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und Liegezeiten differenziert speichern
u n d s o e i n e n S o i l l s t Ve r g l e i c h e rmö g –
l i chen . Bei Audit-Trai ls h a nd e l t e s s i ch
u m
Protokolldateien,
d i e d i e g e s a m t e
Hi s tor i e e i n e s D o k um e n t s o d e r Vo r g ang s
s p e i c h e r n u n d d am i t d e r e n Le b e n s z y k l u s
n a c h v o l l z i e hb a r u n d j ederze i t e i n s e h b a r
m a c h e n . S o l c h e S y s t e m e b i e t e n be i en t –
s p r e c h e nd e r Konf igurat ion zu s ä t z l i ch d e n
Vortei l , n i ch t mi t Du r c h s c hn i t t s p r o z e s s –
k o s t e n a r b e i t e n z u mü s s e n ; s i e e d a u b e n
v i e l m e h r d i e g e n a u e M e s s u n g a l l e r
B e a r b e i t u n g s z e i t e n auf un t e r s t e r Ebene ,
auf de r Eb e n e e i n e s D o k um e n t e s bzw.
e i ne r Akt i v i t ä t . In d i e s e m Falle g ä b e e s
n i cht d e n Te i l pr o z e s s ko s t en s a t z , s o n d e r n
individue l l e rmi t t e l t e P r o z e s s k o s t e n s ä t z e
auf Ebene der eiruelnenElQ
^jessiQStin^.
Der einzelne Geschäftsprozess
Um z u e i n e m de r a r t i g en P r o z e s s k o s t e n –
r e c h n u n g s s y s t e m z u g e l a n g e n , wi rd d i e
b e t r i e b s w i r t s c h a f t l i c h e S i ch t m i t d e r
i n f o rma t i on s t e c hn i s c h e n Sicht g ekoppe l t :
Prozess aus
informat ionstechnischer Sicht
Geschäf tsprozessanalyse
Geschäf tsprozessopt imierung
Work f l ow-Management
(Audi t -Trai l -Daten)
Attribute
Einzelne Dokumente oder Akten wer–
den durch spezielle Attribute gekenn–
zeichnet,
d i e d i e s e e i nd e u t i g ident i f izie–
ren u n d v o n a n d e r e n D o k um e n t e n ab –
g r e n z e n . At t r i bu t e s i nd d am i t
im
ur–
s p r ü n g l i c h e n Sinn d a z u b e s t i mm t , d a s
Retrieval v o n D o k ume n t e n z u er l e i cht ern .
Ab h ä n g i g v o n de r Wah l e i n z e l n e r Attri–
b u t e k a n n j e d o c h z u s ä t z l i c h e i n umf a n g –
r e i c h e s Kos t en- u n d Pr o z e s s c on t r o l l i ng
a u f g e b a u t we r d e n , d a b s pw . für
jedes
D o k u m e n t u n d j e d e A k t e d i e Be –
a r b e i t u n g s z e i t e n s o w i e de r Bearbe i t e r in
Audit-TYails g e s p e i c h e r t w e r d e n . D i e s e
Da t e n k ö n n e n dur ch Se l ek t i e rung unt er –
s c h i e d l i c h e r A t t r i b u t s a u s p r ä g u n g e n z u
v i e l f ä l t i g e n A u s w e r t u n g s z w e c k e n g e –
nu t z t w e r d e n . Die Ge s am t h e i t de r Attri–
bu t e , d i e z u e i n em D o k um e n t o d e r e i ne r
Ak t e e r f a s s t we r d e n , b i l de t d e n s o ge –
n a n n t e n
Dokumenteninfosatz.
Vor–
g ä n g e , d i e e i n b e s t i mm t e r Mi t arbe i t e r
o d e r e i n e b e s t i mm t e St e l l e z u b e a r b e i t e n
ha t , w e r d e n im Vo r gang s ko rb g e s a mm e l t
Prozess aus
betr iebswi rtschaf t l icher Sicht
Geschäf tsprozessanalyse
Geschäf tsprozessopt imierung
Prozesskostenrechnung
Prozess(kosten)
managemen t
V
Abb.
2:
Verknüpfung von Workflow-Management und
Prozesskostenrechnung
D i e s e a b s t r a k t e Eb e n e l ä s s t s i ch we i t e r
d e t a i l l i e r e n , i n d e m d e r e i n z e l n e Ge–
s c h ä f t s p r o z e s s a l s d i e e n t s c h e i d e n d e
Gr öße b e i d e r S i ch t en in d e n Mi t t e l punk t
der Be t r a c h t un g g e r ü c k t wi rd.
