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Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
Preis: Unverhältnismäßig günstige An-
bieter können die hohen Personalkosten
qualifizierter Mitarbeiter kaum stemmen.
Auch bieten oft neue, unerfahrene Dienst-
leister ihre Arbeit zu Dumpingpreisen an,
können jedoch keine Nachhaltigkeit ge-
währleisten. Wichtig: Prüfen Sie den Ver-
trag auf eventuelle Zusatzkosten.
Start mit „Outsourcing light“
Wurde der Bereich erfolgreich ausgela-
gert, ist die Entlastung groß. Schulungs-
maßnahmen bei Gesetzesänderungen
entfallen ebenso wie die IT-Administra-
tion, das aufwendige Meldewesen wird
automatisch bedient und der zuneh-
mende Fachkräftemangel im Bereich
Personalabrechnung spielt für den
Auftraggeber keine Rolle mehr. Doch
im Vorfeld sieht das für viele Unterneh-
men noch ganz anders aus: Der Ablauf
und die notwendigen Arbeitsvorgänge
sind nicht bekannt, der Datenschutz er-
scheint als Herausforderung, man hat
Angst vor Kontrollverlust und vor dem
Verlust seiner Flexibilität. Für solche
Skeptiker bieten sich Zwischenlösungen
an. Um in einem ersten Schritt den ad-
ministrativen Aufwand zu minimieren,
greift man beispielsweise zu einer SaaS-
Variante („Software as a Service“). Das
bedeutet: Der interne Lohnbuchhalter
rechnet online auf einem externen Ser-
ver ab, die Verantwortung für Software-
Updates und das Thema Datensicherheit
liegen komplett beim Dienstleister.
Eine weiterführende Variante bietet
Shared Service. Vorab wird vereinbart,
welcher Anteil der Payroll weiter intern
bedient und ab wann die Abrechnung
an den Dienstleister abgegeben wird.
Dies kann beispielsweise die finale Prü-
fung der Lohnabrechnung, das gesamte
Meldewesen und den Versand der Lohn-
taschen umfassen, die Unterstützung
kann aber je nach Bedarf auch viel frü-
her einsetzen.
Daniel Csillag
ist Geschäftsführer von
Exact Software.
Die nachfolgende Übersicht zeigt, wo sich verantwortungsvolle von unseriösen
Anbietern unterscheiden. Nur ein Dienstleister, der alle Fragen der Checkliste positiv
beantworten kann, ist es wert, Ihr Outsourcing-Partner zu werden.
Transparenz
•
Definieren Service Level Agreements die Vertragsleistungen?
•
Sind Reaktions- und Lösungszeiten, Mängelbeseitigung, Mitwirkungspflichten des
Kunden, Vergütungsberechnung, Kündigungsfristen et cetera angegeben?
•
Liegen klare Vergütungsberechnungen vor? Entstehen Zusatzkosten?
•
Beantwortet der Lohnservice-Anbieter Fragen zu den Arbeitsvorgängen und zu
Datenschutzthemen?
Sicherheit
•
Beruft sich der Dienstleister auf das deutsche Datenschutzrecht?
•
Nimmt er den Umgang mit personenbezogenen Daten ernst und sorgt dem unbefug-
ten Zugriff auf sensible Daten vor?
•
Arbeitet er mit einem zertifizierten Rechenzentrum?
•
Werden die Daten auf mehreren Festplatten gespeichert?
•
Garantieren SSL-Verschlüsselung und gesicherter Login strenge Zugriffskontrollen?
•
Legt der Dienstleister offen, was mit den Daten nach der Vertragskündigung passiert?
•
Gibt er Nachweise über den Ablauf der Sicherheitsvorkehrungen?
Kontrolle
•
Sind die Korrektheit und Zuverlässigkeit der Lohnabrechnung jederzeit überprüfbar?
•
Gibt es einen persönlichen Ansprechpartner, der zu festen Geschäftszeiten
erreichbar ist?
•
Ist der Unternehmenssitz in Deutschland?
•
Steht ein Lesezugriff per Online-Login oder eine mobile App zur Verfügung?
Kompetenz
•
Besitzt der Lohnservice-Anbieter profunde Kenntnisse im Payroll-Bereich?
•
Ist er stets über aktuelle gesetzliche Änderungen informiert?
•
Kennt er sich mit spezifischen Abrechnungsmodalitäten (Bau, Öffentlicher Dienst) aus?
•
Wie steht es um die Kreditwürdigkeit des Dienstleisters?
•
Ist seine Wirtschaftsauskunft positiv?
•
Kann er namhafte Referenzkunden aufweisen? Wie ist seine Reputation?
•
Wird eine Aussage über die Kundenzufriedenheit gemacht?
•
Was spricht Google: zuverlässig und pünktlich oder nachlässig?
Preis-Leistungs-Verhältnis
•
Ist der Anbieter überdurchschnittlich teuer? Was bietet er dafür?
•
Ist der Anbieter überdurchschnittlich günstig? Kann er Nachhaltigkeit gewährleisten?
•
Ist er neu am Markt?
•
Arbeitet der Dienstleister mit Mitarbeitern im Ausland?
•
Sind die Mitarbeiter gut geschult und werden zu gesetzlichen Änderungen
weitergebildet?
•
Ist Payroll das Spezialgebiet oder nur ein Nebenangebot im Portfolio?
So finden Sie den richtigen Anbieter
Praxisbeispiel
Checkliste