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magazin 4/04 - Ellen Walther-Klaus
Standardräume zur Verfügung, die sie
gezielt bei ihren Aufgaben unterstützen,
so eine Arbeitsumgebung für die Projekt-
und Teamarbeit von organisatorisch ab–
gegrenzten Mitarbeitergruppen. Sie ver–
fügen über eine einheitliche Ablage–
struktur für die Team-Information und
eine differenzierte Rechtestruktur, etwa
zur Vorbereitung von Meetings oder
Präsentationen.
Für einige Bereiche existiert zudem ein
spezielles Collaborative-Environment. So
ist etwa im Standard-Selling-Room für
die Verkaufs- und Account-Teams mit der
T-Systems Offer & Proposal Plattform
(TO.RR) eine Ablagestruktur für Doku–
mente rund um die Vertriebspahse ge–
schaffen worden. Die Selling-Teams kön–
nen online darauf zugreifen, und es ent–
fäl lt der Koordinierungs- und Ab–
stimmungsaufwand über die aktuelle
Version. Außerdem wurden wei tere
Kommunikationsfeatures bereitgestellt,
die sich ebenfalls am Sales-Prozess orien–
tieren und eine enge Verzahnung mit den
eCRM-Applikationen ermöglichen.
Ein Pilotanwender von myWorkroom war
die Global Network Factory (GNF)
von
T
-Systems, die für Planung und Reali–
sierung großer internationaler Netz–
werkprojekte
zuständig ist. 900 Mitar–
beiter nutzen diese Lösung seit über ei–
nem )ahr und zeigen sich damit sehr
zufrieden. Den Ausschlag für die Einfüh–
rung von myWorkroom gab die Tatsa–
che, dass das System die Anforderungen
an
eine
übergre i fend
nut zbar e
Dokumentenablage mit Workflow-Unter–
stützung und der Mögl ichkei t zum
Desktop Sharing voll erfüllt.
Tat sächl i ch ha t myWorkroom die
bereichsübergreifende Zusammenarbeit
stark verbessert und Kosten eingespart.
Deshalb sollen demnächst alle 2 . 500
Mitarbeiter des Bereichs diese Lösung
nutzen und sie auch in Kundenprojekten
in Singapur, Japan und den USA einset–
zen. Denn das System ist ideal für die
internat ionale Zusammenarbei t : Die
Collaborative Environment-Plattform hilft
vor allem denjenigen, die an verschiede–
nen Orten sitzen und dabei am selben
Projekt arbeiten. Sie verwaltet die ge–
me insamen Dokumente, ermögl icht
Projektbesprechungen in virtuellen Räu–
men sowie die Problemdiskussion und
Lösungsfindung in den Online-Foren.
Knowledge Broker knüpfen das
Informationsnetz
Doch die technologische Basis ist nur der
kleinere Teil des gesamten Aufwandes bei
der Einführung eines Mitarfaeiterportals.
Den Löwenanteil machen organisatori–
sche Veränderungen aus, die auf die Mo–
tivation der Mitarbeiter abzielen, das elek–
tronische Firmentor optimal zu nutzen.
Im
Rahmen von myWorkroom wurden in
den Fachbereichen deshalb so genannte
Knowledge-Broker etabliert. Diese Mitar–
beiter haben die Fähigkeit zur Verknüp–
fung der einzelnen Informationsfäden
und stellen das Ergebnis ihrer Arbeit über
das Portal allen Beschäftigten zur Verfü–
gung. Inzwischen gibt es auch eine
Community dieser Wissensexperten, die
sich regelmäßig trifft und mit ihren Erfah–
rungen aus der Praxis zur Optimierung
des Systems beiträgt. Ohne solche Men–
schen, die
mit
viel Spass an ihrer Tätig–
keit über den eigenen Tellerrand schauen
und auch eine hohe Kommunikations–
fähigkeit besitzen, wird das Wissens–
management auch als integrierter Be–
standteil eines Mitarbeiterportals nicht
funktionieren. Die notwendigen Personal–
aufwendungen machen sich deshalb
auch schnell wieder bezahlt.
Key-Performance-Indikatoren be–
legen Nachhaltigkeit
Insgesamt ist es aber
sehr schwer, den
Nutzen solcher Lösungen
wie myWork
room in Euro und Cent auszurechnen.
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Potentiale und Synergien: Eckwerte des
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