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magazin 3/05 - Huber t Bauer
INNOVATIVE
LEISTUNGSVERRECHNUNG
am Fallbeispiei der Glasklar AG
von Hubert Bauer, Bad Tölz
Im Oktober 1999 gründete er gemeinsam mit
Fabian Mäscii die CATENIC GmbH und ist seit
der Umwandlung in eine AG im Januar 2001 als
Vorstandsvorsitzender verantwortlich: für die
Bereicfie strategische Planung und Finanzen.
E-Mail:
Kons tanter Kos tendruck und die Forde–
rung na ch me h r Kos t en t r anspa r enz in
Un t e r n e hme n ma c h e n a u c h vor de r
Informat ions technologie (IT) keinen Halt.
Mit der ITLei s tungsver rechnung s t eht ein
innova t ives S t eue r ung s i n s t r umen t zur
Verfügung, da s die Wi rksamkei t und Wirt–
schaftlichkeit de s IT-Einsatzes beleuch–
t e t u n d Ei nspa r po t enz i a l e lokal isier t .
Bas i s ist e ine v e r u r s a c hung s g e r e c h t e
Zuo r dnung und Ver rechnung von ITLei–
s t ungen - auch als Grundl age fundier ter
Kapazi täts- und Budge t p l anungen .
Am Beispiel der Glasklar AG, e i ne s fik–
t i ven m i t t e l s t ä n d i s c h e n Un t e r n e h –
me n s ,
wird gezeigt , wie d a s n e u e Verfah–
ren zu Kos t ene i nspa rungen in der IT und
zur Opt imi erung der Geschäf t sprozesse
führt. Durch den Einsatz von
Catenic
Ana f ee , e i ner auf di e IT-Leistungs–
verrechnung spezial i s ierten Software-
Lösung,
konn t e die Glasklar AG einen
Return on Invest (ROl) von deut l ich me h r
erzielen.
Herkömmliche Situation der Glasklar
AG
Bisher wu r den die IT-Gesamtplankosten
n a c h Anzahl der Arbe i t spl ä t ze auf die
Fachbere i che der Glasklar AG umge l egt ;
dabe i wa r en die
Arbei tsplätze nach ei–
n em Punk t e s y s t em gewi cht e t .
Sämt–
l iche IT-Kosten für die Un t e r nehmen s –
gruppe
w u r d e n auf e i ne r z e n t r a l e n
Kostenstel le gebuch t .
Die IT-Aufwendungen wa r en
in grobe
Funkt ionsbere i che eingetei l t (z. B. Lo–
tus Not es , SAP)
und übe r eine
Divisions–
kalkulation mit MS Excel auf ein Punkte–
s y s t em abgebi ldet .
I nsge s amt wu r den
r und zehn ITLeistungen definiert (siehe
un t e n s t e h e nd e s Beispiel), deren Gewich–
t u n g n a c h Ans cha f f ungswe r t u n d IT-
Serviceaufwand vo r g e nomme n wurde .
So erfolgte di e Be l a s t ung
für e i n e n
Laptop mi t drei Punkt en und für e i nen
Desktop mi t zwei ,
da Betrieb und War–
t ung de s Laptops aufwändiger sind als
bei e i nem Desktop oder NC (Network
Computer ) . Ebenso wu r de für einen PC-
Arbei t splatz eine Punk t ezah l festgelegt .
Der Preis für einen Punkt ergab sich d a nn
au s der Division der ITGesamtpl ankos t en
dur ch die S umme aller Punk t e .
Beispiel zur pau s cha l en Verrechnung
von IT-Kosten (Dezember 2004 ) :
395 Desktops
165 Laptops
560 Mailboxen
70 NC
250 SAP
Summe
ä 2 Pkt.
790 Pkt.
ä 3 Pkt.
495 Pkt.
ä 1 Pkt.
560 Pkt.
ä 1 Pkt.
70 Pkt.
ä 5 Pkt.
1250 Pkt.
3165 Pkt.
Planbudget
GE=
205.725,-GE
Geldeinheiten *
65 GE/Pkt.
Desktop
Laptop
Mailbox
130GE
195 GE
65 GE
NC
SAP
65 GE
325 GE
Nach d em h e r kömml i c h e n Verfahren
wa r en die manue l l ermi t t e l t en, auf die
Fachbereiche umge l eg t en IT-Kosten
für
d i e Ko s t e n s t e l l e n v e r a n t wo r t l i c h e n
ni cht nachvo l l z i ehbar ,
Kos t ent re iber
bl ieben une r kann t .
Unter z u n e hme n d em Kos t endruck er–
gaben sich bei der Glasklar AG
Diskus–
s i onen mi t immer wi ede rkehr enden
Inhalten:
•
Wa r um wi rd allen SAP-Anwendern
im Un t e r nehmen t rot z unt er schi ed–
licher Nu t zung gleich viel be r echne t ?
•
Welcher IT-Kostenanteil kann für die
Prozes skos t en der Fachbere i che ver–
ansch l ag t we r den? Wa s kos t e t bei–
s p i e l s we i s e d i e E r s t e l l u n g v o n
Buchungs j ourna l en , Summen - und
Sa ldenl i s t en ode r wi cht iger Kenn–
zahl en für die Geschäf tslei tung?
•
Wie können die IT-Anwender Kosten
spa r en?
•
Wie k ö n n e n Fa chbe r e i che die IT-
Ko s t e n p l a n u n g be e i n f l u s s en u n d
un t e r s t ü t zen?
Weil viele Kostenstel lenlei ter nur einige
wen i ge Repor t s pro Mona t au s SAP nutz–
t en , j edoch die volle Nu t zung s pau s cha l e
bezah l en mu s s t en , gaben einige ihren
SAP-Zugang zurück, um Kosten zu spa–
ren. Die Repor t s wu r den d a nn von den
Ass i s t ent en und Ass i s t ent innen abgeru–
fen, ITKosten konn t en al so nicht ge spa r t
we rden . Die Prozes skos t en im Fachbe–
reich s t iegen soga r an .
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