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CM Controller magazin 2/06 - Jörg Becker / Christoph Köster
grundsätzlich nicht.
Au c h e i n e Grenz
P r o z e s s k o s t e n r e c h n u n g ist w e n i g s i nn–
vol l , we i l für i nne rbe t r i eb l i che Le i s tun–
g e n l ang f r i s t i ge Re s s o u r c e n b e r e i t g e s t e l k
w e r d e n m ü s s e n , d e r e n Nu t z u n g be i un–
t e r s c h i e d l i c h e r A u s l a s t u n g s c h w a n k t .
Inso f ern ist mi t de r h e r k ömm l i c h e n PKR
nur e i n e Du r c h s c h n i t t s b e t r a c h t u n g mö g –
l i ch . Wi e
Leerkosten
b e r ü c k s i c h t i g t
w e r d e n s o l l e n (bspw. au f g rund i nt erner
War t e z e i t en ) , b l e i bt e b e n f a l l s u n b e a n t –
wo r t e t . D i e s e w e r d e n be i e i ne r e i n f a c h e n
Du r c h s c h n i t t s b e t r a c h t u n g e i n f a ch in d i e
Kalkulat ion e i n b e z o g e n ,
wenn die ge–
samte Personalkapazität durch die
Anzahl der bearbeiteten Vorgänge divi–
diert wird.
E b e n s o w e n i g e i nd e u t i g ge –
klärt ist d i e Frage , w i e
leistungsmengen-
neutrale Kosten (z. B.
P e r s o n a l k o s t e n
de r Ab t e i l ung s l e i t ung ) v e r r e c hn e t wer –
d e n s o l l e n .
Eine proportionale Ver–
rechnung zu den leistungsmengen-
induzierten Kosten entspricht nicht der
verursachungsgerechten Zuordnung
und
m u s s d e s w e g e n a b g e l e h n t we r d e n .
Die e i nz i g s i nnv o l l e Al t e rna t i ve ist der
Au s w e i s a l s S amme l p o s i t i o n u n d d i e an–
s c h l i e ß e n d e Ve r r e c hnung in An l e h n u n g
a n d i e
stufenweise Fbckostendeckungs-
rechnung oder relative Einzelkosten–
rechnung.
Da s w i e d e r um m a c h t e i n e
Pr oduk t ka l ku l a t i on s c hw i e r i g , we i l n i cht
al l e e n t s t a n d e n e n Kos t en v e r u r s a c hun g s –
g e r e c h t v e r r e c hn e t w e r d e n k ö n n e n . Die–
s e Gr ü n d e dü r f t e n d e n w e s e n t l i c h e n
Grund da für dar s t e l l en , d a s s s i c h d a s
I n t e r e s s e a n de r PKR in de r j üng e r en Ver–
g a n g e n h e i t d e u t l i c h r eduz i e r t ha t .
Dokumenten- und Workflow-Mana–
gement
Durch den Einsatz
m o d e r n e r Do k u –
m e n t e n - u n d Wo r k f l o wm a n a g e m e n t -
S y s t e m e k ö n n e n e i n i g e w e s e n t l i c h e
S c h w ä c h e n b e s e i t i g t we r d e n . B e s o n d e r s
Diensdeistungsunter-
nehmen und Unter–
nehmen der öffent–
lichen Verwaltung,
d e
ren Ko s t e n v o r a l l em
durch die Bearbeitung
(Vorgang) von Schrift–
stücken und Akten
(Dokumente) verur–
sacht werden,
b i e t e n
s i c h du r c h d e n Ei ns a t z
s o l c h e r S y s t e m e - ge –
koppe l t an e i n e Proz e s s –
k o s t e n r e c h n u n g
vö l l i g n e u e P e r s p e k t i v e n d e s Ko s t en –
c on t r o l l i ng s . In D i e n s t l e i s t u n g s b e t r i e b e n
b e d e u t e t Ko s t e n c o n t r o l l i n g in e r s t e r
Linie Geme i nk o s t e n c o n t r o l l i n g . Zwar er–
s c h e i n t de r g e n e r e l l e An s a t z e i ne r Ge–
m e i n k o s t e n q u o t e v o n n a h e z u
100
% für
d i e s e n Bere i ch üb e r t r i e b e n , d e n n o c h ist
au f g r und de r h o h e n Pe r s ona l i n t en s i t ä t
unb e s t r i t t e n , d a s s d i e G eme i n k o s t e n im
D i e n s t l e i s t ung s b e r e i c h e i n e n e rheb l i chen
Ant e i l a u s m a c h e n . Z u d e m s i nd d i e s e
Kos t en w e n i g f l exibe l u n d d am i t kurz–
fristig s c h w e r a b b a u b a r In r e i nen Di ens t –
l e i s t u n g s b e t r i e b e n k o mm t d i e tradi t io–
ne l l e Ko s t e n r e c h n u n g üb e r e i n e undi f fe–
r e n z i e r t e Z u o r d n u n g d e r Ko s t e n a u f
Ko s t e n s t e l l e n im R a h m e n e i n e r Voll–
k o s t e n r e c h n u n g n i ch t h i n a u s . Di e Kos t en
e i n z e l n e r Ak t i v i t ä t e n v e r s c h w i n d e n in
d e n Ko s t e n s t e l l e n w i e in e i n em „ s c h w a r
z e n Loch", u n d Fragen n a c h de r Hö h e de r
v e r u r s a c h u n g s g e r e c h t e n Ko s t en für d i e
D i e n s t l e i s t u n g e n , n a c h L e e r k o s t e n ,
Ko s t e n s e n k u n g s p o t e n z i a l e n e t c . b l e i b e n
d a d u r c h u n b e a n t w o r t e t . '
Kostenträger und Prozess
Geht m a n s o g a r s o we i t z u s a g e n , d a s s
Ko s t en t r äg e r u n d P r o z e s s in Di en s de i -
s t u n g s u n t e r n e h m e n o d e r d e r öf f endi -
c h e n Ve rwa l t ung im A l l g eme i n e n iden–
t i s ch s i nd , k ö n n t e d i e PKR n i ch t nur
als
Er gänzung , s o n d e r n a l s Ersatz für d i e
t rad i t i one l l e Ko s t e n r e c hnun g a n g e s e h e n
werden.