Ein
Geschäftsprozess wü-d in der Regel
als Vorgang instanziiert
(Ge s c h ä f t s –
p r o z e s s i n s t a n z ) u n d g e p r ä g t dur ch e i n
D o k um e n t bzw. dur ch d i e
Bündelung
von Dokumenten zu einer Akte
(Vor
g a n g s a k t e ) . Da s D o k um e n t o d e r d i e Do–
k um e n t e w e r d e n im R a hm e n e i n z e l n e r
Ak t i v i t ä t en b e a r b e i t e t u n d v e r änd e r t .
u n d - ggf. mi t un t e r s c h i e d l i c h e n Prio–
r i t ä t en - a n g e z e i g t . Dam i t e i n Vor–
g a n g i ns t anz i i e r t wi rd , beda r f e s ei–
n e s Au s l ö s e r s , a l s o e i n e s Ereigni s–
s e s , d a s d i e Be a r b e i t un g e i n e s Vo r
g a n g s a n s t ö ß t
Worklist
Au s Anwe nd e r s i c h t be f i nden s i ch d i e
Ak t i v i t ä t en (Worki tems ) , d i e d e n Be–
g i nn e i n e s Workf l ows mark i e r en , in
s e i n em
„Aktivitäteneingangskorb",
C M
Controller
ma g a z i n 2 / 0 6
Geschäfts–
prozess
wird Instanzlert als
durch
Dokument
Vorgang
Aktivität
besteht aut einer
oder mehreren
4
charal(teflsl«rt durch
ausgeführt durch
Dokumenten–
attribut
Ressource
nwamnwng«fM>t
In
\
Dokumenten–
infosatz
Abb.
3:
Zusammenhang der Terminologie
165
der Worklist.
S o l a n g e d i e Akt ivi tät v o m
Ro l l ent räger ni cht b e g o n n e n wi rd, be–
f i n d e t
s i c h d a s
Workitem im
Status Waiting
und wi rd mi t de r Aufnah–
m e der Akt i v i tät a u s de r Liste ent f ernt .
Für d e n Ro l l ent räger b e s t e h t we i t e rh i n
d i e Mög l i chke i t , d i e Be a r b e i t ung e i ne r
Akt ivi tät v o r üb e r g e h e nd zu un t e rbr e chen ,
u m s i e s pä t e r f o r t zu s e t z en (Status Us e r
Su s pend ) . Kann e in Workf l ow a u s admi n i –
s t rat i ven Gründen ni cht vo l l s t änd i g durch–
geführt we r d e n , spr i cht m a n v o m S t a t u s
Workf l ow S u s p e n d bzw. Terminat ed . Da
e s s i c h b e i m A b b r u c h e i n e r g a n z e n
Work f l owi ns t anz in der Regel um e i ne
A u s n a hm e hande l t , ist, w e n n v om S t a t u s
S u s p e n d g e s p r o c h e n wi rd, de r S t a t u s Us e r
S u s p e n d / Termi na t ed g eme i n t . ' Die Ab–
b i l dung 4 stel l t d e n Z u s a mm e n h a n g zwi –
s c h e n d e n e i n z e l n e n S t a t u s der Bearbe i –
t u n g e i n z e l n e r Ak t i v i t ä t e n i n n e r h a l b
e i ner Work f l owi ns t anz d a r
S ämd i c h e S t a t u s u n d Üb e r g ä n g e s o w i e
d e r g e n e r e l l e Ab l au f j ede r Work f l ow–
i n s t a n z u n d Akt i v i t ä t w e r d e n in Audi t -
Tl'ails protoko l l i er t . Die s o g e s p e i c h e r t e n
Da t e n üb e r d i e Hi s tor i e e i n z e l n e r Work–
f low- u n d Ak t i v i t ä t s i n s t a n z e n k ö n n e n im
An s c h l u s s n i cht nur d a z u g e n u t z t wer –
d e n , P r o z e s s s c hwa c h s t e l l e n zu e rmi t t e l n
u n d z u b e s e i t i g e n , " d i e Audi t -Trai l -
Da t e n s t e l l en z u s ä t z l i c h e i n e de t a i l l i er t e
u n d um f a n g r e i c h e Da t e n q u e l l e für d a s
Cont ro l l ing u n d i n s b e s o n d e r e d i e Kos t en-