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personalmagazin 12 / 12
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Titel
_Auslandsentsendung
Bei Fragen wenden Sie sich bit te an
Sechs Schritte zur Vorbereitung
Handlungsanleitung.
Aufgrund der hohen Komplexität von Entsendungen ist eine
gründliche Vorbereitung essenziell. Wir zeigen, was Unternehmen tun müssen.
stehen mit (externen) Sicherheits- oder
medizinischen Assistance-Unterneh-
men; wie viele Sicherheitsfälle welcher
Art wurden im Vorjahr gemeldet; wie
waren externe Dienstleister involviert?
• Reisemanagement: Name und Sitz der
Reisebüros sowie Kooperationen mit Ho-
tel-Buchungsportalen; Reiserichtlinien
• Betriebsärztlicher Dienst: Einhaltung
der Impfvorschriften für die Zieldes
tinationen; Durchführung der G-35-
Untersuchungen; Evakuierungsfälle be-
ziehungsweise Repatriierungsfälle
• Rechtsbereich: Musterverträge für al-
le möglichen arbeitsvertraglichen Rege-
lungen (Ein- und Zweivertragsmodell,
Übertritts- und Mehrvertragsmodell).
Schritt drei: Workshop zum Status quo
In einem Workshop mit mindestens drei
der oben genannten Personen oder Be-
reichen wird eine Status-quo-Analyse er-
stellt. Ziel dieses Workshops ist ferner:
•EineRisiko-Länderkategorisierung ein-
zuführen (medizinischesundSicherheits-
risiko in den Zielländern einschätzen)
•Reiserichtlinien (auch zu eingeschränk-
ter Reisetätigkeit in Risiko-Zielgebiete
und Impfvorschriften) anzupassen
• Reisebuchung und Visabeantragung
zu optimieren
• Versicherungsverträge mit einer welt-
weit tätigen medizinischen Assistance
abzuschließen, die auch eine Datenbank
mit Krankenhäusern und Ärzten vorhält.
Schritt vier: Projektgruppe einsetzen
Eine Projektgruppe aus mindestens drei
der am Workshop beteiligten Personen
oder Bereichen kann das Delta an nicht
vorhandenen Maßnahmen aufbereiten.
Bausteine, die intern abgebildet werden
können, sollten Sie sofort in Angriff neh-
men. Dazu zählen die Einrichtung einer
7/24-Notrufnummer für alle Reisenden,
die Veröffentlichung von Informationen
und Informationsquellen zum Thema
Sicherheit und die medizinische Ver-
sorgung auf Reisen (im Intranet oder
in einer Broschüre). Auch Medizin- und
Sicherheitsrisikoprofile der jeweiligen
Zielgebiete, ein Krisenhandbuch oder
Krisenleitfaden gehören dazu.
Schritt fünf: Ausschreibung an Externe
Für alle weiteren Maßnahmen bietet sich
eine Ausschreibung an externe Dienst-
leister an. Dabei sollten Sie gerade vor
einer Erstentsendung Unternehmen der
gleichen Branche, Größe und Region kon-
taktieren und eine Benchmark-Analyse
durchführen. Auch eine externe (Aus-
schreibungs-)Beratung kann sinnvoll
sein.
Schritt sechs: Versicherungen
Zu den notwendigen Versicherungen
zählen neben der Auslandskrankenversi-
cherung eine Gruppenreiseversicherung
und eine spezielle Auslandsunfallversi-
cherung, wenn der Mitarbeiter zeitlich
unbegrenzt im Ausland eingesetzt wird
oder nur wegen des Auslandseinsatzes
eingestellt wurde.
Von
Jürgen Heidenreich
W
as es bei Auslandsentsen-
dungen alles zu bedenken
gibt, ist nicht immer auf
den ersten Blick ersicht-
lich. In sechs Schritten kommen Sie von
der ersten Planung bis zur Entsendung.
Schritt eins: Frühzeitig planen
Geben Sie sich ausreichend Zeit für
ein umfassendes Reise- und Risikoma-
nagement. In einem mittelständischen
Unternehmen mit rund 150 Reisenden
(Geschäftsreisende und Expatriates) ist
einJahrProjektdauernichtungewöhnlich,
bei größeren Unternehmen kann es pro-
portional mehr werden. Dabei sind kleine
Schritte besser als gar keine Aktivitäten.
Schritt zwei: Informationen sammeln
Am Anfang steht die systematische Er-
fassung, welche Personen oder Bereiche
im Unternehmen für die folgenden
Themen zuständig sind: Personal, Ver-
sicherungen, Recht, Sicherheit, Reise-
management und Gesundheit. Diese
Bereiche müssen einige Grundinforma-
tionen zusammentragen.
• Personalbereich: Wie viele Reisende
mit welchen Hauptreisezielen gab es im
Vorjahr; wie viele werden in Zukunft er-
wartet; welche Länder sind betroffen?
•Versicherungsexperten: Name und Sitz
der(Auslands-)Krankenversicherung(en),
die Zahl eventueller Versicherungsfälle
im Vorjahr und die Probleme der letzten
drei Jahre mit Versicherern, Versicherten
oder Kassen
• Security-Bereich: Welche Verträge be-
Jürgen Heidenreich
ist Fachreferent bei der
Techniker Krankenkasse und
Fachbuchautor.