Eine v o l l s t ä nd i g e Ident i t ä t zwi –
s c h e n Pr o z e s s u n d Kos t ent räger e r s che i n t
i n d e s a u c h hi er n i ch t g e g e b e n . Da n n
mü s s t e d a v o n a u s g e g a n g e n we r d e n , d a s s
s i ch a u s n a h m s l o s
für alle Kosten ein
entsprechender Kostentreiber finden
lässt.
D i e s e A n n a h m e ist j e d o c h me h r
als
unr e a l i s t i s ch , p r o z e s s u n a b h ä n g i g e Ge–
me i n k o s t e n we r d e n a u c h in j e d em Di ens t –
l e i s t u n g s u n t e r n e hme n v o r z u f i nd e n
sein.
And e r e r s e i t s k a nn d a v o n a u s g e g a n g e n
we r d e n , d a s s e i n Großtei l al ler P r o z e s s e
in D i e n s t l e i s t u n g s u n t e r n e h m e n e i n e r
L e i s t u n g s me s s u n g z u g ä n g l i c h s e i n dürf–
t e n . Ein we i t e r e s Pr ob l em s t e l l en d i e be–
re i t s o b e n e r w ä h n t e n Le e rko s t en d a r
Ermittelt man die Teilprozesskosten–
sätze,
i n d em m a n d i e g e s a m t e Personal –
kapa z i t ä t de r e i n z e l n e n Fach- u n d Unter–
s t ü t z u n g s b e r e i c h e du r c h d i e j ewe i l i g e
P r o z e s s m e n g e dividi ert , we r d e n verdeck–
t e u n d o f f ene Le e r z e i t en und i f f erenz i er t
in d i e Ka lkul at i on de r e i n z e l n e n Ob j ek t e
ü b e r n o mm e n , w a s zu e i ne r f rühz e i t i gen
Verzerrung in d e r Ko s t e n r e c h n u n g führt .
Die f o l g e nd e Abb i l dun g m a c h t d i e s e n
Z u s a mm e n h a n g deu t l i ch .
Leerzeiten
Erzwungene
Le e r z e i t e n k ö n n e n z. B.
du r c h
Wartezeiten auf Dokumente aus–
gelöst
w e r d e n u n d l i e g en d am i t t e i l we i s e
a u ß e r h a l b d e s E i n f l u s s be r e i che s d e s Un–
t e r n e hm e n s . Derar t i ge Liege- u n d Le e r
z e l t e n dür f t en a m s c h w i e n g s t e n zu ver–
m e i d e n s e i n .
Verdeckte Leerzeiten
durch UnWirtschaftlichkeiten
e r g e b e n
s i ch a u s P r o b l eme n de r i n t e r n e n Ab l äu f e
im U n t e r n e hm e n s e l b s t . Z. B. kann der
Do k ume n t e n f l u s s u n n ö t i g dur ch Med i en –
b r ü c h e o d e r T r a n s p o r t z e i t e n u n t e r –
b r o c h e n w e r d e n . S o l c h e S c h w ä c h e n
m ü s s e n im R a hm e n e i ne r P r o z e s s a n a –
l y s e a u f g e d e c k t u n d s ow e i t w i e mö g l i c h
e l i m i n i e r t w e r d e n . E i n i g e P r o z e s s –
s c hw a c h s t e l l e n s i nd kurzfri st ig b e h e b –
bar, a n d e r e er fordern Ums t e l l u n g e n in
de r Or g a n i s a t i o n s g e s t a l t u n g .
offene Leerzeiten beruhen auf Über–
kapazitäten,
d i e zur Er l edi gung d e s Tages–
g e s c h ä f t e s übe r f l ü s s i g s i nd . Abh i l f e kön–
n e n hier d i e be r e i t s e r w ä h n t e n Workf low-
u n d Do k ume n t e n -Ma n a g eme n t - T e c h n o –
l o g i e n s c ha f f e n , d i e mi t Hilfe v o n
Audit-
IVail-Daten Bearbeitungs-, TVansport-
Gesamte Personalkapazität einer Abteilung oder eines Fachbereiches
Produktivzeit
Leerzeiten
Verdeckte Leerzeit
Of f e n e
Le e r z e i t
erzwungene
Leerzeit
Umwirtschaft-
lichkeiten
Über–
kapazitäten
ZE I T
Abb.
1:
Analyse von Leer- und Produktivzeiten^
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