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Zuordnung CM-Themen-Tableau
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Controller magazin
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TCO: WAS KOSTET ES,
SOFTWARE ZU BESITZEN?
von Chr i st ian Lubig, Seeveta l
Durch die Kalkulation der Total Cost of
Ownership (TCO) sollen sämtliche mit dem
Erwerb und Besitz von Informations–
technologie verbundenen Kosten erfasst
werden. Indirekte und verdeckte Kosten–
treiber werden identifiziert, gemessen
und gewichtet. Am Beispiel der Ein–
führungeiner Rechnungswesen-Software
bei der Bindesysteme Schönherr GmbH
analysiert dieser Beitrag die spezi–
fischen Kostentreiber bei betriebs–
wirtschaftlicher Standardsoftware
und
nennt konkrete Zahlen, die anderen Un–
ternehmen als Vergleich dienen können.
Auch „weiche" Faktoren wie Akzeptanz
und Zufriedenheit der Software-Anwen–
der müssen in eine ganzheitliche Kosten–
betrachtung einfließen.
Informationstechnologie (IT) soll Prozesse
automatisieren, Vorgänge beschleunigen
und Kommunikation erleichtern - doch
weiß jeder aus eigener Erfahrung, dass es
oft umgekehrt ist: Stunden und Tage, die
man mit der Installation eines neuen Pro–
gramms, dem Beheben von Systemab–
stürzen und dem Telefonieren mit der
Hotline verbringt - anstatt die Aufgaben
zu erledigen, für die man sich die IT-Ausrü–
stung eigentlich angeschafft hatte.
Aus Controller-Sicht besteht dabei das
Problem, dass mit den Anschaffungsko–
sten von Hard- und Software in der Regel
nur ein Bruchteil der insgesamt verur–
sachten Kosten erfasst wird. Dieser Tat–
sache will das Total-Cost-of-Ownership-
Modell (TCO) Rechnung tragen. Einem
großen Publikum bekannt wurde dieses
Modell durch eine Studie
des
Markt–
forschungsunternehmens Gärtner Group
aus dem lahre 1 9 9 6 („Total Cost of
Ownership: Reducing PC/LAN-Costs in
the Enterprise").
Ganzheitliches Bild der IT-Kosten
DasTCO-Modellerhebt grundsätzlich den
Anspruch, die mit dem Erwerb und Besitz
von IT verbundenen Kosten ganzheitlich
zu erfassen und zu bewerten, so dass
verur sachergerecht e
Kosteninfor–
mationen die Basis des Controlling bilden
können. Keine Probleme bereiten dabei
die direkten Kosten, die in der Regel auf
einer Kostenstelle „EDV"
im Unterneh–
men erfasst sind: Lizenz- und Hardware–
kos ten, interne Zeit- und Material –
aufwände der EDV-Abteilung, externe
Beratungsdienstleistungen.
Die indirek–
ten Kosten sind jedoch wesentlich
schwieriger zu quantifizieren,
sie tau–
chen deshalb in kaum einem Budget auf
und werden kostenrechnerisch nicht ent–
sprechend zugeordnet: Beispielsweise
Kosten für die Behebung von System–
ausfäl len oder für Arbe i t sunt er –
brechungen durch zu komplizierte Be-
dienbarkeit einer Software.
Das Ziel von
TCO-Betrachtungen ist es, diese unter–
schiedlichen Kostentreiber zu identifizie–
ren und zu gewichten, um Maßnahmen
zur Kostenreduktion umzusetzen, und um
bei zukünftigen ITInvestirionen kosten–
adäquate Entscheidungen zu treffen.
Es mangelt an Methodik und Praxis-
Studien
Heute gehör t der Begriff TCO zum
Standardvokabular von Analysten, IT
Managern und Herstellern von Soft- und
Hardware - zumal in der jetzigen ange–
spannten Wirtschaftslage. ledoch fehlt
es nach wie vor sowohl an einer einheit–
lichen Methodik der TCO-Kalkulation als
auch an Praxis-Studien, die die Kosten
konkreter Fälle nennen.
Ciiristian Lubig ist Leiter
Finanz- und Rechnungswesen
beim Versandhändler Binde–
systeme Schönherr GmbH in
21220 Seevetal, Maschen
Letzteres liegt sicheriich zum einen dar–
an, dass die Aufwände im Zusammen–
hang mit ITlnvestitionen selten detail–
liert erfasst werden - das gilt besonders
für kleine und mittelständische Unter–
nehmen. Zum anderen sind viele Unter–
nehmen zurückhaltend, wenn es um die
Nennung konkreter Zahlen geht. Zur
Schließung dieser Lücke will dieser Arti–
kel beitragen: Und zwar am Beispiel der
Einführung einer Rechnungswesen-Soft–
ware beim Versandhändler Bindesysteme
Schönherr GmbH. Gleichzeitig sollen da–
bei Vorschläge gemacht werden zu einer
erweiterten Fassung des TCO-Begriffs.
Einführung einer Rechnungswesen-
Sof tware bei der Bindesysteme
Schönherr GmbH
Die
Bindesysteme Schönherr GmbH ist
ein Versandhändler für Präsentations–
materialien
wie zum Beispiel Binde- und
Laminiersysteme, Flip-Charts, Beschrif–
tungsgeräte und Präsentaüonsmappen.
Die Produkte werden ausschließlich an
Geschäftskunden vertrieben. Vertriebs–
kanäle sind der Internet-Shop, Telefon,
Fax und Post. Das Unternehmen wurde
1983 in Maschen (südlich von Hamburg)
gegründet und beschäftigt derzeit 50
Mitarbeiter Im Geschäftsjahr 2002 er–
wirtschaftete das Unternehmen einen
Umsatz von zirka 9 Millionen Euro.
Software-Unterstützung braucht das
Unternehmen im Wesentlichen in den
Bereichen Bestellannahme/Fakturie–
rung, Warenwirtschaft und Rechnungs–
wesen.
Im lahr 2 0 0 0 fiel die Entschei–
dung, das vorhandene Rechnungswesen-
System auszutauschen. Die Gründe da–
für führen direkt in die Diskussion der
spezifischen Kostenparameter bei be–
triebswirtschaftlicher Standardsoftware.
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