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magazin 4/04 - Christian Lubig
Spezi f ische Kostenparameter bei
Standardsoftware
Gmndsätzlich stellt sich bei einer TCO-
Betrachtung für betriebswirtschaftliche
Standardsoftware eine besondere Situa–
tion: Wie der Name sagt, ist dieser Typ
von Software nicht für ein einzelnes Un–
ternehmen maßgeschneidert, sondern
bietet eine Standardfunktionalität und
-konfiguration. Die Tatsache, dass mit ei–
nem Standard nicht alle individuellen
oder branchenspezifischen Anforderun–
gen abgedeckt werden können, nehmen
manche Hersteller zum Anlass, die indi–
viduellen Strukturen im Einzelprojekt
aufzubauen. Der Standard stellt dabei
mehr oder weniger nur ein Grundgerüst
dar, das beim Kunden ausgebaut wird.
Das Resultat sind lange Projektzeiten und
hohe Consulting-Kosten.
Andere Systeme bieten dagegen zahl–
reiche
Vorkonfigurationen,
beispiels–
weise fertige betriebswirtschaftliche Aus–
wertungen und Kostenstellenberichte
oder vorformulierte Mahnschreiben.
Wenn diese Vorkonfigurationen ge–
nügend Alternativen bieten und ggf. leicht
anpassbar sind, lassen sich solche Sy–
steme wesentlich schneller einführen.
Die Bandbreite der Einführungskosten
für betriebswirtschaftliche Standardsoft–
ware ist daher sehr groß: Bei manchen
Systemen betragen sie das Mehrfache
der Lizenzkosten, bei anderen dagegen
nur die Hälfte.
Anwendungsl
(OSten
Ein zweiter
Punkt,
bei demes erhebliche
Unterschiede zwischen den Software-
Pake t en gibt , ist die Anwender–
freundlichkeit - bzw. umgekehrt: der
Aufwand, der für die Endanwender und
Systemadministratoren erforderiich ist,
um das Tagesgeschäft zu absolvieren.
Dass hier
zahlreiche verdeckte Kosten–
treiber
vorhanden sind, zeigte eine Stu–
die des Marktforschungsunternehmens
Forrester
Research vom |anuar 2 0 0 3
(„App User Interfaces Still Need Work"):
Hierbei wurde anhand von 11 verbreite–
ten Standardlösungen getestet, wie sich
alltägliche Arbeitsabläufe wie zum Bei–
spiel das Anlegen eines neuen Tochter–
unternehmens vornehmen lassen. Das
niederschmetternde Fazit formulierte
Forrester anhand eines Vergleichs: „Wür–
de jemand einen Porsche kaufen, wenn
es wochenlange Schulungen und viel
Muskelkraft erforderte, den Gang zu
wechseln?" Was sich anhand dieses Ver–
gleichs absurd anhört, ist laut Forrester
bei betriebswirtschaftlicher Standard–
software eher die Regel: Alltägliche Vor–
gänge sind zu kompliziert und erfordern
zu viel Aufwand. Schlechte Benutzer–
führung wird zum Kostentreiber und
Produktivitätshemmer Die Erfahrungen
der Bindesysteme Schönherr GmbH mit
der abgelösten Rechnungswesen-Soft–
ware bestätigen diesen Befund.
Systemabstürze und -administration
Ein weiterer Kostentreiber ist prinzipiell
bei allen Software-Systemen zu berück–
sichtigen, wenngleich die Folgen beson–
ders im Rechnungswesen fatal sein kön–
nen: Die Rede ist von Abstürzen des Sy–
stems. Bei der Bindesysteme Schönherr
GmbH war das eine der wichtigsten Grün–
de dafür, die vorhandene Rechnungswe–
sen-Software abzulösen.
