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Cont rol ler maga z i n
4/06
M a ß n a h m e n , d i e d e r Bu c h f i J h r un g s -
Pf l icht ige ergrei fen mu s s , wi l l er s i chers te l –
len, d a s s d i e Bu c h u n g e n und s o n s t erfor–
d e r l i c h e n Au f z e i c h n u n g e n v o l l s t ä nd i g ,
richt ig, z e i t ge r e ch t und g e o rdne t vorge –
n o mm e n we r d e n . Für d i e Einha l tung der
GoB ist a u c h be i der DV-Buchführung der
Buchführungspf l i cht i ge verantwor t l i ch .
Al s
DV-gestütztes Buchfühmngssystem
wird eine Buchführung bezeichnet, die
insgesamt oder in Teilbereichen kurz–
fristig oder auf Dauer unter Nutzung
von Hardware und Software auf DV-
Datenträgem geführt wird.
Dab e i i s t
s i c h e r z u s t e l l e n , d a s s w ä h r e n d de r Dau e r
d e r DV- Spe i che rung d i e Bücher , Be l e g e
u n d s o n s t er f order l i chen Au f z e i chnun –
g e n
jederzeit innerhalb angemessener
Frist verfügbar und lesbar gemacht
werden können.
Zu d e n DV-Da t ent rägern g e h ö r e n n e b e n
d e n m a g n e t i s c h e n D a t e n t r ä g e r n i n s –
b e s o n d e r e a u c h e l e k t r o - op t i s c h e Da t en –
t r ä g e r In e i n e m DV - g e s t ü t z t e n Bu c h –
f ü h m n g s s y s t e m s i nd a u c h s o l c h e Pro–
z e s s e z u b e r ü c k s i c h t i g e n , in d e n e n au–
ß e r h a l b d e s e i g e n t l i c h e n Bu c hh a l t un g s –
b e r e i c h s b u c h f ü h r u n g s r e l e v a n t e Da t e n
er f as s t , e r z e u g t , v e r a rbe i t e t u n d / o d e r
üb e rmi t t e l t w e r d e n . '
Die
Gm n d s ä t z e b e s a g e n , d a s s d i e Ord–
n u n g s m ä ß i g k e i t e i n e r EDV- g e s t ü t z t e n
Bu c h h a l t u n g n a c h i d e n t i s c h e n Grundsä t –
z e n z u beur t e i l en ist w i e d i e e i ne r ma n u –
ell e r s t e l l t en Buch f ührung . Die Ge s chä f t s –
vor fä l l e m ü s s e n d a h e r re t rograd u n d pro–
g r e s s i v prüfbar b l e i b e n . Hi erzu ist erfor–
der l i ch , d a s s
> • d i e Be l e g - , Journa l - u n d Ko n t e n –
f unk t i on e n g ewä h r l e i s t e t s i nd ;
>• e i n e e i nma l e r f o l g t e B u c h u n g n i ch t
m e h r v e r ä nd e r t w e r d e n darf;
> • e i n i n t e r n e s Kon t r o l l s y s t em g ewä h r –
l e i s t e t ist;
>• Da t en s i che rhe i t h i ns i cht l i ch der ge –
s p e i c h e r t e n I n f o rma t i onen und de r
Da t e nb a nk f e l d e r b z w . Tabe l l en ge –
wäh r l e i s t e t ist und für j ede s DV-ge-
s t ü t z t e B u c h f ü h r u n g s s y s t e m e i n e
Ve r f ah r e n s dokume n t a t i on erstel l t i st . '
III. GRUNDSÄTZE ZUM DATEN–
ZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT
DIGITALER UNTERLAGEN (GDPdU)
GELTEN AB 2002
Sei t d e m 0 1 . 0 1 . 2 0 0 2 i s t d i e Fi nanzver –
w a l t u n g be r e ch t i g t , i. R. e i ne r Au ß e n –
p r ü f u n g au f d i e e l e k t r o n i s c h e Bu c h -
f ü hmn g d e s S t eue rp f l i ch t i g en zuzugr e i –
f en. Di e Ve rwa l t u n g s g r u n d s ä t z e s i nd im
S c h r e i b e n d e s BMF z u m Da t enzugr i f f u n d
zur Prüfbarke i t di g i ta l er Un t e r l a g e n gere –
ge l t . Zu s ä t z l i ch z u d i e s e m S c h r e i b e n g i b t
e s e i n e n Katalog v o n Fragen u n d An two r –
t e n z u m Datenzugri f f , de r auf de r Internet-
Seite
d e s BMF l au f end ak t ua l i s i e r t wird.*
D i e s e s Re ch t darf nur i.R. s t e u e r i i c h e r
Au ß e n p r ü f u n g e n v o n de r F i nanzve rwa l –
t u n g g e l t e n d g e m a c h t we r d e n . Hi erzu
z ä h l e n
-
Be t r i eb s prü f ung ,
-
Lohn s t e u e r p r ü f ung ,
-
Ums a t z s t e u e r - S o n d e r p r ü f u n g ,
-
Zol lprüf t jng.
