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CM Controller magazin 3/03
VERTRIEBSCONTROLLING
MIT DER HEISSEN LISTE
Dr. Bernhard Böhm war in untersci i ied-
l ici ien Planungs- und Cont rol l ing–
funkt ionen des Maschinen- und An–
lagenbaus tät ig und arbei tet sei t
2003 im Betei l igungsmanagement
der EnBW Energie Baden-Würt tem–
berg AG
von Bernhard
Böhm,
Karlsruhe
1. Inhalte und Lücken des monat–
lichen Berichtswesens industrieller
Konzerne
Das monatliche Berichtswesen industri–
eller Konzerne umfasst als traditionelle
Kernbestandteile
^ einen frühzeitig nach Ablauf des Be–
richtsmonats zu meldenden
Schnell–
oder Eilbericht mit Angaben über
Auftragseingänge und Umsätze
sowie über den zum Monatsende
vorrätigen Auftrags- und Personal–
bestand,
^ einen
nach circa zehn Arbeitstagen
zu meldenden Ergebnisbericht
mit
Gewinn- und Ve r lus t r echnung ,
Mona t sb i l anz ,
Inves t i t ionsver –
fügungen, Cash Flow Rechnung, der
Fälligkeitsstruktur der Forderungen
und der bei einzelnen Produkt–
gruppen im Umsa t z erzi e l ten
Deckungsbeiträge.
Die jeweiligen Angaben erfolgen als
Mona t swe r t e und kumul ierte Fort–
schrittszahlen des Geschäftsjahres und
werden durch qualitative Management–
komment ar e , Vorschaurechnungen,
Risikoberichte und möglicherweise um
ein Projektreporting zur mitlaufenden
Kalkulation von Großaufträgen ergänzt.
Die betriebswirtschaftlichen Kenngrößen
des Berichtswesens kommen aus dem
betrieblichen Rechnungswesen bzw. der
Buchhaltung. Der Auftragseingang, kurz
AE, weist dabei den engsten Bezug zum
Absatzmarkt auf und wird beim schrift–
lichen Auftragsabschluss und erhaltener
Kundenanzahlung oder Bankgarantie
gemeldet. Im Maschinenbau entspricht
der AE unter Berücksichtigung eines re–
lativ konstanten Geschäfts mit Service
und Ersatzteilen dem Volumen der am
Markt gewonnenen Angebote.
Typischerweise fehlen jedoch Informa–
tionen über die kurzfristig zu erwar–
tende Geschäftsentwicklung durch die
bei den Kunden platzierten Angebote,
deren Abschlusswahrscheinlichkeit
und -frist.
Die Anzahl und Volumina der
verlorenen Angebote sowie die Ursachen
für deren Vertust werden ebenfalls nicht
deutlich.
2. Die heisse Liste zur Angebots–
verfolgung im Vertriebsbereich
Ein einfaches Instrument zur Verfolgung
der am Markt herausgelegten Angebote
ist die heiße Liste. Sie ergänzt die klassi–
schen Berichtselemente um Informatio–
nen über die jeweils aktuelle Angebots–
und Wettbewerbssituation und erlaubt
Rückschlüsse auf die künftigen Auftrags–
eingänge und die daraus resultierende
Kapazitätsauslastung.
Das nachfolgende Berichtsformular zeigt
den
exemplarischen Aufbau einer hei–
ßen Liste zur Angebotsverfolgung für
die Einzel- oder Kleinserienfertigung
imMaschinenbau.
Die im Folgenden zur
Begrenzung der betrachteten Angebote
gewählten Schwellwerte bei Auftrags–
wahrscheinlichkeit und -frist können
selbstverständlich unternehmensspezi–
fisch angepasst werden. Die einzelnen
Informationen werden von den verant-
wordichen Vertriebsmitarbeitern gelie–
fert.
Das Controlling sammelt und mode–
riert die Daten anschließend mit dem
Vertrieb und der Geschäftsleitung.
Die vom Vertrieb innerhalb der nächsten
drei Monate mit einer Wahrscheinlich–
keit von mindestens 60 % erwarteten
Auftragsvergaben werden einschließlich
der im Berichtsmonat gewonnenen oder
verlorenen Angebote der Reihe nach auf-
gelistet.
Die Angebotsbeschreibung erfolgt durch
Angabe des Kunden und seines Sitzes,
des angebo t enen Maschinen- oder
Produkttyps, der relevanten Wettbewer–
ber sowie des Angebotswerts. Der zeitli–
che Zugang des Angebots zur heißen
Liste, der Abschluss, Abgang oder Ver–
lust wird mit Verweis auf den jeweiligen
Berichtsmonat angegeben. Im Falle des
Verlusts wird die Ursache durch Hinweis
auf den Angebotspreis (P), technische
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