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TITEL
12 / 11 personalmagazin
MOBILE ARBEITSWELT
nehmens Gartner können Unternehmen
auf diesem Weg bis zu 40 Prozent der
Anschaffungs- und Unterhaltskosten
sparen, die sie sonst für ein Firmen-Note-
book aufwenden müssten. Erwünschter
Nebeneffekt dieser Subventionierung
mobiler Endgeräte: Die Mitarbeiter sind
auch außerhalb der regulären Arbeits-
zeit erreichbar. Zudem erhöht das Mo-
dell die Neigung der Mitarbeiter, in der
Freizeit schnell mal etwas zu arbeiten,
denn der Arbeitsplatz wird sozusagen
mit nach Hause genommen.
Universalpaket oder individualisierte
Computer
Hat man die Probleme auf der tech-
nischen und der finanziellen Seite im
Griff, gibt es allerdings auf rechtlicher
Seite noch genügend Hürden zu umge-
hen: Kann man die Mitarbeiter verpflich-
ten, beim Vertragspartner zu kaufen,
oder kann sich jeder vollkommen un-
beschränkt das Gerät aussuchen, das
er will? Wie sieht es mit der Software
aus? Trägt das Unternehmen die Kosten
für die Software-Lizenzen und was ge-
schieht mit den Lizenzen bei Ausschei-
den des Mitarbeiters aus dem Betrieb?
Und wie bekommt man die „Mischnut-
zung“ arbeitsrechtlich geregelt? Liegt
vielleicht schon Heimarbeit oder gar ein
Telearbeitsplatz vor?
Daneben müssen die Rahmenbedin-
gungen für Wartung und Betreuung
der Geräte festgelegt werden. Die Firma
muss sich entscheiden, ob sie – trotz des
Erwerbs der Geräte durch die Mitarbeiter
– ein Vertragspaket für die gesamte Mit-
arbeiterschaft möchte, oder ob sie es so
einrichtet, dass jeder Mitarbeiter einzeln
einen Betreuungsvertrag mit dem Com-
puteranbieter abschließen muss.
Verantwortung für Ersatzgeräte
Es muss auch vereinbart werden, wer
bei einem Ausfall der privaten Hard-
ware haftet. Dies bedeutet, dass vor der
Anschaffung privater IT genau gere-
gelt werden muss, wie die Wartung der
privaten Geräte durchgeführt wird, ob
und auf welchem Wege vom Arbeitge-
ber – oder vom Arbeitnehmer – Ersatz
beschafft werden muss, ob eventuell
Leihgeräte für die Ausfallzeit bereitge-
halten werden und wer letztlich für den
Verlust eines Geräts haftet. Denn nor-
malerweise müssen die Betriebsmittel
dem Mitarbeiter kostenfrei vom Arbeit-
geber zur Verfügung gestellt werden,
und ein Ausfall dieser Arbeitsmittel fällt
in das Risiko der Firma. Hier kann ein
Rundum-Sorglos-Paket eine Option sein:
Hardware-Anbieter offerieren bereits
seit geraumer Zeit solche Betreibermo-
delle, die auch Szenarien für den Ausfall
privater Geräte beinhalten. Entscheidet
sich eine Firma, die privat-berufliche
Nutzung von Computern zu unterstüt-
zen, sollte sie also frühzeitig – bevor die
Verhandlungen mit externen Dienstleis-
tern beginnen – juristische Beratung
einholen.
Solche Pflichten können alternativ
auch dem Arbeitnehmer auferlegt wer-
den. Dieser erhält in dem Fall die finan-
zielle Bezuschussung beim Gerätekauf
nur dann, wenn der Beschäftigte sich
zugleich verpflichtet, das Arbeitsmittel
auch instand zu halten. Im Falle eines
Diebstahls muss der Arbeitnehmer et-
wa nachweisen, dass er keinen Verstoß
gegen seine Sorgfaltspflichten begangen
hat. Weiterhin wäre es möglich, im Ver-
trag eine Obergrenze für die Bezuschus-
LOHNSTEUER
Die steuerlichen Vorteile einer
gemischten Nutzung
Die Nutzung privater Kommunikationseinrichtungen zu betrieblichen Zwecken
oder die Nutzung betrieblicher Einrichtungen zu privaten Zwecken kann auch ein
Steuersparmodell sein, bei dem man aber einige wichtige Details beachten muss.
Dies erläutert Steuerberater und Entgeltspezialist Andreas Sprenger.
„Zunächst zum Fall der Mitbenutzung betrieblicher Kommunikationseinrichtungen für pri-
vate Zwecke: Nach § 3 Nr. 45 EStG bleibt die private Nutzung von Telekommunikations-
geräten, PCs und Software, die dem Arbeitgeber gehören, steuer- und damit auch SV-frei
– in unbegrenzter Höhe und unabhängig vom Anteil der privaten Nutzung. Komplizierter
wird es beim umgekehrten Fall, der betrieblichen Nutzung privater Endgeräte. Grundlage
der Behandlung derartiger Kostenteilung in der Lohnabrechnung sind die Anweisungen
in den Lohnsteuerrichtlinien (LStR) zur Erstattung beruflich veranlasster Gespräche vom
privaten Telefon oder Handy. Die Kostenerstattungen des Arbeitgebers bleiben steuerfrei
(und damit auch SV-frei), wenn der Anteil der beruflichen Kosten an den Gesamtkosten
nachgewiesen werden kann (R 3.50 Abs. 2 LStR). Dazu reichen Aufzeichnungen für einen
repräsentativen Zeitraum – in der Regel drei Monate – aus. Aber: Wie lässt sich der Um-
fang der beruflichen Nutzung privater PCs Laptops oder Tablets in der Praxis umsetzen?
Ohne Nachweis akzeptiert die Finanzverwaltung nur einen pauschalen Kostenersatz
von 20 Prozent der Kosten, maximal 20 Euro pro Monat. Ein pauschaler Kostenersatz für
Internetgebühren bis 50 Euro im Monat ist ebenfalls möglich – allerdings muss der dann
mit 25 Prozent pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG; R 40.2 Abs. 5 LStR,
Sozialversicherungsfrei § 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV). Voraussetzung ist eine Bestätigung des
Arbeitnehmers über die Höhe der monatlich anfallenden Internetgebühren.“