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Besonders interessant war auch die Ana–
lyse, wieviele Berichte und Seiten die Füh–
rungskräfte im Monat oder jähr regelmä–
ßig erhielten. Dies wa r en im Mona t eini –
ge 100 Sei ten, eine Informationsmenge,
die nicht zu verarbeiten ist. Hier wurde
akuter Handlungsbedarf deutl ich.
Eine qualitative Beurteilung des Berichts
Wesens brachte u. a. folgende Erkennt–
nisse;
> mehrere Berichte enthielten keine
Planzahlen, wenn doch, waren teil–
weise aktuelle Planzahlen nicht ver–
fügbar,
> ein Großteil der Berichte enthielt Ta–
bel len, nur ca. ein Viertel Graphiken,
> es existierte kein standardisiertes Be–
r ichtswesen zu strategischen Pro–
jekten.
Unmittelbarer Nutzen aus der Ist-Analy–
se war die Einleitung einer Bereinigung
bei Doppelarbeiten und die El iminierung
von überflüssigen Berichten.
Vorgehenswe i se Informat ionsbedar fs –
analyse;
Die Informationsbedarfsanalyse wurde
größtenteils zusammen mit der Erhebung
des Ist-Zustandes durch entsprechende
wei ter führende Fragen durchgeführ t .
Methodisch wurden in dieser Phase Fra–
gebögen, Interviews und Workshops ein–
gesetzt. Zur Erstellung des Soll-Profils
waren die inhaltl ichen, zeitlichen und
formalen Anforderungen der Unterneh–
mensführung an das künftige Führungs–
berichtswesen zu ermitteln. Es ging hier
darum, den Informationsbedarf des Ma–
nagements zur Wahrnehmung seiner
Führungsaufgaben zu ermitteln und dar–
aus ein Anforderungsprofi l für das künf–
tige Berichtswesen als Instrument zur
Führungsunterstützung abzulei ten. Es
wurden in der Analyse dabei auch kon–
kret fehlende Informationen erhoben. Das
Anforderungsprof i l beschrieb den Soll-
Zustand anhand verschiedener Merkma–
le, die dann als Kriterien in die Bewertung
des Ist-Zustandes und der Neukonzeption
einflossen.
Ergebnis der Informationsbedarfsanaly–
se war ein erstes Sollprifil des künftigen
Berichtswesens, das die Anforderungen
der Unternehmensführung an Inhalt, Auf–
bau, Aktual ität, Detaillierung und Orga–
nisation des Führungsberichtswesens be–
schrieb.
3.3 Neukonzeption und Bereinigung
des Berichtswesens
Zielsetzung dieses Arbeitspaketes war
aufbauend auf den Ergebnissen der Ana–
lysephase die Neukonzept ion des Füh–
rungsberichtssystems entsprechend der
Anforderungen der Führungskräfte und
die adäquate Gestaltung einzelner Berich–
te. Die spezielle Zielsetzung war dabei
> Au f bau einer Füh r ungsbe r i ch t s –
mappe (Geschäftsführungsebene),
> Einheitliches und durchgängiges Be–
richtswesen aus einem Guß,
> Empfängerorientiertes Berichtswesen,
> Gemeinsame und einheitliche Ver–
wendung von Begriffen,
> Schaffung einer ausbaufähigen Basis-
lösung,
> Schnelle, aussagefähige Gesamtsicht
und Teilbereichssicht (Ausweis Mut –
ter - Töchter getrennt und als Gruppe),
> Wirtschaftlichkeit und Transparenz
des Berichtswesens,
> Laufende Ber i chters tat tung über
H o c h r e c h n u n g e n ,
Fo r ecas t ,
Abweichungsanalysen und Maßnah–
men zur schnellen Übersicht und Ver–
besserung der Reaktionsfähigkeit für
das gesamte Unternehmen, die Ge–
schäftsbereiche und Tochtergesel l –
schaften,
> Schaffung des Basisbausteins des
Navigat ionssystems Marquardt .
Vorgehenswe i se
Aufbauend auf der Projektzielsetzung
und der existierenden Führungs- und
Control l ingphi losophie sowie im Hinblick
auf die kommenden Geschäftseinheiten
erfolgte ein Vergleich von Ist- zu Sollpro–
fil, die Identifikation von Differenzen und
daraus resultierenden Handlungsbedar -
fen. Auf Grund der Analyseergebnisse
fand die Neukonzept ion des Führungs–
berichtssystems der ersten Führungsebe–
ne statt. Im Hinbl ick auf die angestrebte
Gesamtkonzept i on wu r de im ersten
Schritt das bestehende Berichtssystem
um Informationen bereinigt, die nach
dem Sollprofil und aus der Analyse her–
aus offensichtlich nicht mehr oder in
anderer Form benötigt wurden. Ausge–
hend von dem verbleibenden Rumpf er–
folgte dann der Aufbau des neuen Sy–
stems. Dabei sollte der Aufbau des Navi –
gat ionssystems strikt von oben nach
unten, also von den Informationsbedürf–
nissen der Unternehmensführung aus–
gehend erfolgen. Dabei war ein Zeithori –
zont von einem halben Jahr vorgesehen,
um vom ersten Geschäftsleitungswork–
shop zum komplett installierten Füh–
rungsberichtswesen zu gelangen. Mi t der
Durchführung des Projekts „Führungs–
ber ichtsmappe" wurde eine Task Force,
bestehend aus Mi tarbei tern der Abtei –
lungen Finanz- und Rechnungswesen,
Betriebswirtschaft und externen Beratern
betraut. Dabei stand ein Marquardt -Mi t –
arbeiter zu nahezu 100 % seiner Kapazi–
tät über die gesamte Projektlaufzeit zur
Verfügung, während die Sachkompetenz
der übr igen Mitarbeiter im Rahmen der
Projektworkshops gefragt war. Dabei
waren Anforderungen und bestehende
Mögl ichkeiten in Einklang zu bringen.
Insbesondere war zu prüfen, inwieweit
das Interne Rechnungswesen in der Lage
war, die erforderiichen Eingangsinforma–
tionen zu liefern. Gewisse Anforderun–
gen an das Berichtswesen waren auf–
grund des damal igen Ausbaustandes der
bestehenden Informationssysteme nicht
erfüllbar, so daß ein stufenweiser Aus–
bau vorgesehen wurde und die identifi–
zierten Handlungsbedarfe zu dokumen–
tieren und zu kommunizieren waren.
Die Durchführung dieser Phase erfolgte
in drei Stufen;
> Best immung der Gr unds t r uk t u r
• Festlegung Grobstuktur/
Ber ichtspyramide/
Analyseketten
• Spaltenschema
• Berichtsfächer
• Einbindung der Tochtergesel l –
schaften in das Führungs–
berichtswesen
• Zwischenpräsentat ion (Vorstel –
lung der Grundstruktur im Kreis
der Geschäftsführung)
> Erstel lung Fe i nkonzept
• Einarbeitung der Anregungen
aus der Zwischenpräsentat ion
• Gliederung innerhalb der
Berichtsfächer
•
Ber ichtslayout/Formblätter
• Mehrdimensionale Berichts–
inhalte und Berichtsumfang, z.B.
Auftragseingänge, Umsätze, Er–
gebnisse, Durchlaufzeiten,
Reklamationen etc.
• Festlegung Zei lenstruktur
• Berichtsaufbau, z .B. mit visueller
Aufbereitung, Graphiken
• Begriffsdefinitionen
• Berichtersteiler und Empfänger
• Regelungen zur permanenten
Aktual isierung des Berichts–
wesens
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