Basic HTML-Version
46
Organisation
_Personaleinsatzplanung
personalmagazin 12 / 13
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
D
ie Idee ist simpel undverspricht
dennoch die größten Effekte
bei der softwaregestützten
Personaleinsatzplanung: Die
Maschine schlägt den richtigen Mit-
arbeiter zur richtigen Zeit vor und der
Planer muss diesen Vorschlag nur noch
bestätigen. Der Planer wird dadurch ent-
lastet, hat mehr Zeit für seine eigentli-
chen Aufgaben und das Ergebnis stellt
alle zufrieden. Doch was so gut klingt,
ist bei Weitem nicht so einfach, wie man
auf den ersten Blick meinen könnte. Es
gibt einige Argumente, die für eine auto-
matisierte Personaleinsatzplanung spre-
chen, aber auch einige, die genau in die
andere Richtung weisen.
Pro Einsatzplanung durch Software
Für eine Softwareunterstützung spricht
die Tatsache, dass die Unternehmen
ganz unterschiedliche Planungszeit-
räume kalkulieren müssen. Von der
langfristigen Planung im Jahrespla-
nungsprozess über die mittelfristige
und die rollierende Planung bis hin zur
kurzfristigen Planung bei Störungen
muss der Planer fundiert und schnell
die richtige Planungsentscheidung tref-
fen. Außerdem gilt es zu berücksichti-
gen, dass nicht immer derselbe Planer
anwesend ist. Deshalb kann eine Soft-
wareunterstützung dazu beitragen, dass
verschiedene Planer die jeweiligen Ein-
satzzeiträume in einer gleichbleibend
hohen Qualität planen können.
Auch häufig auftretende Schwan-
kungen bei Personalbedarf und -kapazität,
Von
Martin Schmitt
die nach einer differenzierten Personal
einsatzplanung verlangen, sprechen für
eine Softwareunterstützung. Das Gleiche
gilt für die Vielzahl an Planungspara-
metern, die sich aus gesetzlichen und
tariflichen Regelungen, aus Kosten- und
Bedarfsszenarien sowie aus Mitarbeiter-
wünschen ergeben und berücksichtigt
werden müssen. Eine Planungssoftware
hilft dabei, einen „objektiv“ guten Plan
zu erstellen, während ein Planer nur
eine begrenzte Anzahl an Parametern
berücksichtigen könnte.
Schließlich sprechen auch neue For-
men der Arbeitsorganisation für einen
Softwareeinsatz: Planer ist heute immer
weniger eine Stelle als eine Rolle, die ein
Mitarbeiter zusätzlich ausübt. Die Pla-
nung ist nicht mehr seine Hauptaufga-
be, sondern häufig Teil der umfassenden
Führungsaufgabe. Die zur Verfügung
stehenden Zeitanteile für die Persona-
leinsatzplanung werden immer knapper.
Contra fremdbestimmte Planung
Gegen Softwareeinsatz sprechen unter
anderem Ängste, die bei Planern und
Mitarbeitern aufgrund einer vermeintli-
chen Fremdbestimmung durch eine Ma-
schine auftreten können. Diese Ängste
können dazu führen, dass die Software
nicht akzeptiert wird.
Auch muss die Bereitstellung und Pfle-
ge der benötigten Daten inhaltlich und
organisatorisch korrekt zugeordnet er-
folgen. Das heißt: Aufwand und Nutzen
müssen sich rechnen. Die Verlagerung
der Aufwände zur Systempflege anstelle
der Aufwände für die Planung muss in
der Organisation verankert werden.
Zu berücksichtigen gilt auch, dass
die Laufzeiten der mathematischen
Algorithmen durch den Planer anders
wahrgenommen werden als die eigene
Planungszeit. Wartezeiten von zehn oder
mehr Minuten werden selten akzeptiert.
Um die Akzeptanz der Software zu ge-
währleisten, müssen Planungsvorschlä-
ge objektiv verifiziert werden können.
Dies erfordert neben der technischen
Möglichkeit auch die Bereitstellung von
geschulten Systemverantwortlichen.
Schließlich müssen die Regelwerke
systematisch an sich ändernde Rahmen-
bedingungen, etwa an neue Betriebsver-
einbarungen oder Veränderungen im
Produktionsverhalten, angepasst und
anschließend verifiziert werden. Auch
dies erfordert personellen Einsatz, Kon-
trollinstanzen und Schulungen.
Annäherung an ein komplexes Thema
Wer sich nicht gleich von dem Thema
abschrecken lässt, dem stellt sich die
Frage nach dem weiteren Vorgehen: Ist
es besser, erst festzustellen, was eine
Fluch und Segen der Maschine
Analyse.
Wenn die Software den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit vorschlägt,
wird der Personalplaner entlastet – ganz so einfach ist die Rechnung leider nicht.
Häufig wird bei einer
Analyse des bisherigen
Planverfahrens festge-
stellt, dass verschiedene
Planer unterschiedliche
Kriterien und Prioritä-
ten anwenden.