Vier bis fünf Systemabstürze im Monat
waren - auch bei einwandfreier Bedie–
nung - keine Seltenheit. Die Arbeitsunter–
brechung in der Buchhaltung betrug - je
nachdem, wann zuvor die letzte Daten–
sicherung gemacht wurde - jeweils 3 bis
6 Arbeitsstunden.
Nimmt man als Mittelwert einen Auf–
wand von 4,5 Stunden bei vier System–
ausfällen pro Monat, ergibt sich im lahr
ein Aufwand von 33 Personentagen. Das
entspricht zirka 6 . 600 Euro im lahr (Kal–
kulationsgrundlage: 1 Personentag ent–
spricht 8 Stunden entspricht 2 0 0 Euro
Lohnkosten).
Systemabstürze führen aber nicht nur zu
internen Aufwänden und Arbeitsunter–
brechungen, sondern auch
zu beträcht–
lichen Kosten für die Nutzung der Ser–
vice-Hotline des Software-Herstellers.
Zumal dann, wenn die Hotiine-Mitarbei-
ter nicht kompetent genug sind und An–
fragen gar nicht oder erst nach langen -
und damit teuren - Telefonaten mit meh–
reren Hotiine-Mitarbeitern beantwortet
werden können.
Investitionssicherheit
Ein Hauptgrund für
die
Ablösung der
vorhandenen Rechnungswesen-Software
war schließlich auch, dass der Hersteller
der Lösung von einem Konkurrenten auf–
gekauft wurde. Damit ist ein weiterer,
zumeist nicht berücksichtigter Kosten–
faktor genannt, der in jeder TCO-Betrach–
tung berücksichtigt werden sollte:
Die
Zukunftsfähigkeit der Software und
ihres Anbieters
- angesichts zahlreicher
Übernahmen und Konkurse in der Soft–
warebranche ist dieser Aspekt derzeit
von besonderer Brisanz. Konkurs oder
Übernahme haben fast immer zur Folge,
dass die Software früher oder später nicht
mehr weiterentwickelt und ein Wechsel
notwendig wird. Wie aktuelle Beispiele
zeigen, ist die Größe des Software-Anbie–
ters allein kein Garant für die Sicherheit
der Investition. Bei der Software-Auswahl
ist daher zu berücksichtigen: die
Eigen–
tümerstruktur des Anbieters, dessen
Markterfahrung und Marktpräsenz,
die
Kompetenz des Managements und der
Softwareentwicklung sowie die Verwen–
dung von Zukunftstechnologien.
Bedeutung der „weichen" Faktoren
Die beschriebenen Erfahrungen bei der
Bindesysteme Schönherr GmbH führten
zu der Einsicht in die Notwendigkeit
einer
ganzheitlichen Kostenbetrachtung bei
der Auswahl einer neuen Software -
sie schärfte aber auch das Bewusstsein
für die Bedeutung der „weichen" Fak–
toren wie
die Zufriedenheit der An–
wender und die Nachtruhe des Ab–
teilungsleiters.
Schließlich handelte es
sich um das permanente Arbeitsgerät
der Mitarbeiter in einer zentralen Abtei–
lung des Unternehmens - und das bei
einer angenommenen Nutzungsdauer
von 10 lahren. Hier kommen also Fakto–
ren ins Spiel, die in gängigen TCO-
Betrachtungen nicht berücksichtigt wer–
den, und die weniger noch als die mei–
stens genannten indirekten Kosten ge–
nau bezifferbar sind, aber gleichwohl ein
wichtiger Einflussfaktor für die Produkti–
vität einer
Abteilung sind.
Angesichts der Komplexität einer ganz-
heitiichen Investitionsbetrachtung, der
Länge des Investitionszeitraumes und der
zentralen Bedeutung des Rechnungswe–
sens für das Unternehmen führte die
Bindesysteme Schönherr ein
sehr gründ–
liches Auswahlverfahren
durch. Dabei
wurden alle Mitarbeiter der Abteilungen
Finanz- und Rechnungswesen und EDV
(insgesamt sechs) beteiligt, um die Ak–
zeptanz derjenigen, die täglich mit der
Software arbeiten sollen, sicherzustellen.
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