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Prozessorganisation
Die BREBAUGmbH verwendet als ERP-Systemeine SAP-Lösung. Bei ihrem
Einsatz wird durch sie durch das Beratungshaus Consulting Team Real-
Estate GnbH (CTRE) aus Vellmar bei Kassel unterstützt. Umkeine Satelliten
ums SAP-Systemherum„in die Umlaufbahn schicken“ und nicht zahlreiche
Schnittstellen bearbeiten zu müssen, suchten der CTRE-Geschäftsführer
Jan Tresse und die BREBAU gemeinsam nach einer SAP-integrierten Lö-
sung. Dazu hatte Jan Tresse imFebruar 2012 Kontakt zu seinemKoopera-
tionspartner, demSAP Beratungsunternehmen Datatrain GmbH in Berlin,
aufgenommen, dessen Geschäftsführer Mark Finley die Anwendung einer
entsprechend leistungsfähigen Lösung auf einem iOS-basierten mobilen
Endgerät demonstrieren konnte. So wurde daraus schnell ein Projekt, das
sich in zwei Phasen untergliederte:
1. Abbildung der Maßnahmen zur Wahrnehmung der Verkehrssicherungs-
pflicht, Auftragsvergabe in der sog. kleinen Instandhaltung vor Ort
sowie eine mobile Mieterauskunft,
2. Abbildung der verschiedenen Prozesse rund um den Mieterwechsel
durch ein weiteres Modul des mobilen Lösungssystems.
In einleitenden Workshops wurden folgende Prämissen formuliert:
• Die CTRE fungiert als Generalunternehmer und übernimmt die detail-
lierte Abstimmung mit der Datatrain.
• Die Lösung muss komplett SAP-integriert sein.
• Für die Überprüfung der Verkehrssicherheit wird eine permanente Da-
tenverbindung benötigt.
• Die mobilen Endgeräte sollten zu dem Zeitpunkt das Betriebssystem
Android verwenden.
Die erste Ausbaustufe verlief ohne Komplikationen. Nachdem die Zu-
stimmung des Betriebsrates eingeholt worden war, wurde ein Katalog an
Maßnahmen zur Verkehrssicherung in die Lösung integriert. Die theore-
tischen Vorarbeitenwurden durch Unterstützung der IWB, Braunschweig,
geleistet. Zusammen mit dem Katalog der Prüfmaßnahmen wurden die
dafür definierten Prüfzyklen im SAP-Backend hinterlegt.
Praxis
Sobald nun eine Maßnahme ansteht, empfängt der zuständige Hauswart
den entsprechenden Hinweis auf seinem mobilen Endgerät und kann die
Begehung durchführen. Den Abschluss der Prüfung meldet er mit „in
Ordnung“ oder „nicht in Ordnung“ an das ERP-System zurück. Für die
Beschreibung von Gefahrenquellen bzw. das spätere Reporting stehen
vorgegebene Textbausteine zur Verfügung, was die Schreibarbeit auf dem
Tabletcomputer in Grenzen hält. Die Auswahl bestimmter Textbausteine
kann entsprechend definierte Vorgänge auslösen, z. B. die Versendung
einer E-Mail an den Kundenbetreuer, die ihn über ein mit Gegenständen
zugestelltes Treppenhaus informiert. Das Reporting zur Wahrnehmung
der Verkehrssicherungspflicht erfolgt monatlich.
Über die integrierte mobile Auftragsvergabe können sowohl Gefahren-
quellen als auch andere Objektschäden, die während der Begehung zutage
treten, direkt per Tablet-PC zur Bearbeitung an interne Mitarbeiter oder
externe Dienstleister weitergeleitet werden. Eine Notiz oder ein telefo-
nischer Auftrag sind auch dafür nicht mehr nötig. Darüber hinaus kann
der Mitarbeiter über sein mobiles Gerät vor Ort Informationen über die
Mieter des Objekts und möglicherweise bereits bestehende Schadens-
meldungen abrufen.
Über dieMiddleware des SAP-Systems ist diemobile Lösung onlinemit dem
Systemverbunden, so dass aus demVerlust eines Gerätes kein Datenverlust
resultiert. Die Geräte sind mit einer Fernwartung für den Support,
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