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CM Controller magazin 4/04 - Sandra Belser / Oliver Berchtold
»• Ana lyse und Beur t e i lung der
Standardprozesse auf Sicherheit;
»* Beur t e i lung
der
Benutzer –
berechtigungen.
Erfolgsfaktoren bei der Einführung
eines Internen Kontrollsystems
Projektorganisation und -management
Die Definition und Einführung eines In–
ternen Kontrollsystems in der Personal–
abrechnung sollte aufgrund der Komple–
xität des Themas über eine separate
Projektorganisation erfolgen. Eine opti–
male Besetzung des Projektteams be–
steht aus sowohl internen Mitarbeitern
mit dem entsprechenden unternehmens–
spezifischen Wissen und externen Mitar–
beitern bzw. Beratern, die über das ent–
sprechende Fach-Know-how verfügen.
Die Vielzahl von Fragestellungen zeigt
auf, dass neben Vertretern der Personal–
abrechnung auch Vertreter aus weiteren
beteiligten Abteilungen ins Projekt ein–
gebunden werden müssen, z. B. andere
Personalbereiche (Personalentwicklung
etc.), Finanzbuchhaltung, Controlling,
interne Revision, EDV-Abteilung. Weiter–
hin sind intern die Interne Revision, Ar–
beitnehmervertretung und der Daten–
schutzbeauftragte zu involvieren.
Die Einführung eines Internen Kontroll–
systems erfolgt über drei aufeinanderfol-
gende Projektphasen (siehe Schaubild).
In diesem Zusammenhang finden auch
die generellen Erfolgsfaktoren für ein funk–
tionierendes Projektmanagement An–
wendung, dies umfasst u. a.
»• die Definition eines klaren Projekt–
zieles;
•* die klare Festlegung von Aufgaben
und Rollen;
» * die Anwendung einer Projektplanung
mit Verantwortungen, Terminen und
Meilensteinen;
» * die konsequente Durchführung eines
Projektcontrolling;
»• Überwachung des Umsetzungs –
fortschrittes.
Verständnis und Unterstützung der
Mitarbeiter
Die Einführung eines Internen Kontroll–
systems in Unternehmen stößt häufig
auf Unverständnis bei den Mitarbeitern,
da es als auferlegte Kontrolle, Einschrän–
kung der Befugnisse und auch als Ver–
trauensbruch verstanden wird. Daher
ist es von besonderer Wichtigkeit,
früh–
zeitig die Mitarbeiter über die Zielset–
zung des IKS zu informieren
und dar
über zu informieren, dass es sich viel–
mehr um eine unterstützende Maß–
nahme zur ordnungsgemäßen und
sicheren Abwicklung der vermögens-
und zahlungsrelevanten Prozesse han–
delt und
im eigentlichen Kern dem
Mitarbeiterschutz dient.
Das IKS muss als notwendige Maßnah–
me vor dem Hintergrund einer
r i s i kobewus s t en
Un t e rnehmens –
fortführung verstanden werden, welche
ein Umdenken in der Prozessbearbeitung
erfordert.
Unterstützung der Geschäftsleitung
Weiterhin ist die Unterstützung des Pro–
jektes durch die Unternehmensleitung
von zentraler Bedeutung. Insbesondere
bei der Einführung eines IKS im sensiblen
Bereich der Gehaltsabrechnung wird ein
starker Projektsponsor aus der ober–
sten Managementebene benötigt.
Die
Einführung von Standardprozessen und
-regelungen ist zwangsweise verbunden
mit der Schaffung von mehr Transparenz
und Einheitlichkeit und kann daher auf
Kritik stoßen. Die Durch- und Umsetzung
der Thematik muss daher von der Ge–
schäftsleitung vorangetragen werden.
Abnahme der Projektergebnisse durch
Dritten
Zur Bestät igung und Sicherung der
Projektergebnisse kann eine Abnahme
des IKS durch den Wirtschaftsprüfer er–
folgen. Dieser prüft die Funktionsfähig–
keit und Wirksamkeit der eingeführten
Überwachungsmechanismen und be–
stätigt die Projektergebnisse als neutrale
Instanz.
•
Die Einführung eines IKS erfolgt in drei aufeinanderfolgenden
Projektphasen
Projektphasen bei der Einführung eines Internen Kontrollsystems
Phase 1
Analyse und
Potenzial-
identiflkation
Phase 2
Konzeption und
Verabschiedung
Phase 3
Umsetzungsvor–
bereitung und
Umsetzung
Analyse der IKS-
relevanten Aspekte
in den Geschäfts–
prozessen, IT etc.
Beurteilung des
Status-Quo
Potenzialidentifikation
Aufzeigen der
Handlungsfelder
Definition und
Konzeption eines
effizienten Internen
Kontrollsystems:
- Sicherungs-mechanismen
- Kontrollen
- Regelwerke
- Übenwachungsinstanz
Verabschiedung der
Maßnahmenpakete
Umsetzungs-vorbereitu
ng
- Rollen &
Verantwortlich-keiten
- Meilensteine
- Systemanforderungen
Umsetzungsorientierte
Projektorganisation
Fortschrittskontrolle
Abnahme des IKS
(z.B. durch
Wirtschaftsprüfer)
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