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CM Controller magazin 6/03 - Controller-Team der Sick AG
Systeme und Werkzeuge für das Con–
trolling.
Sie kümmert sich um die Konso–
lidierung und das Reporting, liefert be-
triebswirtschaftiiche Begleitung bei den
Innovat ions - und Wer t schöpfungs –
prozessen und koordiniert die Mittelfrist–
planung, das Budget und den Forecast.
In den Grundsätzen der Führung und
Zusammenarbeit bei SICK ist unter ande–
rem das Element
Managemen t by
Objectives
oder in der originalen SICK
Formulierung
„Ziele gemeinsam verein–
baren"
enthalten. Gerade dieser An–
spruch stellt eine große Herausforderung
an das Controlling-Team. Nur mit einer
Zielsetzung und Planung auf „bottom
up"-Basis kann man in allen Führungs–
ebenen die notwendige Unterstützung
für diesen Grundsatz liefern.
Das Projekt B@SICK
Die Anforderungen des Managements
und des Controllings an die zukünftige
Planung bei SICK wurden Rahmen eines
Organisationsprojekts „Budget @ SICK"
erarbeitet. Das umfangreichste Arbeits–
paket war darin die
„Kostenstellen–
planung".
Auslöser für das Projekt war
der Wegfall der alten Planungstools auf–
grund einer SAP-Umstellung von R/ 2 auf
R / 3 und die anfangs geschilderten Pro–
bleme im Planungsprozess. Ein
Projekt–
team
aus zentralen und dezentralen Con–
trollern kümmerte sich um die Aufgabe.
Ein
Lenkungsausschuss
besetzt mit
Managern aus verschiedenen Bereichen
begleitete das Team. Mit der anTloop AG
in Freiburg hatten wir auch einen tech–
ni schen Par tner e i ngebunden . Die
anTloop AG wurde auf Grund der um–
f angre i chen Erfahrung im Kosten–
controlling mit SAP
gewählt.
Das OPO-Konzept
Im Hinblick auf eine Erhöhung der Akzep–
tanz bei den planenden Managern stand
eine Vereinfachung im Vordergrund. In
diesem Zusammenhang kristallisierte
sich schnell
der Slogan des „OPO One
Page Only" als übergeordnetes Leitbild
der Kostenstellenplanung heraus.
Ziel war dabei ein Planungstool,
bei dem
der Manager auf einer einzigen Seite
seine ganze Planung bearbeitet und
das Ergebnis voll im Überblick hat.
Der
Seifcontrolling Gedanke stand hier im Vor–
dergrund. Zusätzlich kam aus dem Pro–
duktionsbereich die Anforderung einer
i n t eg r i e r t en
P l anung s s imu l a t i on
(„Spielwiese").
Hier müssen beispiels–
weise Stundensätze und Leistungsgrade
als wichtige Führungsgrößen parallel zur
Planung errechnet werden und somit „ge–
spielt", d. h. verschiedene Planungen si–
muliert werden. Als Wiedererkennungs-
effekt muss das Ganze in den gewohnten
Reporting-Strukturen eingebettet sein,
d. h. eine Fortführung des bewährten
Kostenstellenberichts.
Für die Realisierung dieser Idee war es
notwendig, die bisherigen Teilpläne:
• Personal (Kopfzahlen und ÄVM =
Äquivalente Vollzeit Mitarbeiter),
•
Fertigungsleistungen,
• Projekte,
• Investitionen / Leasing (kalkulatori–
sche Abschreibung),
• Kosten und Leistungen
in das Planungstool zu verknüpfen. Zu–
sätzlich sollten
auch Sekundärkosten
in die Planung eingebunden werden. Bei
SICKwerden diese in Form von Leistungs–
verrechnung (Standardpreise für Pro–
zesse) nach geplanten Abnahmemengen
der Leistungsempfänger verrechnet.
Um die Flexibilität des Planers zu erhalten,
entschied man sich für MS-Excel als
Benutzeroberfläche.
Eine komplizierte
Administration der Excel-Dateien sollte
jedoch ebenso vermieden werden, wie eine
neben SAP bes t ehende redundante
Planungsdatenbank. Daher war es not–
wendig,
Excel direkt mit SAP zu verbin–
den
und die vorhandenen SAP-Planungs–
funktionen und Kostenstellenstrukturen
zu nutzen. Es müssen die im SAP-System
vorhandenen Daten (Historie) in Excel ein–
gelesen werden und von Excel sicher und
einfach in das SAP-System zurückgespielt
werden. Auch die Idee einer Status–
verwaltung aller im SAP vorhandenen Ko–
stenstellen wurde in das Fachkonzept auf–
genommen. Zusammen bedeutet dies eine
optimale Ausnutzung der SAP-Planungs–
funktionen
mit der Unterstützung einer
flexiblen Excel-Benutzeroberfläche, im
nachfolgenden OPO-Tabelle genannt.
Die technische Lösung
Die Kostenstellenplanung erfolgt auf Ba–
sis der
OPO-Tabelle. Dabei handelt es
sich um eine Excel-Tabelle, die als For–
mular direkt in SAP eingebunden ist.
Im Jargon der Entwickler heißt diese Tech–
nik „Excel-lnplace" und sie macht es
möglich, dass Excel über ein spezielles
SAP-Programm („OPO-Dynpro") gestartet
werden kann.
Das
Layout der OPO-Tabelle wurde zu–
vor vom zent ralen Controlling
als
Mustervodage definiert (OPO-Master), auf
die Bedarfe des Konzerns abgestimmt
und auf einem gesicherten Netzwerks–
pfad abgelegt.
Öffnet nun der Planende
im Rahmen seiner SAP-Berechtigun-
Aufgrund der Größe
und des Umfangs
des Projekts wurden
die bei SICK neu
e ingeführ ten Me–
thoden des Projekt–
ma n a g eme n t s y s –
t ems „PRO^" ver–
wendet . Die Bau–
steine für eine erfolg–
reiche Projektarbeit
waren nun gelegt
und es entstand das
OPO Konzept: „One
Page Only".
1. Seil ritt:
OPO kopiert die
zentrale Formatvorlage
2.
Schrill:
OPO holt die
Referenzdaten aus SAP
.xit
3. Schrill:
Planer plant seine
Kostenstelle
4.
Schritt:
OPO überträgt die
Plandaten nach SAP
Weitere Funktion:
Statusverwaltung
Verfolgung der
Planungsstalus
^
beendet
O
in Arbelt
®
unbearttellel
Abb. 1: OPO-Technik In 4 Schritten
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