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Controller magazin
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er keinen externen Anschluß benötigt,
was einige Unternehmen aus Daten–
schutzgründen ablehnen. Als Hardware
ist neben einem PC ein CD-ROM-Lauf–
werk erforderlich.
Neben den Investitionskosten für die
Hard- und Software fallen für die Online-
Datenbank-Nutzung Kosten für das Da–
tennetz und die Schulung von Mitarbei–
tern und für Datenbank-Gebühren an.
Die Datenbankgebühren setzen sich i.d.R.
aus fixen monatlichen oder jährlichen
Grundgebühren und variablen Gebüh–
ren, die von der Anschaltzeit und den
abgerufenen Informationseinheiten ab–
hängig sind, zusammen.
5. Die besonderen Aufgaben des Con–
trollers bei der Nutzung von Wirt–
schaftsdatenbanken
Als Grundlage der effizienten Nutzung
von Wirtschaftsdatenbanken besteht
eine wesentliche Aufgabe des Controller-
Service darin, präzise den Bedarf an ex–
ternen Informationen im Unternehmen
festzustellen. Wenn mit einer umfangrei–
chen Nachfrage nach externen Informa–
tionen aus unterschiedlichen Unterneh–
mensbereichen gerechnet wird, sollte
eine Informationsbedarfsanalyse durch–
geführt werden. Dabei wäre es aus Ko–
stengründen vorteilhaft, wenn der exter–
ne Informationsbedarf im Rahmen einer
sowieso notwendigen umfassenderen
Informationsbedarfsanalyse erfaßt wür–
de. Hat man es mit wenigen Nachfragern
nach externen Informationen zu tun, läßt
sich der Informationsbedarf sicherlich mit
geringerem formalen Aufwand z. B. bei
einer Brainstormingsitzung ermitteln.
Als Vorbereitung sollte die Controlling-
Abteilung auf jeden Fall die bisherige
Nachfrage nach externen Informationen
und ihre Quellen zusammenstellen. Häu–
fig läßt sich daraus schon erkennen, wel–
cher permanente Bedarf an externen In–
formationen besteht. Dieser sollte aber
vom Controller-Dienst kritisch auf seine
Zielorientierung hin hinterfragt und nicht
als gegeben hingenommen werden.
Zu den weiteren Aufgaben des Control–
lers gehört es, aufgrund der Ist-Nachfra–
ge und den Ergebnissen der Informati–
onsbedarfsanalyse den gesamten Bedarf
an externen Informationen zu dokumen–
tieren. Im nächsten Schritt muß dann
überprüft werden, welcher Teil des Be–
darfs sich aus Wirtschaftsdatenbanken
decken läßt. Da das Angebot immens
groß ist und stetig wächst, wird das si–
cherlich der überwiegende Teil sein. Als
nächstes muß herausgefunden werden,
in welchen Datenbanken die gesuchten
Informationen zur Verfügung stehen.
Im allgemeinen wird zunächst der peri–
odisch wiederkehrende Informationsbe–
darf betrachtet. Dazu gehört z. B. der
regelmäßige Abruf bestimmter Aktien-
und Devisenkurse oder die automatische
Durchsuchung ausgewählter Tageszei–
tungen und Fachzeitschriften nach vor–
gegebenen Schlüsselworten. Auf diese
Weise könnte z. B. ein täglicher oder
wöchentlicher Pressespiegel erstellt wer–
den. Da sich der permanente Informati–
onsbedarf im Verlauf der Zeit ändert, hat
die Controller-Abteilung dafür Sorge zu
tragen, daß die Veränderungen erkannt
und das Angebot entsprechend ange–
paßt wird.
Es darf aber nicht übersehen werden,
daß die Befriedigung der sich spontan
aus einer Entscheidungssituation erge–
benden Nachfrage besonders wichtig ist.
