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Titel
_Ständige Erreichbarkeit
personalmagazin 06 / 14
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
kräften empfinden sogar 45,9 Prozent
eine starke Zunahme.
Kommunikationsregeln ohne Folgen
51,5 Prozent der Befragten sind in Or-
ganisationen tätig, in denen es bereits
Regeln zum Umgang mit den neuen Me-
dien gibt. Viele Arbeitgeber haben diese
weitgehend (41,1 Prozent) oder zumin-
dest teilweise (30,6 Prozent) schriftlich
fixiert. Vollständig in einem schriftli-
chen Dokument erfasst sind die Regeln
nur in 15,7 Prozent der Fälle. Und wie
werden diese Regeln gelebt? Wenige
kreuzen hier „überhaupt nicht“ (1,8 Pro-
zent), „ansatzweise“ (13,5 Prozent), aber
auch „vollständig“ (3,5 Prozent) an, viele
jedoch „teilweise“ (32,3 Prozent) oder
„weitgehend“ (48,9 Prozent). Dies zeigt,
dass sich viele Unternehmen engagieren
und die Nutzung der neuen Kommunika-
tionsformen in bestimmte Bahnen len-
ken wollen. Doch in der Umsetzung im
betrieblichen Alltag hapert es noch.
Wirkt sich die Existenz betrieblicher
Spielregeln auf die Anzahl der Störungen
oder die von den Mitarbeitern wahrge-
nommene Arbeitsbelastung aus? In der
vorliegenden Untersuchung gibt es keine
Unterschiede zwischen Unternehmen,
die Regeln aufgestellt haben, und den an-
deren Unternehmen (siehe Grafik oben).
Damit liefert die Studie auch keine An-
haltspunkte dafür, dass die Einführung
solcher Regeln zu einer zuverlässigen
Einschränkung störender oder belasten-
der Aspekte beitragen würde.
Konsequenzen erkennen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass
die Mitarbeiter ihre betrieblichen E-Mails
zeitnah abrufen und so schnell wie mög-
lich beantworten. Viele sind quasi in ei-
ner Dauerbereitschaft und schalten auch
am Wochenende nicht ab. Der von den
Beschäftigten selbst erzeugte Druck ist
ausgeprägter als die betrieblichen Erwar-
tungshaltungen. Vor dem Hintergrund,
dass fast jeder Dritte vor dem Versand
einer Nachricht nicht darüber nachdenkt,
wann diese den Empfänger erreicht,
überrascht es kaum, dass der Großteil der
Befragten über eine erhebliche Zunahme
der beruflich bedingten Störungen in der
Freizeit und auch über eine gewachsene
Arbeitsbelastung berichtet.
Tipps für die Kommunikation
Die unterschiedlichen Ergebnisse dieser
Studie zeigen deutlich: Oft wird noch
nicht kompetent mit den Medien umge-
gangen. Die Unternehmen müssen sich
darum überlegen, wie sie diese künftig
geschickter einsetzen, um deren Vor-
teile zu nutzen – und ihre negativen
Begleiterscheinungen gering zu hal-
ten. Eine allgemeine Reglementierung
scheint nicht Erfolg versprechend. Da-
rum sollten Unternehmen zunächst die
Mitarbeiter für Risiken der neuen Medi-
en sensibilisieren. Sie sollten animiert
werden, innerhalb ihrer Organisations-
einheiten die relevanten Themen offen
anzusprechen und bedarfsgerechte
Lösungen zu vereinbaren, die sowohl
den betrieblichen Bedürfnissen als auch
der Work-Life-Balance der Mitarbeiter
gerecht werden. Wenn diese Kommu-
nikationsspielregeln gemeinsam erar-
beitet werden, finden sie eine größere
Akzeptanz. Damit steigen die Chancen,
dass sie angewandt werden. Wenn diese
maßgeschneiderten Regeln diskutiert
und vereinbart werden, sind auch die
folgenden Fragen zu berücksichtigen.
• Wann sind welche Kommunikations-
formen geeignet oder ungeeignet?
• Welche elektronischen Medien kön-
nen sinnvoll eingesetzt werden?
• Welche Alternativen bieten sich in be-
sonderen Konstellationen an?
• Wie ist in Ausnahmefällen oder bei
besonderem Zeitdruck zu handeln?
• Welche Austauschformen sind sinnvoll,
um mehrere Personen einzubinden?
• Was ist angemessen, wenn die Gefahr
von Missverständnissen besteht?
• Wer braucht welche Informationen?
Oder konkret: Welche E-Mail-Kopien ha-
ben wirklich eine Existenzberechtigung?
• Welche Freiräume sind einzuhalten?
Doch auch wenn diese Aspekte berück-
sichtigt werden, funktionieren betrieb-
liche Spielregeln im Umgang mit den
Medien nur, wenn sie auf einer vertrau-
ensbasierten Kommunikationskultur
aufbauen. Diese sollte von den jeweili-
gen Teams entwickelt, aber auch immer
wieder evaluiert, hinterfragt und weiter
entwickelt werden. So steigen die Chan-
cen, die sich zunehmend verbreitende
Kultur gesundheitsgefährdender Dauer-
bereitschaft mit einer neuen Kultur zu
ersetzen. Diese könnte dann die produk-
tive Arbeitszeit mit bewussten Auszei-
ten vereinen.
Folgen von Spielregeln
Die Studie konnte keine Belege dafür liefern, dass allgemeine Regeln für den Umgang
mit den Kommunikationsmedien einen Effekt auf Belastung und Störungen haben.
In etwa gleich geblieben
Zugenommen
Stark zugenommen
Freizeitunterbrechungen
Organisation ohne Spielregeln (48,5 %)
Organisation mit Spielregeln (51,5 %)
52,5
36,7
Angaben in Prozent
52,0
37,0
Empfundene Arbeitsbelastung
Organisation ohne Spielregeln (48,5 %)
Organisation mit Spielregeln (51,5 %)
53,5
40,3
53,5
38,4
Prof. Dr. Markus-Oliver
Schwaab
lehrt und forscht
an der Hochschule Pforzheim
und vertritt das dort angesie-
delte Human Resources Competence Center.