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CM C o n t r o l l e r magazin 3/05
Praktische Konsequenzen für die
Glasklar AG
Den Verantwor t l ichen der Glasklar AG
wa r klar: Nach deut l i chen Kosteneinspa–
r ungen in den vo r angegangenen [ahren,
d i e vo r a l l em ü b e r S y s t emk o n s o l i –
d i e rungen und St anda rd i s i e rungen er–
reicht wo r den wa r en , l ießen sich wei tere
Senkungen nur noch mi t Un t e r s t ü t zung
der Fachbere i che real isieren. Um die Mit–
arbe i t er für den Kosten s pa r enden Um–
gang mi t IT-Ressourcen zu sensibilisie–
ren, en t sch i ed sich da s Un t e r nehmen für
die
Einführung einer Software-Lösung
zur verursachergerecht en Leistungs–
verrechnung: Catenic Anafee.
Beson–
ders wicht ig wa r en neben der vol lständi–
g e n A b d e c k u n g d e r F u n k t i o n s a n –
forderungen die schnel le Einführung u n d
enge An b i n d u n g an die v o r h a n d e n e
Sys t eml andschaf t . Geschäf t s tät igkei ten
wie „Bestel lung anl egen" oder „Profit &
Loss-Report erstel len" sol l ten auf Basis
fester Preise den nu t z enden Fachberei–
chen in Rechnung gestel l t we rden .
Das Projekt zur ve r u r s achungsge r ech t en
Le i s tungsver rechnung sollte un t e r ande–
rem An two r t auf folgende Kernfragen
geben:
•
We l che IT-Leistungen (IT-Produkte)
mü s s e n definiert we r den , um eine
g eme i n s ame Spr ache mi t den Fach–
ab t e i l ungen zu finden und die Lei–
s t ungen nachvol l z i ehbar ab r e chnen
zu können?
• Wie kann die spezielle Kostenst ruk–
t u r einer IT-Organisation wirtschaft–
lich und hoch au t oma t i s i e r t abgebi l–
de t we r den , um die Kos ten der Lei–
s t ungen exakt be r e chnen und lau–
fend verfolgen zu können?
•
Wie k ö n n e n Ba s i s l e i s t ungen wi e
Da t ens i che rung ode r Sicherhei t auf
p r oz e s s nahe IT-Produkte abgebi lde t
we r den?
•
Wie können die Kosten konsol idier–
ter Serverplat t formen auf die da r auf
befindlichen Anwendungen und letzt–
lich auf die da r un t e r l iegenden ge–
schäf t s re l evant en Funkt ionen abge–
bi ldet we r den?
Einführung einer verursachungs–
gerechten Leistungsverrechnung
In e inem ers ten Schritt wu r d e die Über–
n a hme von S t ammd a t e n der Glasklar-
AG - da r un t e r Organi sa t ionss t ruktur und
Userident ifikat ionen - in die Software–
l ösung Catenic Anafee einger ichtet . Da–
nach wu r den die laufenden Kostenbelege
aus der SAP-Lösung für d a s Controlling
(SAP-CO)
u n d
d i e
Ve r b r a u c h s –
informat ionen pro Geschäf t ssys t em und
Organi sat ionseinhei t in die Anafee-Da–
t e nb a nk eingelesen (z. B. Transakt ionen
au s d em SAP-System).
Die Software unterstützte folgende
Schritte:
•
Definition e i ne s Servicekataloges:
Bei der Glasklar AG wu r den insge–
s amt 40 ve r sch i edene IT-Services und
-Servicepakete festgelegt und spä t e r
abge r e chne t , von d e n e n die SAP-
Transakt ionen mi t nahezu 75 Prozent
den Schwerpunkt bilden. Darüber hin–
a u s wu r den 20 Lotus Notes Server,
I n v e n t a r d a t e n b a n k , WAN/ LAN,
Int erne tnut zung und Remote-Einwahl
vom Heimarbei t splatz e inbezogen.
• Meng enp l anung der Fachbere i che
auf Grundlage de s Servicekataloges .
•
Preiskalkulation auf Basis v on Plan–
ko s t en
u n d P l anmengen im Rahmen
einer Kos t en t r äge r r echnung .
•
Zuordnung der Verbrauchsmengen
im „Ist".
Da r aus resul t ierend Bela–
s t ung der Fachbere i che und Entla–
s t ung der IT-Kostenstellen.
•
Automat i sche Verbuchung in SAP
per Batch-Input .
•
Re chnung s ve r s and per E-Mail
im
PDF-Format.
•
Präs ent a t i on der Ergebn i s s e im
Intranet:
Fachbereichs lei ter und IT-
Verantwor t l iche können hier ent spre–
chend de r hinter legten Berecht igung
interakt iv und detailliert Einblick in
die Ve r r echnung erha l t en .
•
Organisationseinheit , abg enomme –
n e Meng e
(Ist), Preis, Raba t t .
•
Deckungsbe i t rags rechnung
auf be–
liebigen Servicehierarchien.
•
A n a l y s e Ko s t e n - /
M e n g e n –
abwe i chung en .
• Vergleiche Plan - Forecast-Ist;
bezo–
gen auf Kosten, Mengen, Umsa t z etc.
•
K o s t e n z u s amm e n s e t z u n g n a c h
Kostenarten.
•
Wei terverarbei tung in Excel.
Auf Grund fertiger Int egra t ionsmechani s –
me n u n d einer zertifizierten Standard–
s c hn i t t s t e l l e zu mySAP ERP k o n n t e
Catencic Anafee na ch einer kurzen Ein–
führungszei t von nur zwölf Mi tarbei ter–
t agen in Betrieb gehen ; diese wu r den
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