Basic HTML-Version
themenspezifischen Workshops den Buchungs–
stoff, so dass es letztendlich die Konten aus der
reinen Prozesssicht heraus betrachten und har–
monisieren konnte. Dadurch ist im Rahmen der
Arbeiten nicht nur ein breites Verständnis für die
Geschäftsprozesse entstanden, sondern auf di–
ese Weise konnten Geschäftsprozesse optimiert
und in einigen Fällen sogar neu strukturiert wer–
den. Die Hauptgründe dafür sind die folgenden:
• Hohe Akzeptanz der neuen Prozesse (die Er–
arbeitung erfolgte „revolutionär", also von der
buchhalterischen Basis, nicht von oben durch
Externe oder „Projektstrategen" gesteuert)
• Hohe Qualität/ schnelle Einsetzbarkeit der
neuen Prozesse (da sie schon zu den Stamm–
daten passen und somit den „Real-Life
Check" hinter sich haben)
• Konformität zum weltweit einzuführenden
Rechnungswesen-Template
Es hat sich gezeigt, dass die klassischen Pro–
jektmanagementmethoden (Projektorganisa–
tion, Workshop Moderation, Führen von Of–
fenen Punkte Listen mit klaren Zuständig–
keiten und Statustracking) venwendet wer–
den können und die Arbeit außerordentlich
erleichtern. Während der Workshops wurde
konsequent die Pareto Regel angewendet, das
heißt, dass sich viele Aufgaben mit einem Mitte–
leinsatz von 20 Prozent erledigen lassen, mit
dem aber 80 Prozent der Probleme gelöst wer–
den können, Oberstes Ziel war es, das 80 Pro–
zent Gerüst innerhalb kurzer Zeit zu errichten
und dies dann zu stabilisieren statt sich in
Detailfragen zu verstricken.
Der zweite qualitätssichernde Faktor war die
abschließende fachliche Abnahme
durch
jeden einzelnen Projektmitarbeiter Dadurch
bestätigte jeder Mitarbeiter dass aus seiner
Sicht alle fachlichen Anforderungen erfüllt wa–
ren und auf Basis des neuen Kontenplans ein
Abschluss erstellt werden könnte. Durch diese
Maßnahme erreichte das Projektteam, dass
sich jeder Mitarbeiter nach Abschluss der sehr
arbeitsintensiven Workshops nochmals aus–
führlich mit dem Endprodukt auseinandersetzte.
Im Anschluss konnte der Kontenplan dann
schlussendlich nach erfolgreich durchgeführten
Tests in die produktiven Buchhaltungssysteme
eingespielt werden.
Das zentrale Arbeitstool - die
Kontenplandatenbank
Das Projektteam arbeitete mit einer
eigens zur
Dokumentation der Arbeitsergebnisse aufge–
setzten
Datenbank. Damit stand ein zentrales
und stabiles Werkzeug zur Verfügung, in dem
die alten und neuen Stammdaten festgehalten
werden konnten.
Basierend auf der Datenbank konnte dann nicht
nur jeder Buchhalter herausfinden, welchen Na–
men und welche Nummer sein altes Konto in
Zukunft tragen wird, sondern es war auch mög–
lich, die darin enthalten Arbeitsergebnisse bei–
spielsweise für die Erstellung
eines Kontie-
rungshandbuches zu nutzen oder sie zur
Be–
füllung von Schnittstellentabellen und für
die Migration von verschiedenen Systemen her–
anzuziehen.
Ergebnis
Das Unternehmen hat es geschafft, innerhalb
von sechs Wochen die Anzahl der Konten von
35.000 auf 5.000 zu reduzieren. Damit wurde
das designierte Projektziel erreicht. Und dies,
obwohl die Mitarbeiter nicht in Vollzeit im Pro–
jekt beschäftigt waren.
Dafür arbeiteten sie in
„Open-End Work–
shops" mit anschließenden „Hausaufga–
ben"
sehr effizient und nahmen für den Erfolg
des Projektes einige Überstunden in Kauf. Inner–
halb von nur sechs Wochen entwickelten sie ein
stabiles Kontengerüst und dokumentierten alle
offenen Punkte für die weitere Bearbeitung. Im
weiteren Veriauf und nach Abarbeitung der of–
fenen Punkte bebuchte das Projektteam imRah–
men des ersten Quartalsabschlusses mit dem
neuen Kontenplan 3.000 Konten - und übertraf
damit die Enwartungen um ein Vielfaches.
Als zentraler Nutzen ist festzuhalten: Die
Stammdatenharmonisierung hat nicht nur die
nachfolgende SAP Systemimplementierung
sehr gut vorbereitet, sondern durch dieses Pro–
jekt wurde die gesamte Transparenz im Unter–
nehmen erheblich gesteigert. Darüber hinaus
hat es das Projektteam geschafft, die Prozesse
des internen und externen Rechnungswesens
wesentlich zu straffen und zu beschleunigen. •
Qualitätssicherung
Um die Qualität der Arbeiten in den Workshops zu
sichern, wählte das Projektteam zwei unter–
schiedliche Ansätze, die zusammen zu einem
sehr zufriedenstellenden Ergebnis führten. Als
erstens gab es die Review Workshops, an de–
nen die Gesamtprojektleitung, aber auch Mit–
arbeiter der Wirtschaftsprüfungsgesel l–
schaft teilnahmen. Dies hatte zwei wesentliche
Vorteile: zum einen wirkten die Prüfer im Entste–
hungsprozess darauf ein, dass die notwendige
Granularität im Kontenplan abgebildet wurde und
zum anderen konnten gesetzliche Anforderungen
durch die Prüfer gesteuert und in den Workshops
abschließend diskutiert und umgesetzt werden.
Autoren
• Christian Freytag
ist Consultant bei der IT und Managementberatung ESPRIT Con–
sulting in München.
• Frank W, Hartmann
ist Associate Partner bei der IT und Managementberatung
ESPRIT Consulting in München.
73