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CM Controller magazin 6/03
gen unter SAP die OPO-Tabelle,
wird diese automatisch mit den
für seine Kostenstelle relevanten
historischen Daten befüllt.
Statmverwaltung
für
OPO-CO-Plaming
§ä Auswahlen @ Alle ; | | | Offen
In Bearbeitung
i ^
Bereits geplant
ifO
Aljgeschlossen
j
KOKRS?'Kostenstei 1 e
Status
PI .Vers i on: 9 Planjahr : .2004
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01 OB
0103
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01 OS
0108
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0100
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01 OQ
01 GO
0100
Die direkte Kommunikation zwi–
schen Excel und SAP bringt zusätz–
lich den Vorteil, dass natüdich auch
die Ergebnisse der Planung sofort
im SAP-System zur Verfügung ste–
hen. Den Zeitpunkt bestimmt aller–
dings der Planer. So kann er die
OPO-Tabelle als Excel-Datei zu–
nächst lokal abspeichern, später
bearbeiten und anschließend die
Daten zurück ins SAP stellen. OPO
sorgt dafür, dass während der Pla–
nung nie wieder Excel-Dateien ver–
sendet, eingesammelt und verwal–
tet werden müssen. Damit entfällt
der Aufwand (und das Kopfzerbrechen),
den die zentrale Administration der Excel-
Dateien und die Übertragung der Daten
von Excel nach SAP verursacht hat.
Die für den Planungsprozess verantwort–
lichen Controller können die Entwicklung
der Planung direkt durch die ganz „nor–
malen" SAP-Kostenstellenbenchte verfol–
gen. Durch die sogenannt e
Status–
verwaltung
ist jederzeit der Fortschritt
des Planungsprozesses transparent.
Das OPO-Dynpro registriert das Planungs–
verhalten. Der Zustand der Planung (Sta–
tus) wird für jede Kostenstelle aufgenom–
men und in der Statusverwaltung ange–
zeigt.
Rot
bedeutet, dass die Kostenstelle
mit der Planung noch nicht begonnen
hat. Das
gelbe
Kennzeichen in der Ab–
bildung zeigt den Planungsstatus der
Kostenstelle an (hier: in Bearbeitung). OPO
setzt diesen Status automatisch, sobald
der Planer den Befehl „Ist- Daten Lesen"
erstmalig ausgeführt hat. Hat er seine
Planung fert iggestel l t , kann er den
Planungsvorgang mit der JVleldung „Ab–
geschlossen" versehen und die Ampel
springt auf
Grün.
In diesem Fall wird die
Transaktion für ihn gesperrt, so dass
weder er noch eine andere Person weite–
re Veränderungen vornehmen kann.
Besonders hilfreich ist die
Ampel Gelb–
grün.
Hier hat der Planer schon Plan–
werte nach SAP übertragen, ist aber noch
nicht endgültig fertig (vodäufiger Stand).
Über SAP-Ber ichte können diese
Zwischenstände, z. B. für bestimmte Ko-
stenstellen-Hierarchiestufen, ausgewer–
tet werden. Eine gezielte inhaltliche Steue–
rung der Planung noch während der er–
sten Planungsrunde wird möglich. Die
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zm
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2351
Vorstand/GL/Sekret.
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Corporate Coi»».
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Steuern/Konzernr.w.
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• oe© => KST ist für Planung ft-eigegeben
(Kostenstelle muß geplant werden)
' ®c® => Istdaten
wurden
eingelesen
(Der individuelle KST-OPO wurde erstellt)
' WM =>
Plandaten
wurden
schon
mindestens einmal nach SAP übergeben
' ©€® => Planung ist abgeschlossen
(Es sind keine weiteren Übergaben möglicii)
Abb. 2: Statusverwaltung
in der
OPO-Transaktion
Motivation des zuständigen Manage–
ments, bereits im ersten Zuge eine konsi–
stente Planung abzugeben, wird erheb–
lich gefördert. Soweit möglich und sinn–
voll wurden diese Funktionalitäten unter
der Nutzung vorhandener SAP-Funktions–
bausteine oder BAPls (standardisierte
SAP-eigene Schnittstelle) erreicht. In Excel
selbst sind keinedei Programmierungen
notwendig, sondern lediglich (dafür je–
doch absolut notwendig) die im OPO-
Dynpro festgelegten, vordefinierten
Bereichsdefinidonen zu verwenden.
OPO sieht drei Benutzerrollen vor:
- Planer (Manager oder zuständiger
Controller)
Diese Person hat die Möglichkeit, die
Excel-Planungsdatei über die SAP-Trans–
aktion unter Eingabe seiner Kostenstei–
len-Kennzeichnung und des Kosten–
rechnungskreises aufzurufen und die
Plandaten seiner Kostenstelle nach SAP
zu übertragen.
- Statusverwalter (zentrales Con–
trolling
- Prozessverantwortliche)
User mit Berechtigung zur Verfolgung
und für das Zurücksetzen von verschie–
denen Statusmerkmalen.
-
Administrator
Innerhalb OPO hat der Administrator als
einziger Teilnehmer das Recht, generelle
Vorgaben wie z. B. das Planjahr, die Plan–
version, Vergleichsdaten (Ist, Vorjahr etc.)
zu verwalten. In der Hauptsache be–
stimmt er die Excel-Tabelle, die als OPO-
Master die Vodage für alle Kostenstellen–
planungen bildet.
Das Planungstool (OPO-Tabelle)
Das Layout der OPO-Tabelle können die
Controller im Rahmen der Excel-Funktio–
nalität frei bestimmen. Mit einer Anleh–
nung an den Kostenstellenbericht kann
beim planenden Manager ein hoher
Wiedererkennungswert erzeugt werden.
Zudem ist es möglich, alle Excel-Features
wie Formatierungen, Kommentare etc.
zu verwenden.
Die Planung der Kostenstellen richtet sich
zumeist auf die drei Planungsgebiete
Kosten, Leistungen und statistische Kenn–
zahlen. Die OPO-Tabelle umfasst diese
Vorgänge, soweit sie in SAP direkt durch
die Angabe von Mengen oder Werten
geplant werden können. Dabei ist die
Kostenstelle das zentrale Objekt, das
die folgenden Planungen zulässt:
• Planung der Primärkosten;
• Planung der Belastungen aus inter–
nen Aufträgen/Projekten nach pri–
mären und sekundären Kosten;
• Planung der Leistungsmengen und
der EnUastungen daraus;
• Planung der Belastungen aus der
di rekten internen Lei stungsver –
rechnung unter Angabe des Senders
(Leistungsaufnahme);
• Planung der s tat i s t i schen Kenn–
zahlenmenge (z. B. Personalkenn–
zahlen).
Die
Teilpläne für Personal, Investitio–
nen, Leasing, Fertigungsleistungen und
Projekte werden innerhalb der OPO-
Tabelle über sogenannte Satelliten (wei–
tere Arbeitsblätter) integriert.
Aus den
Ergebnissen dieser Teilplanungen werden
die relevanten Kosten automatisch durch
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