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CM Controller magazin 2/06
k a n n und der Kunde d e m Un t e r n e l ime n
für zukün f t i gen Ums a t z e rha l t en bl e ibt .
Do c h d i e Ang s t s i tzt be i j e d em Telefonat
im Genick. Denn in j e d em Telefonat s t e ck t
d a s Risiko, d a s s s i ch der Kunde durch d i e
Anrufe b e d r äng t fühlt und s i ch a u s Pro–
t e s t v o n der Finna abwe nd e t . Hinzu k ommt
aber n o c h ein and e r e s Prob l em.
Überlebenswichtig: Schnittstellen–
optimierung zwischen Buchhaltung
und Vertrieb
Et l i che Ma h n t e l e f o n a t e mi t Kunden glei–
c h e n e i n e m „Kampf im d u n k l e n Tunnel",
be i d e m m a n n i c h t s s i eh t . Eine Deb i t oren–
mi t arbe i t e r i n br i ng t e s s o auf d e n Punkt :
„Aus u n s e r e m S y s t e m k a nn i ch n i cht er–
s e h e n , w e l c h e Hi s tor i e e s z u d e m Kunden
g i b t o d e r o b de r Vertrieb s p e z i e l l e Ab–
s p r a c h e n ge t ro f f en ha t . We n n ich d e n
Kunden anru f e u n d d e r mi r erzäh l t , d a s s
z. B. mi t e i n em Au ß e n d i e n s tm i t a r b e i t e r
b e s t i mm t e Kond i t i onen o d e r Zah l ung s –
z i e l e v e r e i nba r t s i nd o d e r er s i ch w e g e n
e i ne r Re k l ama t i o n be r e i t s a n d e n Ver–
t r i eb g e w e n d e t ha t , d a n n kann i ch ers t
ma l n i c h t s ma c h e n . "
S o w i e d i e s e r Mi t arbe i t er i n g e h t e s vie–
l en . S c h l e c h t e r I n f o rma t i o n s f l u s s u n d
z u w e n i g A b s t i mm u n g . Hi nzu k omm t ,
d a s s Ve r t r i ebsmi t arbe i t e r häuf i g ke i ne
Zei t u n d Lus t h a b e n , s o l c h e Fäl le z u
kl ären u n d d i e Bu c h h a l t u n g a u c h hi er
i n t e n s i v n a c h h a k e n m u s s , u m in de r
S a c h e w e i t e r z u k omm e n . Da s Ergebn i s
i st , d a s s s i ch e i n Vorgang we i t e r hin–
s c h l e p p t u n d de r Kunde g emü t l i c h ab–
wa r t e t . Schne l l v e d ä n g e r t s i ch de r Zah–
l u n g s z e i t r a um n o c h e i nma l , we i l s i c h
d a n n d a s U n t e r n e h m e n au f i n t e r n e
Za h l un g s l ä u f e beruf t , d i e n i ch t z u be e i n –
f l u s s e n s i nd .
D i e s e Kons t e l l a t i on ist „Wa s s e r auf d i e
Müh l e " für d i e Profis un t e r d e n Schu l d –
ne rn - a l s o d i e , d i e v o r s ä t z l i c h n i ch t
z a h l e n . Sie wa r t e n g e r n e me h r e r e Mah –
n u n g e n a b u n d b r i ng e n g e s c h i c k t e Ver–
z ö g e r u n g s t a k t i k e n i ns Spiel . S t ud i e n zu–
fo l ge i s t d i e H i n h a k e t a k t i k w e i t v e r b r e i –
t e t ( 6 2 , 5 %), u m auf d i e s e We i s e e i n e n
k o s t e n l o s e n Li e f erant enkred i t z u errei–
c h e n . Di e Er f ahrungen v o n Un t e r n e hme n
s ind: „Es ist e i n f a ch Mo d e g e w o r d e n , ers t
z u r ek l ami e r en , e v e n t u e l l Mi n d e r u n g e n
z u fordern u n d d a n n mi t d e m Au s g l e i c h
z u wa r t e n . " Ein we i t e r e r Grund für ver–
s p ä t e t e Za h l un g e n ist d i e e i g e n e „s ch l ech–
t e Au f t rag s l age" ( 6 2 , 5 %). Da r a u s erg ibt
s i c h l e i cht e i n Domi no -Ef f ekt d e r Verbind–
l i chke i t en . Da s un t e r s t e Gl ied de r Kette
t räg t d i e m e i s t e n Kos t en u n d wa r t e t a m
l ä n g s t e n auf d e n Za h l u n g s e i n g a n g .
