Basic HTML-Version
60
spezial
_Dienstreisen
personalmagazin 10 / 13
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
W
eit über 150 Millionen
Dienstreisen, so die allge-
meine Schätzung, wurden
im vergangenen Jahr allein
in Deutschland unternommen. Nach dem
aktuellen Geschäftsreisereport von Con-
cur lagen die durchschnittlichen Reise-
kosten pro Geschäftsreisenden 2012 bei
durchschnittlich 2.523 Euro im Quartal.
Dabei zeigt sich, dass Potenzial zur
Kosteneinsparung durchaus vorhanden
ist und auch schon genutzt wird. Die
Ausgaben für Geschäftsreisen sind nach
den Analysen von Concur von 2011 auf
2012 um 4,5 Prozent gefallen. Bei einer
Detailbetrachtung für das letzte Quartal
2012 zeigt sich, dass der Hauptanteil
des Rückgangs der Ausgaben auf Ver-
pflegung (minus 22 Prozent gegenüber
2011), Unterhaltung (minus 21 Prozent),
Flugkosten und Bodenverkehr (beide
minus 18 Prozent) entfallen. Auch die
Ausgaben für Übernachtungen und
Fahrtkosten (PKW) sind in diesem Ver-
gleichszeitraum um elf Prozent zurück-
gegangen. Daraus leiten die Autoren des
Reports den Trend vieler Unternehmen
ab, Treffpunkte und Dienstreiseziele
näher am Standort oder Wohnort der
Mitarbeiter zu suchen, sodass damit
Ausgaben für Flüge, Verpflegung oder
Unterhaltung seltener notwendig waren.
Doch auch die Kosten, die pro Dienst-
reisenden für Büro und Verwaltung zu
Buche schlagen, sind im Vergleich zu
2011 um 13 Prozent auf rund 44 Euro
zurückgegangen. Hier dürften die Grün-
de allerdings weniger im beschriebenen
„Closer to Home“-Trend liegen als viel-
mehr in der zunehmenden Nutzung
mobiler Technik und Verwaltungsmög-
lichkeiten bei der Reisekostenerfassung
und -abrechnung.
Verwaltung über das Smartphone
Immer mehr Anbieter bringen Appli-
kationen für Smartphones und Tablet-
Computer auf den Markt, die dem Ar-
beitnehmer erlauben, die notwendigen
Abrechnungsdaten schon unterwegs
zu erfassen. Neben den mittlerweile
gängigen Möglichkeiten der Online-
Genehmigung, Flug- oder Taxibuchung
oder des Handy-Tickets für den Bahn-
reisenden sind es insbesondere die mo-
bilen Möglichkeiten der Beleg- und Rei-
sezeitenerfassung mit entsprechender
Auswertung, die tatsächlich Zeit und
Aufwendung sparen. Sie werden dem-
entsprechend stärker genutzt, wie der
Concur-Bericht zeigt: Der Einsatz von
mobilen Endgeräten wie Smartphone
oder Tablet-PC für die Geschäftsreise hat
sich im Vergleich zum Vorjahr verdrei-
facht. Dabei entfallen 72,7 Prozent auf
Apple (iOS), 14,6 Prozent auf Android
und 12,7 Prozent auf Blackberry.
Standards und Funktionen
Die Bandbreite der Angebote reicht von
Shareware, die während eines definier-
ten Testzeitraums kostenlos angeboten
wird, bis zum Reisekostenmodul oder
eigenständigen Produkt. (Eine Anbie-
terübersicht finden Sie in unserem
Anbietercheck HR Software im An-
wendungsbereich Dienstreisen:
Gleichwohl lassen sich gewisse Stan-
dards feststellen: Die meisten Systeme
erlauben die Speicherung der Belege als
Fotos. Verpflegungspauschalen, oft auch
bei Auslandsreisen, werden nach Einga-
be der Abwesenheitszeiten automatisch
ermittelt. Zunehmend lassen sich auch
firmenspezifische Richtlinien wie Bu-
chungsvorschriften oder Kostenlimits
integrieren.
Von
Katharina Schmitt
(Red.)
Kurz verreist – lang verwaltet
Überblick.
Es gibt Firmen, in denen die Reisezeiterfassung und -abrechnung mehr
Zeit braucht als die Reise selbst. Doch die moderne Technik birgt Einsparpotenzial.
Serie Reisekostenreform
•
Ausgabe 10/2013: Kurz verreist – lang verwaltet
•
Ausgabe 11/2013: Verpflegung, Spesen und Pauschalen –
Einzelheiten zur Abrechnung nach der Reisekostenreform
•
Ausgabe 12/2013: Die arbeitsrechtliche Verankerung der neuen Reisekosten ab 2014
Mustertext
Richtlinien für Dienstreisen
(HI544155)
Die Arbeitshilfe finden Sie im Haufe
Personal Office (HPO). Internetzugriff:
ARBEITSHILFE