D a g e g e n darf s i ch d i e F i n a n z v e rwa l t un g
i.R. de r b e t r i e b s n a h e n Ve r an l agung , de r
Um s a t z s t e u e r n a c h s c h a u u n d de r vol l–
s t r e ckung s r e ch t l i chen Liquidi tät sprüfung
n i ch t auf d a s Zugr i f f srecht be ru f en . Au c h
d i e S t e u e r f a h n d u n g ha t d a s Recht auf
Da t enzugr i f f . '
Der Da t enzugr i f f d e r F i n a n z v e rwa l t un g
ist in de r Prax i s ums t r i t t e n . Di e Bund e s –
s t e u e r b e r a t e r k amme r b e a n s t a n d e t , d a s s
d i e e l e k t r o n i s c h e B e t r i e b s p r ü f u n g z u
w e i t g e h e n d a u s g e ü b t w i r d , i n d e m
Ar c h i v i e r u n g s p f l i c h t e n z u La s t e n d e r
Un t e r n e hme r au s g e l e g t . Zugri f fsrechte z u
Gu n s t e n d e r V e r wa l t u n g a u s g e d e h n t
we r d e n . Di e F i n a n z v e rwa l t un g g e h t n äm–
l ich v o n e i n e m we i t a u s g e l e g t e n Begriff
d e r v o r z u h a l t e n d e n Da t e n aus . ' "
S c h o n b i s h e r k o n n t e de r S t eue rp f l i ch t i ge
d i e er f order i i chen Bü c h e r u n d s o n s t i g e n
Au f z e i c h n u n g e n auf Da t e n t r ä g e r n füh–
ren u n d a u f b ewa h r e n . Von d i e s e r Mö g –
l i chke i t h a b e n d i e S t eue rp f l i ch t i g en auf
Grund de r Mö g l i c hk e i t e n u n d Erleichte–
r u n g e n du r c h d i e EDV i n t e n s i v e n Ge–
b r a u c h g e m a c h t . " I. R. e i n e r Au ß e n –
prü f ung wu r d e n d a g e g e n d e m Prüfer d i e
Bu c h f ü h r u n g s u n t e r i a g e n in a u s g e d r u c k –
t er Form zur Ve r f ügung ge s t e l l t . Ein An–
s p r u c h d e s S t eue rp f l i ch t i g en , s i c h d i e
Kos t en de r A u s g a b e auf Papi er z u s p a r e n
u n d d e m Prüfer e i n e Prüh j ng der e l ekt ro –
n i s c h e n Bu c h f üh r ung z u e rmö g l i c h e n ,
b e s t a n d ni cht .
S a c h v e r h a k : I. R. e i n e r im jähr 2 0 0 4
du r c h g e f üh r t e n Au ß e n p r ü f u n g v e r l ang t
d e r Prüfer d i e Vor i age de r S a c h k o n t e n für
d a s jähr 2 0 0 2 auf e i n e m Da t e n t r ä g e r
(CD-ROM). Der S t eue rp f l i ch t i g e i s t de r
An s i c h t , e i n e Üb e r i a s s u n g de r g e n a n n –
t e n S a c h k o n t e n auf Da t e n t r ä g e r s e i n i ch t
erforder i i ch, d a e s s i c h nur u m e i n i g e
w e n i g e D a t e n s a t z e h a n d e l e u n d e i n e
Be l e gprü f ung für i hn k o s t e n g ü n s t i g e r se i .
S t e l l u n g n a h m e : Da d i e Bu c h h a l t u n g s –
d a t e n e l e k t r on i s c h v e r b u c h t wu r d e n , i s t
de r S t eue rp f l i ch t i ge verpf l i cht e t , de r Fi–
n a n z v e r w a l t u n g d e n Da t enzugr i f f z u e r
mö g l i c h e n . Im Fall e i ne r v o r h a n d e n e n
EDV-Buchführung kann n i ch t me h r ver–
l ang t we r d e n , d a s s s i ch d i e Auß e np r ü f ung
auf d i e Vor i age d e r Da t e n in Pap i er f orm
b e s c h r ä n k t .
1. Prüfungsdauer soll durch ratio–
nellere Prüfungsmethoden verkürzt
werden
Mi t d e m S t e u e r s e n k u n g s g e s e t z wu r d e
de r d i g i t a l e Da t enzugr i f f e i nge f ühr t . De n
Zugriff auf d i e e l e k t r on i s c h e Bu c h f üh r ung
d e s S t eue rp f l i ch t i gen b e g r ü n d e t de r Ger–
s e t z g e b e r mi t de r f o r t s c h r e i t e nd e n Ent–
w i c k l u n g im Bere i ch de r Da t env e r a rbe i –
t ung , d i e s i ch a u c h auf m o d e r n e Buch –
f ü h r u n g s t e c h n i k e n u n d Systeme a u s –
wi rkt . Au c h im i n t e r na t i ona l e n Vergl e i ch
z e i g t e s i ch , d a s s de r Ve rwa l t un g s v o l l z u g
h i n s i ch t l i ch d e r Prüfung DV- ge s t ü t z t e r
B u c h f ü h r u n g s w e r k e in D e u t s c h l a n d
h i nt er d e r En tw i c k l ung in a n d e r e n EU-
S t a a t e n (z. B. Frankre i ch, d e n Ni eder –
l and e n ) o d e r in d e n Vere i n i g t en S t a a t e n
v o n Ame r i ka z u r ü c k g e b l i e b e n wa r ' ^ Al s
d r i t t e n Gr und für d e n u nm i t t e l b a r e n
Da t enzugr i f f führt d e r Ge s e t z g e b e r d i e
An e r k e n n u n g de r e l e k t r o n i s c h e n Rech–
n u n g im Ums a t z s t e u e r r e c h t an. '"
Aus d i e s e n drei Gründen lei tet der Gese t z –
g ebe r di e No twend i gke i t e iner ge s e t z l i chen
Rege l ung zur Überprüfbarke i t der papi er–
l o s e n Bu c h f üh r ung swe r k e durch d i e Fi–
n a n z v e rwa l t un g ab . Mi t d e m unmi t t e l ba –
ren Zugriff auf di e Da t en d e s Steuerpf l ich–
t i gen s o l l en d i e Vo r au s s e t z ung e n für ratio–
ne l l e r e P r ü f u n g s m e t h o d e n g e s c h a f f e n
we rden , u m d i e Prü f ung sdaue r in Un t e r
n e hm e n zu verkürzen . Zu d em we r d e d e n
Forderungen der Wi rt schaf t auf Erieichte-
rung i.R. der pap i e r i o s en Abwi ck l ung ihrer
Buch f ührung Re c hnung ge t ragen . '^
2. Arten des Datenzugriffs
Kernstück der Änderung ist die Ein–
räumung eines unmittelbaren Daten-
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