Offene Rechnungen nicht auf die
leichte Schulter nehmen
Davon s i nd b e s o n d e r s har t kl e ine u n d
mi t t e l s t änd i s c h e Un t e r n e hme n betrof fen.
Sie g e r a t en s chne l l an ihre Ex i s t enzgr enz e .
Da s Au s b l e i ben bere i t s e i ng ep l an t e r Zah–
l ung e n a u s e rbrach t en Di en s t l e i s t ung en
ode r g e t ä t i g t e n Li e f erungen ve rur s ach t
e rheb l i che Li qu i d i t ä t sprob l eme . Die Beob–
a c h t u n g ist, d a s s Forderungsaus fä l l e od e r
n e n n e n s w e r t e Z a h l u n g s v e r z ö g e r u n g e n
e i n e h ä u f i g e U r s a c h e für F i rme n –
i n s o l v e n z e n ode r - auf gaben s ind . Dahe r
ist e s k a um v e rwund e d i c h , d a s s di e Zahl
der I n s o l v enz en übe r d i e l e t z t en jähre ge –
s t i e g en ist. Rund 4 0 . 0 0 0 Un t e r n e hme n
wa r e n im jähr 2 0 0 4 betrof fen. Da s wa r e n
s e c h s Prozent me h r a l s vor zwe i jähren.
I n s g e s amt s i nd d i e Ums a t z au s f ä l l e je n a c h
Branche un t e r s ch i ed l i ch h o c h . Inkas so–
d i ens t l e i s t e r s p r e c h e n v o n durchs chn i t t –
lich e i n em Prozent , im Bau- und Bauneben –
g ewe r b e s o g a r 3 0 Prozent . Dabe i s ind d i e
Sp i t zenre i t er s c h l e c h t e r Zah l ung smo r a l
der öf f ent l i che Sektor und di e in der Krise
s t e c k e nd e Bau i ndus t r i e .
Tipps: Was Unternehmen tun können
1. A b s t i mm u n g au f h ö c h s t e r E b e n e
Ums a t z - b z w . L i q u i d i t ä t s e i n b u ß e n
s i nd Ch e f s a c h e .
•
S o w o h l d e r Ve r t r i e b s l e i t e r a l s
a u c h d e r Le i t er d e r F i n a n z b u c h –
h a l t u n g m ü s s e n b e i d e e i n e Schni t t –
s t e l l e n o p t i m i e r u n g wo l l e n .
•
Im Zwe i f e l b r a u c h t e s d i e s t a r k e
Ha nd d e s Ge s chä f t s f ühr e r s , de r d i e s
a l s e i n Ziel def iniert .
2.
S c h n i t t s t e l l e n z i e l e d e f i n i e r e n
In d e n me i s t e n U n t e r n e hm e n g e h ö r t
„Führen mi t Zielen", s o g . „Ma n a g e –
m e n t b y Ob j e c t i v e s " z u m Arbe i t s –
a l l t ag .
•
Ab g e l e i t e t v o n d e n Un t e r n e h –
m e n s z i e l e n ist e s w i c h t i g , e i n Ziel z u
v e r e i nb a r e n , d a s s i n n g e m ä ß l au t e n
k ö nn t e : „Ve r r i nge rung v o n Ums a t z –
a u s f ä l l e n u n d de r D e b i t o r e n d a u e r
be i g l e i chz e i t i g e r Kund e nb i ndung" .
•
Wi cht i g ist, in der Zi e l formul i erung
s i che r zu s t e l l en , d a s s „ni cht auf Teufel
k o mm ' raus" o f f ene R e c h n u n g e n ein–
ge f orde r t w e r d e n u n d dab e i Kunden
v e r l o r e n g e h e n . Vi e lmehr s o l l en d i e
K u n d e n e i n e n I n k a s s o a n r u f a l s
l ö s u n g s o r i e n t i e r t e s E n t g e g e n k o m –
m e n de r Firma w a h r n e hme n , der d a z u
d i e n t , we i t e r z u v e r kau f e n .
