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Controller magazin
4/2000
• die Buci iung und Verarbei tung von
Bew/egungsdaten,
• die paral lele Erste l lung v o n Ab –
s ch l üs sen nach i n t e r na t i ona l en
Rechnungslegungsnormen und
• die Erfassung und Verarbei tung von
Non-Financials
gebildet werden.
Häufig können diese Aufgabenstellungen
nur von einem eng begrenzten Personen–
kreis im Finanzbereich bearbeitet wer–
den. Ist dies der Fall, verspricht eine auf–
einanderfolgende Bearbeitung die besten
Ergebnisse.
In der Projektphase zur Ausgestaltung
der Reporting-Inhalte ist die Effizienz des
Reporting-Prozesses zunächst - in einem
gewissen Rahmen - von nachgeordne–
ter Bedeutung. Erst wenn die benöt igten
Reporting-Daten grundsätzl ich verfügbar
und die Datenqual ität annähernd zufrie–
denstel lend ist, kann die Effizienz des
Prozesses als Au^abenstel lung fokussiert
werden.
Opt imierung u n d Vereinhei t l ichung der
Repor t ing-Prozesse
Die Erwartungshaltung von Management
und Kapitalmarkt, künftig steuerungs–
relevante Informationen aktueller als zum
gegenwärt igen Zei tpunkt zu erhal ten,
stellt für die berichtenden Einheiten ein
erhebliches, mehrdimensionales Problem
dar
Die Bereitstel lung „neuer" Reporting–
informationen wie Abschlüsse der Unter–
nehmensbereiche etc. führt zunächst zu
Mehraufwand in den berichtenden Ein–
heiten. Dieser Mehrauhvand soll aber in
oft erheblich kürzerer Zeit bewältigt wer–
den, obwohl das Reporting-Personal i.d.R.
bereits unter hoher Arbeitsbelastung lei–
det. Dieses Dilemma kann nur durch kon–
sequente Optimierung und Vereinheidi-
chung aller bestehenden Prozesse in den
Einzelgesellschaften, Teilkonzernen und
der Holding erreicht werden.
Der Ausgangspunkt zur Opt imierung der
Prozesse ist die detaillierte Erhebung der
bestehenden Verfahrensweisen und de–
ren anschl ießende Analyse. In den EG, in
denen ein Performance Check durchge–
führt wurde, bi lden dessen Ergebnisse
eine gute Grundlage für die erforderliche
Analyse. Die Analyse muss die vorhan–
denen Engpässe, die der Beschleunigung
der Prozesse entgegenstehen, aufdecken.
In der Praxis sind die Probleme häufig in
den Bereichen
• Löhne und Gehälter,
• Bestandsbewertungen,
•
Intercompany-Abst immungen,
• Rückstel lungen und
•
Währungsumrechnung
zu finden.
Im Anschluss an die Identifikation der
zeitl ichen Engpässe müssen zunächst
Maßnahmen ergriffen werden, die das
Vorziehen des Buchungsschlusstermins
und die Beschleunigung des Periodenab
S c h l u s s e s
in der Finanzbuchhaltung (Fibu)
ermögl ichen. Dabei wi rd empfohlen, sich
an Best Practice Beispielen zu orientieren.
Nach erfolgter Definition und zumindest
t e i lwe i se r Rea l i s i e rung de r Ver –
b e s s e r un g smaßnahmen z u r Da t en –
sammlung und -bereitstellung muss in
den Einzelgesellschaften der Sub-Prozess
zur Weiterverarbeitung der Reporting-
Daten optimiert werden.
Die Schwachstellen dieses Sub-Prozesses
werden in hohem Maße durch abwei –
chende Datenstrukturen zwischen Vor-
und Reporting Systemen und durch die
fehlende Integration der DV-Systeme be–
st immt . Die Folge sind umfangreiche,
manuel le Er fassungs und Abs t imm–
tätigkeiten.
Die Standardisierung und Automatisie-
mng des Datenflusses von unterschied–
lichen Vorsystemen (die Vorsysteme vari –
ieren häufig sowohl innerhalb einer EG
als auch i.d.R. zwischen den reportenden
Einheiten einer Unternehmensgruppe)
stellt erfahrungsgemäß eine schwer zu
lösende Problemstellung dar Die opt i –
male Lösung, ein vol lständig integrier–
tes, in allen Konzerngesellschaften ein–
he i t l i ches Sys t em mi t i den t i s chen ,
report ing konformen Datenst rukturen
lässt sich aus vielen Gründen nicht reali–
sieren. Zum einen würde die konzern–
weite Einführung eines solchen Systems
Ld.R. ein immenses Invest i t ionsvolumen
erfordern. Zum anderen würde diese
Systemvereinheitl ichung mehrere jähre
Zeit beanspruchen.
Während dieser Zeit würde das geforder–
te Reporting nur zum Teil zur Verfügung
stehen und auch die Basissysteme könn–
ten nur mit verminderter Performance
arbeiten.
Ebenfal ls ni cht real isierbar s i nd i nd i –
v i due l l programmier te Schni t tstel len
zw i s c h e n d e n e i nz e l nen Sys t emen .
Einerseits ist das dafür benötigte DV-Per-
sonal oft nicht vorhanden und anderer–
seits würde ein immenser Pflegeaufwand
generiert. Zur Beseitigung dieses Dilem–
mas wurde, durch die Untemehmensbe–
ratung Rudolf Mül ler und die C & S Con–
sulting & Solution GmbH, die „Solution
for Intelligent Reporting (SIR)", als flexi–
bles „uni versel l einset zbares" Schni t t –
stel len-Tool entwi ckel t . SIR löst sowoh l
DV-Probleme als auch inhaldi che Pro–
bleme des mode r nen Repor t ing
Zur Bese i t i gung der Schn i t t s t e l l en –
probleme eriaubt SIR die Verarbeitung
von Standard-Download-Dateien (ASCII)
der Vorsysteme. Für alle Dateien, die ein–
gelesen werden sollen, muss der Anwen–
der lediglich einmalig die Strukturen und
die Inhalte der Input-Dateien definieren.
In gleicher Weise sind die Formate für die
Export -Dateien (EG-internes Reporting,
TK-Reporting, Konsolidierung) durch den
Anwender - den Anforderungen ent–
sprechend - flexibel zu gestalten.
HGB Bilanz und
HGB GuV
US GAAP (lAS
Balance Sheet
US GAAP/IAS
Income Stateir
etc.
Erfassung und
Forlsctireibung der
US GAAP/bzw. lAS
Adjustments
Abb. 6: Struktur und Elemente von SIR
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