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Controller magazin 4/98
schnellen Überblick über das interessie–
rende Themengebiet, erfordern aber die
Beschaffung der Primärquelle. Sie lassen
sich in die bibliographischen Datenban–
ken und die Nachweisdatenbanken ein–
teilen. Die bibliographischen Datenban–
ken bieten in erster Linie Verweise auf
wissenschaftliche Literatur an. Neben den
genauen Quellenangaben enthalten sie
Schlüsselworte, die den Inhalt charakte–
risieren und den Suchprozeß erleichtern.
In Nachweisdatenbanken sind Hinweise
auf Institutionen, Personen, Forschungs–
projekte oder audividuelles Material ge–
speichert.
Die Nutzung von Online-Datenbanken
bringt für den Anwender eine Reihe von
Vorteilen mit sich (vgl. Hügel,
1
990,
S.
1
2 ff):
- umfassendes Informationsangebot,
- schnelle Informationsbeschaffung,
- hohe Aktualität der Informationen,
- mehrdimensionale Suche, Kombinier-
barkeit von Suchbegriffen,
- Informationen sind an 7 Tagen in der
Woche rund um die Uhr abrufbar,
- ortsunabhängiger Zugriff,
- erleichtert die Recherche schwer zu–
gänglicher Informationen.
TVotz der großen Vorteile von Online-Da–
tenbanken sollten bei ihrer Nutzung die
Schwächen und Grenzen berücksichtigt
werden (Stoetzer / Volkgenannt,
1
995,
S. 156 f.):
- mangelnde Markttransparenz,
- z. T schlechtes Preis-/Leistungsverhält-
nis,
- z. T unzureichende Serviceleistungen,
- von Host zu Host unterschiedliche Re-
trievalsprachen,
- bei der Nutzung von Sekundär-Infor-
mationsdatenbanken ist die Beschaf–
fung der Originalliteratur aufwendig.
Hinzu kommt, daß längt nicht alle Infor–
mationen in Online-Datenbanken gespei–
chert sind und daß man vor einer Recher–
che nicht genau weiß, in welcher Daten–
bank welche Informationen zu finden
sind. So werden einige Recherchen ergeb–
nislos verlaufen, müssen aber trotzdem
bezahlt werden. Dieses Problem besteht
allerdings bei den herkömmlichen We–
gen der Informationsbeschaffung auch.
DasWiederfinden von Informationen aus
einer großen Menge gespeicherter Daten
wird als Information Retrieval bezeich–
net. Dies gilt generell für jede Informati–
onssuche, obwohl der Begriff im allge–
meinen auf das Suchen in Texten be–
schränkt wird.
Wenn ein Unternehmen externe Infor–
mationen aus Qnline-Datenbanken be–
ziehen möchte, muß vorher entschieden
werden, ob eine eigene Online-Verbin–
dung zu einem Host hergestellt werden
soll oder ob ein Informationsbroker mit
der Durchführung der Recherchen beauf–
tragt werden soll. Um diese Entscheidung
treffen zu können, muß der externe Infor–
mationsbedarf, der aus Qnline-Datenban–
ken gedeckt werden soll, festgelegt und
daraus ermittelt werden, wie oft Online-
Recherchen durchgeführt würden. Nur
bei einer bestimmten Anzahl von Recher–
chen pro Monat lohnt sich eine eigene
Online-Verbindung. Die Beauftragung ei–
nes Informationsbrokers hat den Vorteil,
daß keine fixen Kosten anfallen und kei–
ne Fachkenntnisse für das Information
Retrieval im Unternehmen vorhanden
sein müssen. Nachteilig ist, daß das Zwi–
schenschalten eines Informationsbrokers
zu Zeit- und Flexibilitätsverlusten führt.
Um die recherchierten Informationen auf
einem PC weiterbearbeiten zu können,
sollten sie online oder auf einem elektro–
nischen Speichermedium (Diskette oder
CD-ROM) geliefert werden.
Informationsbroker nehmen eine „Ver–
mittlerrolle zwischen den Wissensres–
sourcen des weltweiten Informations–
marktes und der Informationsnachfra–
ge" (vgl. Finke, 1990, S. 218) ein. Ihre
ursprüngliche Aufgabe ist es, ausgelöst
durch den Auftrag eines Kunden, dessen
Informationsnachfrage zu befriedigen.
Zukünftig werden sie zunehmend nicht
nur als Informationsbeschaffungsspezia-
listen, sondern auch als Analysten und
Berater tätig sein. Als Informationsquel–
len dienen ihnen dabei nicht nur Qnline-
Datenbanken, sondern alle ihnen zugäng–
lichen Informationsquellen. Dabei be–
steht die Aufgabe der Controller darin,
die Aufträge präzise zu formulieren und
als Ansprechpartner für die Informa–
tionsbroker zur Verfügung zu stehen.
Entscheidet sich ein Unternehmen für
eine eigene Qnline-Verbindung, muß es
einen Nutzungsvertrag mit einem oder
mehreren Hosts abschließen und die
notwendigen technischen Voraussetzun–
gen schaffen. Die Auswahl des oder der
Hosts muß so getroffen werden, daß die
jeweils angebotenen Datenbanken den
unternehmensspezifischen Anforderun–
gen gerecht werden. Dabei sollten Kriteri–
en wie die Kosten, die Aktualität der an–
gebotenen Datenbanken, die Benutzer–
freundlichkeit der Retrievalsprache und
die Existenz und Qualität von Thesauren
berücksichtigt werden.
Als Vorbereitung einer konkreten Abfra–
ge muß als erstes die Fragestellung präzi–
se formuliert und anschließend die ge–
eignetste Datenbank ermittelt werden.
Zur Durchführung einer Recherche in ei–
ner Online-Datenbank sind folgende
Schritte erforderlich:
Einwählen ins Datennetz,
- Anwählen des Hosts,
Anmeldung im Host,
- Datenbankauswahl,
- Fragestellungen übermitteln,
- Ergebnisse abspeichern und/oder
ausdrucken und
• Verbindung auflösen.
Um auf einer Online-Datenbank recher–
chieren zu können, ist eine gewisse Hard-
und Softwareausstattung notwendig. Die
übliche Konfiguration besteht aus einem
PC mit serieller Schnittstelle und Kom–
munikationssoftware zur Datenübertra–
gung und einem Modem, um die Verbin–
dung zwischen PC und Datennetz herzu–
stellen.
Für alle Bereiche, in denen die ständige
Aktualisierung der Daten keine große
Rolle spielt, wird das Medium CD-ROM
(Compact Disc-Read Only Memory) zu
einer immer größeren Konkurrenz für
die Online-Datenbanken. Wegen ihrer
Kapazität von über 600 MB kann die CD-
RQM große Datenmengen speichern. Die
CD ROMS werden von den Herstellern je
nach Inhalt zwischen einmal jährlich und
monatlich aktualisiert und an die Nutzer
versandt. CD-RQMs eignen sich zur Spei–
cherung von statischen Daten der Ver–
gangenheit wie Gerichtsurteile und Pa–
tente, aber auch für Unternehmensinfor-
mationen wie Firmenprofile und Einkaufs–
führer, Literaturinformationen und Infor–
mationen über Märkte und Produkte (vgl.
Göbel / Müller-Bader 1995, S. 8).
Die Vorteile der CD-ROM-Nutzung gegen–
über den Online-Datenbanken bestehen
darin, daß der Nutzer mit festen Preisen
kalkulieren kann, daß er nicht von Lei–
tungen, Hostrechnern und Übertragungs–
geschwindigkeiten abhängig ist und daß
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