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CM Controller magazin 6/03
zahlen kann (z. B, indem zeitnah zur
Leistung/Schlussberichterstellung faktu–
riert wird, in dem außer dem Firmen–
namen ein Ansprechpartner genannt
wird, in dem die Bestellnummer des Kun–
den herausgehoben wird, in dem die Lei–
stungen detailliert aufgelistet werden).
Bestandtei l 3: fällige offene Posten.
Reaktionsmöglichkeiten: Mit den Aldasten
muss systematisch aufgeräumt werden.
Der Kunde hat auf die ersten zwei Mah–
nungen nicht reagiert - warum nicht? Ist
beim Kunden angerufen worden? Ist ge–
klärt worden, ob er mit unserer Leistungs–
erbringung unzufrieden ist. Wenn der Kun–
de Zahlungsschwiengkeiten hat, kann
man u.a. mit ihm eine Ratenzahlung ver–
einbaren. Wenn der Kunde nicht reagiert,
ist der Vorgang zur Einreichung der Klage
dem Rechtsanwalt zu übergeben.
Diese Beispiele zeigen,
dass das Con–
trolling durch die Implementierung ei–
nes an Liquiditätszielen orientierten
Belohnungssystems
auf der Ebene der
operativen Einheiten ein Bewusstsein
schafft.
Durch die Bewusstmachung des
Problems notwendiger Liquidität wird
e ine Hinwendung zu l iquidi täts–
wirksamen Schritten erreicht.
Themenkreis II des Forderungs–
management: Organisationsstruktur
Dies schließt sich nahtios an das erste
Themenfeld an. Folgende Übersicht zeigt
das Zusammenwirken von Debitoren-
Zentrale Anlaufstelle
für Rechtsanwalt
buchhaltung, Controlling und den opera–
tiven Kostenstellen in der TÜV Anlagen–
technik GmbH.
An dieser Stelle sei auf die
Aufgabe des
„OP-Kümmerer"
eingegangen. Hervor–
zuheben ist, dass diese
organisatorisch
dem Controlling angegliedert ist.
Be–
traut ist hiermit ein Mitarbeiter, der aus
dem Controlling heraus agiert und zu–
gleich an der Nahtstelle zwischen Debi–
torenbuchhaltung und operativer Einheit
fungiert. Seine Aufgabe als OP-Kümmerer
besteht in der Sichtung von:
-
Reklamationen,
-
Größeren Forderungen,
- älteren unbehandelten Forderungen.
Auf sein Ermessen nach bedeutsamen
Vorgängen weist er hin, fragt nach, setzt
interne Termine und vermittelt, wo nötig:
kurz:
er steuert, d. h. er controlled.
Themenkreis III des Forderungs–
management: Instrumente
Folgende Instrumente sollten im Rahmen
eines Forderungsmanagements zur Ver–
fügung stehen:
1
. Bonitätsauskunft,
2. Mahnung Nr.
1
: Zahlungsennnerung,
3. MahnungNr. 2: Hinweis, dass wir zu
weiteren rechtlichen Schritten bereit
sind,
4. Da t enbankfundi er t es Vorgangs –
verwaltungssystem,
5. Ratenzahlungsvereinbarung,
6. Rechtsanwalt bzw. Inkassobüro.
Debitoren
-BuHa
Monatl. Cash-flow/operativer Einheit
Zielabstimmung: Cash-Flow
c
3
C
'S
C
(N
Controlling
lnfo&
Ubergabe
Operative
Einheit
Zentraler
OP-Kümmereit
Sonderfälle &
motivatorische Betreuung
Klärung oder
Rechtsanwalt
Offene Forderungen
Zu Punkt 4 der Implementierung eines
da t enbank f und i e r t en
Vorgangs –
verwaltungssystems
sind folgende Hin–
weise zu beachten. Wenn ein Kunde nicht
zahlt, muss im Zweifelsfall
geklärt wer–
den, was ihn an der Zahlung hindert.
Schulungen und gesprächsführende
Regeln zum Umgang mit säumigen Zah–
lern sind empfehlenswert.
Das Nachfragen beim Kunden, die Wei–
terleitung der gewonnenen Information,
Klären eventueller Rückfragen, Überprü–
fen vereinbarter Zahlungen/Teilzahlun–
gen etc. kostet Zeit. Damit ist zum einen
der
Zeitblock je Vorgang
gemeint; und
sehr viel wichtiger die Zeitschiene selber.
Gesprächsnotizen und mit dem Kunden
vereinbarte Regelungen müssen doku–
mentiert werden - in dezentral organi–
sierten Einheiten muss diese Informati–
on von verschiedenen Personen einseh–
bar sein. Die Erfahrung mit „Doku-
mentationssytemen" wie
> handschriftliche Notizen,
> Excel-sheets,
> Word-files,
> Gedächtnistraining,
hat gezeigt, dass nichts hiervon wirklich
funktioniert.
Aus diesem Grund wurden Anforderun–
gen an ein datenbankorientiertes For–
derungsmanagement sys t em zusam–
mengetragen (siehe Abbildung auf der
nächsten Seite oben).
Die Realisierung dieser Funktionen
kann bspw. über Lotus Notes/Domino
erfolgen - ist aber auch in SAP R / 3
abbildbar.
Für die Akzeptanz beim
Anwender ist eine übersichüiche Um–
setzung in ein Werkzeug maßgebend.
Anbei ein Beispiel hierzu, welches unter
Lotus Notes/Domino abgebildet wurde
(siehe Abbildung auf der nächsten Seite
unten).
Zusammenfassend
bedingen folgende Punkte ein erfolgreich
praktiziertes Forderungsmanagement in
der TÜV Anlagentechnik GmbH:
^ Forderungsmanagement ist als Auf–
gabe im Controlling angesiedelt.
^ Das Control l ing be t re i bt
ein
Belohnungs-/Bestrafungssystem zur
Liquiditätsverbesserung auf der Ebe–
ne der operativen Bereiche.
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