e n e n
Da t e n a b g e l e g t w u rden, w e l c h e Verknüp-
f u n g e n z w i s c h e n u n t e r s c h i e d l i c h e n
Tabe l l en b e s t e h e n u n d w e l c h e be t r i eb s –
wi r t s c ha f t l i ch en B e z e i c h n u n g e n e inze l –
n e n Tabe l l en u n d Fe ldern z u z u o r d n e n
s i n d . D i e s e r B e s c h r e i b u n g s s t a n d a r d
k a nn e l e k t r on i s c h ang e f o rde r t w e r d e n . "
3.
So läuft die Datentransformation ab
Prüfungsszenario:^*
An f o r d emn g e n für d e n S t eue rp f l i ch t i gen :
1 Ford«rt Daten-CD-ROM
aii
2 Liest Daten-CD-ROM
ein
3
fuhrt Analyse aus bzw.
lässt Analyse-Makros
ablaufen
• SAP
• Datev
• Baan
• Navision
• Oracle Rnancials
• Varial
• eigene Software
• andere
Extraktion
Transtcrmation
B9rdits:eiiung
Organisation
Oatenfornate
Verknüpfungen
Komprinnierung
Au s Si cht d e s U n t e r n e hm e n s fal len fol–
g e n d e Arbe i t s s chr i t t e an : Ein Mi t arbe i t e r
ini t i iert d i e Da t e n e x t r a k t i o n bzw. Expor t
a u s de r P r o d u k t i o n s d a t e n b a n k , w o b e i
d i e Da t e n ggf. ( au t oma t i s ch ) t rans formi er t
w e r d e n in d e m Sinn , d a s s d i e Da t en –
o r g a n i s a t i o n , d i e St ruktur d e r Tabe l l en
o d e r Obj ekt e g e ä nd e r t wird. Eb e n s o m u s s
be i k omp r imi e r t e n o d e r v e r s c h l ü s s e l t e n
Da t e n d i e Komp r i m i emn g bzw. d i e Ver–
s c h l ü s s e l u n g a u f g e h o b e n we r d e n . Zu d e n
s t e u e r r e l e v a n t e n Da t e n m u s s n u n n o c h
e i n e B e s c h r e i b u n g in Form e i ne r ma s c h i –
nel l a u s w e r t b a r e n Da t e i e r z e u g t o d e r hin–
zukop i e r t w e r d e n .
Eine s o l c h e Da t e i m u s s im Fall de r Bereit–
s t e l l ung e r z e u g t we r d e n , d a de r So f tware –
her s t e l l er n i ch t v o r h e r s e h e n kann , we l –
c h e Da t e n be i de r Prüfung b e r e i t g e s t e l k
w e r d e n s o l l en . Es kann a u c h e i n e stat i –
s c h e Da t e i be r e i t g e s t e l l t we r d e n , fal ls im
Vo r au s de r Umf a n g u n d d i e St ruktur de r
Da t e n f e s t s t e h t . Di e Da t e n w e r d e n an–
s c h l i e ß e nd a u t oma t i s c h o d e r ma nu e l l auf
e i n e m
b e w e g l i c h e n
D a t e n t r ä g e r
(CD-ROM, DVD) g e s p e i c h e r t . " Nur d i e Ein–
h a l t u n g d e s B e s c h r e i b u n g s s t a n d a r d s
ga r an t i e r t d i e GDPdU-Konf ormi t ä t d e r
Über l as sung ,^^
VIII. DIE BETRIEBSPRÜFER VER–
WENDEN BEI DER DATENTRÄGER–
ÜBERLASSUNG DIE PRÜFSOFT–
WARE IDEA
Di e Üb e r l a s s u n g e i n e s ma s c h i n e l l ver–
we r t b a r e n Da t e n t r ä g e r s ist für d i e Finanz–
v e r w a k u n g d e s h a l b v o n g r o ß e m Interes –
s e , d a s i e
mittels Analyseprogrammen
d i e Da t e n a u s l e s e n u n d v e rwe r t e n kann ,
Sie hat dazu alle 14,000 Betriebsprüfer
mit IDEA
u n d der Impo r t s o f twa r e Smar tX
v o n Au d i c o n a u s g e s t a t t e t . In de r Zwi–
s c h e n z e i t w u r d e z u s ä t z l i c h d a s Pro–
g r a mm „AIS Tax Audi t" e n tw i c k e l t , d a s
e i n e Vi e l zahl a u t oma t i s i e r t e r Prüfungs -
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