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CM Controller magazin 3/03 - Gaby Mehlhorn
Leistungsstellen zu untergliedern, zwang
uns, das gesamte Aufgabenspektrum der
Behörde zu beschreiben und zu definie–
ren. Eine völlig neue Betrachtungsweise
ergab noch zusätzlich die Forderung,
Aufgaben, welche nicht hoheitlich sind
und über einer bes t immt en [ahres-
umsatzgrenze liegen, steuedich zu be–
achten.
Vorteil war die Flexibilisierung in der
kameralen Buchhaltung hinsichdich der
gestatteten Deckungskreise in den Titeln
und Hauptgruppen. Weiterhin vollzog
sich ein wesentlicher Motivationsprozess
unter den Leitern wie auch Mitarbeitern,
denn erstmalig wurden Leistungen
einzeln betrachtet und bewertet.
Mit der steueriichen Behandlung des
LMET und der damit verbundenen jähr–
lichen Steuererklärung traten neue Pro–
bleme in der Aufzeichnung der einzelnen
Kosten zu Tage.
Einige Beispiele:
• Die Kosten wurden bisher nur als
Bruttowert gebucht.
• Die Titel sind stark komprimiert, eine
große Anzahl von Untertiteln müsste
erstellt werden.
• Die Anlagenbuchhaltung gibt es in
der kameralen Buchhaltung nicht.
• Die Kosten lassen sich in den einzel–
nen Titeln weder Kostenträgern noch
Kostenstellen zuordnen.
Zum 01 . lanuar 2 0 0 0 setzten wir uns das
ehrgeizige Ziel,
eine neue Buchhaltungssoftware
einzuführen
Was erwarten wir von einer geeigneten
Software?
/ Die Möglichkeit der
Einführung der
Kos t en-Le i s tungs rechnung
und
gleichzeitige Bearbeitung der Kame–
ralistik;
/ Die Bearbeitung der kaufmännischen
und kameralen Buchhaltung soll mit
einer
e inma l i gen E i ngabe
der
r e chnungs r e l evan t en Daten im
Echtzeitverfahren realisierbar sein;
/
Eine geeignete Verknüpfung beider
Buchhaltungssysteme im Berichts–
wesen als
Ergebnis für Controlling
und Entscheidungsfindung
zu je–
dem Bearbeitungszeitpunkt;
/ Die
Erstel lung der Rechnungs –
legung
am Ende eines Haushalts–
jahres, die Anfertigung der Jahres-
steuererklärung sowie der Geschäfts–
abschluss (Bilanz und/oder GuV);
/
Die
automatische Datenüberaahme
aus dem vergangenen und/oder in
das folgende Hausha l t s j ahr /Ge –
schäftsjahr muss möglich sein;
/ Die
Füh r ung e iner Anl agen–
buchhaltung
unter Einbindung der
vorgeschriebenenlnventarisierungs-
vorschriften des Freistaates sollte in
Verbindung mit der Auftragsbearbei–
tung durchführbar sein;
/ Die
Planung für folgende Haushalts–
jahre/Geschäftsjahre
nicht nur aus
Sicht der Titel/Konten, sondern auch
aus Sicht des Bedarfs der Kosten–
träger, zugeschnitten auf die einzel–
nen Kostenstellen muss möglich sein;
/ Die
Bedienung vorhandener Daten–
banken
über Schnittstellen sollte
realisierbar sein.
Notwendige Handlungsschritte
Bei der Einführung von derartigen Pilot–
projekten ist auf jeden Fall zu beachten,
dass alle in dem Verfahren
übergeord–
ne t en Dienststel len
einschl ießl i ch
Rechnungshof
sowie die
Partnerein–
richtungen
der Schnittstellen zu beteili–
gen sind.
Aus Erfahrung kann berichtet werden,
dass die Beteiligung aller Stellen zu
effektiven, offenen und unkomplizierten
Lösungswesen geführt hat. Es ermög–
lichte den Einsatz des Verfahrens in einer
vergleichbar kurzen Zeit.
Wichtig für die Einführung bei Projekten,
welche ganze Organisationseinheiten
betreffen, ist die
Arbeit mit allen Mit–
arbeitern
vom Starttermin an. Dies er–
leichtert die Akzeptanz des Neuen und
wesendiche Fehlerquellen können aus–
geschlossen werden. Der einzelne Mitar–
beiter ist motiviert und bereit, Verant–
wortung bzw. andere Aufgaben zu über–
nehmen. Die Coaching- und Schulungs–
tage sind effektiv und wirtschaftlich ver–
tretbar zu absolvieren. Sehr günstig ha–
ben sich die
Coachingtage vor Ort am
Arbeitsplatz des jeweiligen Mitarbei–
ters ausgewirkt.
Um mit Hilfe der elektronischen Daten–
verarbe i tung be ide Buchha l tungs –
systeme zu bedienen, ist es notwendig,
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen durch–
zuführen bzw. eine Vielzahl von Such–
kriterien verschiedener Behörden-/Unter-
nehmensprozesse zu beschreiben. Eine
Analyse der Tätigkeitsfelder wie auch
ein Personalcontrolling
waren ein we–
sent l icher Schri tt in der Aufgaben–
bewältigung. Dabei ist
die Einbeziehung
aller Organisationseinheiten von größ–
ter Wichtigkeit.
Alle Beteiligten waren
sich von Anfang an einig, dass die Verant–
wortlichkeiten eindeutig und die Auf–
gabenbeschreibung direkt zuordenbar
sein muss. Denn genau dies ist die Vor–
aussetzung einer künftigen sauberen
Kontierung der rechnungsrelevanten
Daten.
Ein wesendicher positiver Effekt wird
durch das System selbst gegeben. Die
graphische Benutzeroberfläche ermög–
licht ein einfaches Arbeiten, da ihr De–
sign auf Prinzipien 'einfach zu erlernen',
'einfach nachzuvollziehen', 'einfach zu
korrigieren' und 'effizient und
komforta–
bel zu bedienen' basiert.
Das Landesamt für Mess- und Eichwesen
Thüringen wendet als
Softwarelösung
NAVISION/Financ ial s
an.
Mit
NAVISION/ Financials steht ein moder–
nes Instrument für das
kamerale
und
kaufmännische Rechnungswesen, die
Budgetierung, Outputorientierung sowie
die Veranlagung von Steuern undAb–
gaben in der Verwaltung zur Verfügung.
Integraler Bestandteil dieser Software sind
darüber hinaus eine komfortable und lei–
s tungs f ähi ge
Kos t en- /Le i s tungs -
rechnung/Controlling, ein Berichtswesen,
eine Anlagenbuchhaltung, eine GuV,
zei tgemäße Investitionsplanung. Ein
leicht
bed i enba r e s
Haushal t s –
informationssystem und weitere Funk–
tionen wie beispielsweise Lager- und Auf–
tragsbearbeitung gehören ebenfalls dazu.
Innerhalb einer leicht bedienbaren Be–
nutzeroberfläche sieht das System wahl–
weise die klassische Haushalts-, Kassen-
und Rechnungsführung und eine kauf–
männische Buchführung vor. Gleichzei–
tig deckt das Verfahren alle Anforderun–
gen im Sinne des neuen Steuerungs–
modells ab. Es stellt im Echtzeitverfahren
wichtige und aktuelle Informationen be–
reit, um die komplette Steuerung, Budge–
tierung, Kostentransparenz sowie die
Kosten- und Leistungszuordnung zu
Kostenträgern (Produkten) und Kosten–
stellen zu gewährieisten.
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