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Controller magazin
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Richtlinien / Regelwerke
Durch die Schaffung von Standards und
einheitlichen Regelwerken werden ein–
heitliche Vorgehensweisen und Maßstä–
be definiert, welche eine routinierte Bear–
bei tung der sensiblen Prozesse und
Geschäftsvorfälle ermöglichen und maß–
geblich zur Transparenz beitragen. Ne–
ben den bereits oben erwähnten Maß–
nahmen zur Schaffung von Standard–
prozessen sind folgende Maßnahmen zu
implementieren.
Stel lenbeschreibungen
Neben der Regelung von Standard–
prozessen sind auch die betroffenen
Organisationseinheiten und somit die
einzelnen Stellen zu definieren und zu
regeln bzgl. ihrer Aufgaben, Verantwor–
tung und Kompetenz.
Unterschriftenregelung
Wesentlicher IKS-Bestandteil ist ebenso
die Fixierung von Entscheidungskompe–
tenzen und damit verbundenen Unter–
schriftenvollmachten. Über entsprechen–
de Eskalarionsverfahren, z. B. anhand
von Betragsgrenzen, werden für die ein–
zelnen Entscheidungsstufen Verantwor–
tungen definiert.
Bzgl. der Prozesse mit Auswirkung auf
die Personalabrechnung ist u.a. folgen–
des zu definieren:
»* Kompetenz für die Freigabe von
Gehaltsänderungen. Hierbei ist nicht
nur zu berücksichrigen, wer Ände–
rungen im Rahmen der vor-
gegebenen
St andard–
regelungen (z. B. Gehalts–
bandbreiten) entscheiden
darf, sondern insbesonde–
re auch, wer entscheiden
darf, dass von der Stan–
dardregelung abgewichen
wird.
»• Kompetenz für Einstellun–
gen und Entlassungen.
»• Kompetenz für die Geneh–
migung von Urlaub, Son-
deruriaub, Überstunden–
ausgleich, Ausbezahlung
von Resturiaub o
. a .
Dokumentat ionskonzept
Zur Vermeidung von „Kopf–
monopo l en" in der Organi–
s a t i on
wie
auch
zur
Schaffung von eindeutigen
Arbeitsanweisungen und -vor–
gaben ist ein Dokumentationskonzept
zu erstellen. Folgende Dokumentationen
sind aus Sicht eines IKS innerhalb der
Personalabrechnung zwangsläufig not–
wendig:
»• Prozessbeschreibung für alle Pro–
ze s s e mi t Auswi rkung auf die
Personalabrechnung;
•* Richt l inien und Unterschr i f ten–
regelung für alle Geschäftsvorfälle mit
Auswirkung auf die Personalab–
rechnung;
»• Lohnartenbeschreibung (siehe nach–
folgendes Beispiel);
»• Organigramm / Vertretungsregelung;
•* anwenderorientierte Systemdoku–
mentation;
»• technische Schnittstellendokumen-
taUon.
Um einen hochwertigen und aktuellen
Inhalt der Dokumentat ionen im Zu–
sammenhang mit dem IKS sicherzu–
stellen, wie auch eine durchgängige Ein–
heitlichkeit und nachhaltige Kontinuität
zu erreichen, ist jeweils ein Verantwort–
licher und ein Freigabeverantwortlicher
für die Dokumentation zu benennen.
Die Anregung auf inhaltliche Änderungen
kann durch die Prozessbeteiligten (z. B.
Lohn- und Gehaltsabrechner) initiiert
werden, die mit dem Dokumentations–
verantwortlichen abzusprechen sind.
Vorgenommene Änderungen sind vor der
Veröffentlichung durch den oben aufge–
führten Genehmiger freizugeben.
Überwachungsinstanz / Interne Re–
vision
Neben den prozess- und systemimma–
nenten Kontrollmechanismen ist es er–
forderiich, eine Instanz zu definieren,
welche die Einhaltung der Kontrollme–
chanismen überwacht und deren Weiter–
entwicklung steuert. Diese Verantwor–
tung wird in der Regel einer übergreifen–
den Leitungsfunktion, der internen Re–
vision oder auch einem externen Wirt–
schaftsprüfer übertragen.
Dabei ist jedoch zu beachten, dass Kon–
trol len durch e ine Übe rwachungs –
instanz aufwändiger sind als die Ein–
führung von organisationsimmanenten
Ko n t r o l lme c h a n i sme n . Die Über–
wachungsinstanz sollte daher nicht per–
manent, sondern st ichprobenweise ein–
gesetzt werden. Das IKS sollte vielmehr
über die prozess- und systemimmanen–
ten Mechanismen gelöst werden.
Die Überwachungsinstanz sollte Kontrol–
len in unregelmäßigen Zeitabständen
wahrnehmen, der tatsächliche Kontroll–
bereich und
-Zeitpunkt
darf vorher nicht
angekündigt werden. Beispiele:
•* Kontrolle der Einhaltung von Arbeits–
anweisungen und Dokumentaüonen
z. B. durch stichprobenweise Sich–
tung der Arbeitsbelege;
»• PrüfungaufEinhaltungderGeschäfts-
ordnung , z. B. Unterschr i f ten–
regelung;
•* Inhaltliche Prüfung von EDV-Kontroll–
listen;
Eine Lohnar tenbeschre ibung stel l t die einhei t l iche Ve rwendung
der Lohnar ten sicher
Inhalte
Lohnartenbeschreibung
Allgemeine Informationen
zur Lohnart
Abrectinungstechnlsche
Grundlagen:
Name der Lohnart
Nummer der Lohnart
Beschreibung der Lohnart
ggf. Folgelohnarten
Angabe von Informationen zur Abrechnung der Lohnart:
z.B. geldwerter Vorteil, Brutto-Lohnart, Netto-Lohnart etc.
Angabe der Funktionalität zur Eingabe der Lohnart:
- Im Personalstamm, als Bewegungsdaten, automatische
Eingabe etc.;
- Eingabe als Betrag, Tag, Stunden, Faktor, Anzahl
- Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung: z.B.
laufend steuerpflichtig, steuerfrei, laufend
sozialversicherungspflichtig, etc.
Angabe über Soll- oder Habenbuchung
Kontierung
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