22 · Immobilienwirtschaft · 01 / 2026 Schwerpunkt Die Immobilie 4.0 SHARI HEEP ist Juristin und Gründerin von SCALARA, einer 360-Grad-Software für die Immobilienverwaltung. Durch ihre praktische Erfahrung in der familiären Hausverwaltung kennt sie die Herausforderungen der Branche aus der Praxis. durch den Integrationsaufwand bei jedem neuen Tool. Was bleibt, sind manuelle Workarounds: Daten werden exportiert, in Excel bearbeitet, wieder importiert. Zeit, die für die eigentliche Verwaltungsarbeit fehlt. PROP- UND INSURTECHS: ZIELGRUPPE VERWALTER PropTechs und InsurTechs entwickeln ihre Produkte für einen Markt, den sie oftmals nur oberflächlich kennen. Die Immobilienverwaltung klingt nach großen Volumina und stetigen Cashflows. Die Realität sieht anders aus. Die durchschnittliche Verwaltervergütung liegt bei etwa 25 Euro netto pro Einheit und Monat. Davon müssen Personal, Büro, Software, Versicherungen und der Unternehmerlohn bestritten werden. Was für Investitionen übrig bleibt, ist überschaubar. Zudem ist die Branche traditionell konservativ und das nicht ohne Grund: Immobilienverwaltung ist ein Geschäft, TEXT Shari Heep ES DROHT DIE ENTFREMDUNG VON DIGITALEN TOOLS PROPTECHS UND INSURTECHS versprechen revolutionäre Lösungen für die Immobilienverwaltung – von automatisierten Prozessen bis hin zu digitalem Schadenmanagement. Doch zwischen den Hochglanz-Demos und der Realität der Verwalter klafft häufig eine große Lücke. PropTechs und InsurTechs versprechen Immobilienverwaltern eine neue Welt: automatisierte Prozesse, digitales Versicherungsmanagement, weniger Papierkram. Von cloudbasierten Kommunikationsplattformen über spezialisierte Schadenmanagement-Tools bis hin zu digitalen Versicherungsmaklern – die Bandbreite ist beeindruckend. Doch zwischen HochglanzDemo und Verwaltungsalltag klafft oftmals eine Lücke. Die Frage ist nicht, ob diese Technologien Potenzial haben, die Frage ist, ob sie auf eine Branche treffen, die strukturell bereit ist, dieses Potenzial zu heben. Wer heute in neue Tools investiert, ohne die eigene Systemlandschaft zu verstehen, digitalisiert das Chaos. EIN GEWACHSENER FLICKENTEPPICH Wer verstehen will, warum die Digitalisierung in der Immobilienverwaltung so schleppend vorankommt, muss einen Blick hinter die Kulissen werfen. Viele Verwaltungen arbeiten mit Software, deren Architektur aus den 1990er oder frühen 2000er Jahren stammt. On-Premise-Installationen auf lokalen Servern, proprietäre Datenbanken, Oberflächen, die an Windows 98 erinnern. Diese Systeme wurden für eine Welt entwickelt, in der Digitalisierung bedeutete, Buchungen nicht mehr von Hand in Kontoblätter zu übertragen. Sie funktionieren, aber sie sind nicht für eine vernetzte Welt gebaut. Hinzu kommt ein massives Schnittstellenproblem. Der Branche fehlt ein einheitlicher Datenstandard. Jeder Software-Anbieter kocht sein eigenes Süppchen, Export- und Importformate sind proprietär. Wer ein neues Tool anbinden will, landet schnell bei Individualprogrammierung mit entsprechenden Kosten und Abhängigkeiten. Die Kostenfalle schnappt dabei zweimal zu: erstens durch hohe Lizenz- und Wartungsgebühren für Altsysteme, zweitens
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