Deshalb müssen Mitarbeiter des Control–
ler-Teams entsprechend ausgebildet wer–
den, um selbständig und kurzfristig in
Wirtschaftsdatenbanken recherchieren
zu können und für alle Mitarbeiter als
Ansprechpartner zur Verfügung zu ste–
hen. Dabei kommt es auch auf die be–
triebswirtschaftliche Fachkompetenz der
Controller an, da die Qualität einer Re–
cherche steigt, wenn der Rechercheur
über ein inhaltliches Verständnis der Fra–
gestellung verfügt. Dadurch wird eine
gezieltere Informationsselektion ermög–
licht und während der Recherche ent–
standene Ideen können im Verlauf der
Abfrage sofort berücksichtigt werden.
Es ist wünschenswert, daß die aus Wirt–
schaftsdatenbanken gewonnenen Infor–
mationen in ein bestehendes innerbe–
triebliches Informationssystem integriert
werden. Der Vorteil besteht in der Verfüg–
barkeit von internen und externen Infor–
mationen in einem System, denn ihr Zu–
sammenspiel bildet die Grundlage für
eine verbesserte Problemanalyse und
damit für fundiertere Entscheidungen.
le nach Problemstellung müssen die aus
Wirtschaftsdatenbanken gewonnenen
Informationen vom Controller-Dienst mit
weiteren externen Informationen vom
Controlling ergänzt werden, die nicht auf
elektronischen Medien zugänglich sind.
Die entscheidende Aufgabe des Control–
lers besteht in der problemorientierten
Aufbereitung der zusammengetragenen
Informationen für die Entscheidungsträ–
ger Dazu gehört sowohl die inhaltliche
Aufbereitung wie die Erstellung von Zeit–
vergleichen, Trends und Prognosen und
die Ergänzung von „Zahlenfriedhöfen"
mit Erklärungen als auch die optische
und formale Gestaltung wie aussagefähi–
ge Grafiken und die übersichtliche Form
von Berichten. Auch hierfür ist es von
Vorteil, wenn die recherchierten Informa–
tionen in ein bestehendes betriebliches
Informationssystem integriert werden.
Wie bei vielen Anwendungen der elektro–
nischen Datenverarbeitung liegt ein we–
sentlicher Vorteil der Nutzung von Wirt–
schaftsdatenbanken für die Controller in
der schnellen und zielgerichteten Infor–
mationssuche aus einem umfassenden
und aktuellen Informationsangebot. Das
ersetzt das zeitaufwendige Zusammen–
stellen von externen Informationen aus
Tageszeitungen, Fachzeitschriften, Stati–
stiken usw., die häufig erst noch beschafft
werden müssen. Durch die erleichterte
und beschleunigte Informationssuche
gewinnen die Controller Zeit für ihre ei–
gentlichen Aufgaben wie die Auswertung
und Aufbereitung der Informationen und
Analyse- und Koordinationstätigkeiten.
Literaturverzeichnis
Hügel, Reinhold: Der internationale Markt für
(Online-Datenbanken), Diss., Frankfurt 1990
Rosenhagen. Klaus: (Informationsversorgung)
von Führungskräften. Empirische Untersuchung,
in: Controlling. 6. Ig., H. 5,1994, S. 272 • 280.
Stoetzer, MatthiasWolfgang; Volkgenannt,
Maja: Elektronische (Informationsdienste) in
Unternehmen: Das Beispiel der Online-Daten–
banken, in: NfD, 45. Ig, H. 3,1995, S. 153 • 158.
Struckmeier, Helgard: Gestaltung von (Führungs–
informationssystemen), Wiesbaden 1997.
Einen guten Überblick über das Angebot auf
dem Informationsmarkt bietet die Internatio–
nale Fachmesse für Information INFOBASE,
die jährlich im Mai in Frankfurt stattfindet. In
dem dazu von der Messe Frankfurt GmbH
herausgegebenen Katalog sind alle Aussteller
verzeichnet und wird ihr Datenbankangebot
nach Sachgebieten gegliedert dargestellt. Vgl.
Messe Frankfurt GmbH (Hrsg.): INFOBASE 97,
Internationale Fachmesse für Information,
Offizieller Katalog, Frankfurt 1997.
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