•
Erst s o l c h e i n ü b e r g e o r d n e t e s
S c h n i t t s t e l l e n z i e l b e i n h a l t e t d i e
n ö t i g e Ko n s e q u e n z , d i e e s für d i e
U m s e t z u n g v o n k o n k r e t e n Ma ß –
n a h m e n b r a u c h t . D e n n a m En d e
e i n e r Z i e l p e r i o d e w i r d d i e Zi e l –
e r r e i c hun g b ewe r t e t . Üb l i c h e rwe i s e
i s t d a r a n e i n e va r i ab l e Ge h a l t s k om–
p o n e n t e g e k o p p e l t .
•
D i e s e s S c h n i t t s t e l l e n z i e l m u s s
d a n n für j e d e n Mi t arbe i t e r der Buch –
h a l t u n g u n d d e s Ve r t r i ebs g e l t e n , de r
a m P r o z e s s be t e i l i g t ist . Nur s o ist
s i c h e r g e s t e l l t , d a s s s i ch j eder Mi t–
arbe i t e r im S i nn e de r Zi e l e r r e i chung
e i n s e t z t .
•
So l c h e i n Schn i t t s t e l l enz i e l k a n n
e i nma l i g im R a hm e n e i n e s Pro j ek t e s
o d e r daue rha f t de f ini er t s e i n .
3. Workshops zur Schnittstellen–
optimierung
W e n n d i e o . g . R a hm e n b e d i n g u n g e n
erfül l t s i nd , g e h t e s u m d i e i nha l t l i che
Er a rbe i t ung de r S c hn i t t s t e l l e nop t i –
m i e r u n g . I n s g e s am t h a nd e l t e s s i ch
d a b e i u m e i n p r o z e s s o r i e n t i e r t e s
Projekt , d a s e t w a 6 Mo n a t e umf a s s t .
• Start-Workshop.
Es m u s s ana l y –
s i er t w e r d e n , w e l c h e P r o b l eme exi –
s t i e r e n u n d w e l c h e L ö s u n g e n Abh i l f e
s c h a f f e n . A u s g e w ä h l t e Mi t a rbe i t e r
a u s de r Bu c h h a l t u n g u n d d e m Ver-
t n e b k l ären in e i n em mo d e r i e r t e n
Wo r k s h o p d e n Ist- u n d d e n Ziel-Zu-
s t a n d in de r Zu s amme n a r b e i t : We l –
c h e g e g e n s e i t i g e n Erwa r t un g e n g i b t
e s ? Wo s i nd P r o b l eme ? Wi e m u s s
i d e a l e r w e i s e z u s a mm e n g e a r b e i t e t
w e r d e n ? Wi e ist d i e Komp e t e n z - u n d
Ro l l env e r t e i l ung e t c . Am Ende g i bt e s
e i n e n Ak t i on s p l an für d i e Um s e t z u n g ,
d e r d e m Ver t r i ebs l e i t er u n d d e m Lei–
t e r F i n a n z b u c h h a l t u n g z u r Ab -
s e g n u n g pr ä s en t i e r t wi rd .
• Umsetzungsphase.
Die im Work–
s h o p e rmi t t e l t e n L ö s u n g e n w e r d e n
u m g e s e t z t u n d auf ihre Prakt ikabi l i –
t ä t überprüf t .
• Nachbereitungs-Workshop
In
e i n e m mo d e r i e r t e n Fo l g e -Wo r k s h o p
w e r d e n d i e E r g e b n i s s e d e r Um –
s e t z u n g s p h a s e kr i t i s ch re f l ekt i er t .
So f ern Korrekturen er forder l i ch s i nd ,
wi rd e i n n e u e r Ak t i o n s p l a n er s t e l l t
u n d umg e s e t z t .
• Prozessende.
Der P r o z e s s dau –
ert
s o l a n g e , b i s d i e Op t imi e r un g de r
Schnittstellen als Ziel realisiert ist. •
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