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> Istanalyse auf das notwendigste be–
schränken,
> genaue Abgrenzung des Analyse–
bereiches (Was ist ein Bericht?),
> nicht an vorhandenen (DV)St ruktu-
ren orientieren,
> Ausr i chtung an der Informat ions–
nachfrage, nicht am -angebot.
3. 2. Analyse des bestehenden
Führungsberichtssystems und Er–
mittlung des Informationsbedarfs der
Unternehmensführung
Im Arbeitspaket 2 wurden die notwendi –
gen analytischen Vorarbeiten zur Neu–
konzeption des Berichtswesens durchge–
führt. Die in die Analysen einbezogenen
Mitarbeiter waren umfassend über das
Projekt zu informieren und damit für das
Thema zu sensibilisieren. Eine breiten–
wirksame und offene Kommunikation im
Rahmen einer Kick-Off-Veranstaltung über
Zielsetzung und Vorgehensweise des Pro–
jektes räumte etwaige Unklarheiten und
falsche Erwartungen aus und stellte das
Projekt somit auf eine breite Basis, indem
Betroffene zu Beteiligten gemacht wur –
den. Die Feinplanung der Analysephase
mit dem Entwurf eines Interviewleitfadens
sowie der Konzeption von Workshops war
zu leisten. Ziel dieses Arbeitspaketes war
die zielgerichtete Analy–
se der gegenwärtig bei
Ma r qua r d t erstel l ten
Berichte für die Unter–
nehmens führung (Ist-
Zustand) und die Ermitt–
lung eines ersten Soll–
profils des Berichtswe–
sens
aus
einer
I n f o rma t i onsbeda r f s –
analyse der Führungs–
kräfte.
Wer berichtet (z. B. Tochtergesel l –
schaften, Control l ing, Funkt ionsbe–
reiche, etc.)?
An wen wi rd berichtet (z. B. Unter–
nehmensleitung, Sparten, etc.)?
Was wi rd in welcher Differenzierung
berichtet (z. B. Ergebnisse, Absatz-
und Umsatzzahlen, Auftragseingän–
ge, montäre und n i cht -monetäre
Kennzahlen etc.)?
Wann wi rd berichtet (z. B. regelmä–
ßig, ereignisorientiert, bei Abweichun–
gen etc.)?
In welchen zeitlichen Dimensionen
wi r d berichtet (z. B. Plan, Ist, Forecast
etc.)?
Wer ist für die Berichterstellung ver–
a n t wo r t l i c h (z . B. P l anungs –
koord i nat i on und Ber i chtswesen,
Funktionsbereiche, Sparten etc.)?
In welcher Form wi rd berichtet (Kon–
sol idiert, Gesel lschaftskennzahlen,
Gesellschaftsvergleich)?
Wie sind die Berichte aufgebaut (Ta–
bellen, Graphiken etc.)?
Wie werden die Berichte zur Berichts–
pyramide verknüpft?
Wie sieht die vorhandene DV-Unter -
Stützung aus?
Wie ist die Anbindung an vorgelagerte
Informationssysteme?
Wie sieht die Intensität der Nutzung
Controller magazin 3
/99
Berichtskategorie
(Anzahl Seiten je Zeitintervall)
1
V o r g e h e n swe i s e I s t –
analyse:
In der Istanalyse wurde
das gesamte vorhande–
ne Ber ichtswesen der
Marquardt GmbH unter–
sucht. Methodisch soll–
te durch bilaterale Ge–
spräche und du r ch
Dokumentenstudien bei–
spielsweise Aufschluß zu
folgenden Fragen ge–
wonnen werden:
tägi
wöchenti monati
quart
jährl
sons t
Umsatz
7
2
206
128
125
148
Stückzahl
14
75
24
28
36
47
Köpfe
231
2
49
27
Stunden
4
2
86
4
62
Kosten
1.004
32
24
2
Ergebnis
33
8
sons t i ges
88
91
42
171
43
Gesamt
25
167
1.675
232
417
329
Anzahl der Monatsberichte in den Kategorien
Anzahl Berichte
Anteil %
Anzahl Seiten
Anteil %
Umsatz
74
33%
206
12%
Stückzahl
13
6%
24
1%
Köpfe
11
5%
231
14%
Stunden
22
10%
86
5%
Kosten
42
19%
1.004
60%
Ergebnis
26
12%
33
3%
sons t iges
34
15%
91
5%
Gesamt
222
100%
1.675
100%
Abb. 1: Bestandsaufnahme
Berichtswesen
'
199
der Berichte bei den Empfängern aus
und wie ist deren Zufriedenheit?
Die Sammlung und Bewertung der Be–
richte wurde dezentral in den einzelnen
Abtei lungen organisiert, wobei die jewei–
ligen Leiter vorher durch ein Rundschrei –
ben informiert wurden. Es fand eine vor –
wiegend quantitative Analyse anhand
eines Fragebogens statt.
Ergebnis der sehr umfassenden Istanaly–
se war ein differenziertes und dokumen–
tiertes Istprofil des bestehenden Berichts–
wesens bei Marquardt .
Neben einer breiten Informationsfül le
wurden Redundanzen und starke inhalt–
l i che
Überschneidungen
e i nz e l ne r
Berich–
te sowie größere Unterschiede in der
Struktur, Aufbereitung und Darstellung
von Informationen festgestellt.
Die Berichte wurden physisch gesammelt
und der daraus entstandene „Berg" in
einer Zwischenpräsentat ion den Füh–
rungskräften vorgestellt. Damit wurde
ein entsprechendes Problembewußtsein
generiert. Es wurden insgesamt 372 Be–
richte mit auf das lahr hochgerechnet ca.
26.000 Seiten analysiert;. Die folgende
Abbi ldung verdeutl icht einige Analyse–
ergebnisse und die dabei vorgenomme–
ne inhaltliche Klassifizierung: