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1
. Vorbereitung der
Gespräche
2 Vereinbarung
und Dol^umentation
3. Freigabe der
vereinbarten
Konditionen
4. Gesprächs–
dokumentation und
Vertragsunter–
zeichnung
5. Bildung von
Rückstellungen
6. Detaillierung der
Vereinbarungen
(konkrete
Maßnahmen–
planung)
7. Hochrechnung
während des
laufenden
Geschäfts
8 . Leistungs–
erbringung durch
Kunden aus
Maßnahmen–
planung
^
9 Auszahlung der
vereinbarten
Leistungen
(Gutschrift, etc.)
10.
Jahresend–
abrechnung
Abb. 2: ..Prozess des Konditionen-Controlling'
ditionen wirklich wesentlich für die vertriebliche
Steuerung der Kundenleistungen sind.
2. Transparenz über Konditionenver–
einbarungen und deren Abrechnung
Der Schlüssel für mehr Transparenz bei nach–
gelagerten Konditionen und somit Grundlage
eines Prognose-Tools ist ein
durchgängiges
System zur Obligo-Verwaltung,
das den Pro–
zess des Controlling von nachgelagerten Kondi–
tionen elektronisch abbildet (siehe Abb. 2). Der
Vertrieb nutzt dieses System schon bei der Vor–
bereitung der Kundengespräche, dokumentiert
dort die getroffenen Vereinbarungen, erforder–
liche Enwartungswerte und unterjährigen Ände–
rungen
bzw Ergänzungen. Der Innendienst
pflegt die bereits ausgezahlten Konditionsbeträ–
ge, sodass jeweils das noch nicht gezahlte
Restbudget ersichtlich wird. Dieses System ist
also die zentrale elektronische Ablage der Kun–
denvereinbarungen, auf die sowohl der Vertrieb
als auch das Controlling Zugriff hat. Auf diese
Weise wird das Kundenwissen des Vertriebs
nutzbar gemacht für das Gesamtunternehmen.
Dabei ist es für die spätere Prognose wichtig,
dass auch die mit dem Kunden vereinbarten
Konditionsregeln (Welcher Betrag wird zum Bei–
spiel ausgezahlt, wenn im Rahmen einer Bo–
nusvereinbarung nur 85% des definierten Ziels
erreicht wird?) so abgelegt werden, dass sie
elektronisch weiter zu verarbeiten sind.
3. Integration der Konditionen in die
Vertriebsplanung
Ein wichtiger Aspekt für mehr Transparenz über
Kosten und deren Auswirkungen ist die
Verbin–
dung zwischen dem Konditionensystem
und einer Vertriebsplanung. Der Abgleich
Innendienst
Definition / Anpassung
Konditionensystem
Regeiersteltung und -
Anwendung
1
Kondltions-
Sätze
Pro Kund«
P "
Anwende r
KAM / Kunde
Kondi t ionenabwi ck lung
Kundenvereinbarungen und -
Budgets
Verelnbarunfll
und Budgt t t»
Stat ist ik / Planung / Simulat ion
Innendienst
I
Erfassung der
Konkretisierung und
Abrechnung / Konlrotie
nachträglicher Konditionen
Verplante
i
Budgets und !
)ft(-Werte |
Hochrechnung/ Simulation pro Kunde und aggregiert
98
Slalislik aggr
initial und tfd aktualisiert
Abb. 3: Gesamtsystem der Konditionsplanung und -prognose
Budgelausschopfung
beider Informationen während eines Planungs–
prozesses soll den handelnden Personen die
Möglichkeit bieten, sofortige Auswirkungen zu
erkennen und genauer diesbezüglich Aktivitäten
auslösen zu können. In einem funktionierenden
System ist es möglich, eine mengenmäßige
Veränderung der Plansituation auch kosten–
wirksam zu erkennen. Der verantwortliche Pla–
ner bekommt so die 360° Grad-Sicht auf das
Gesamtergebnis und geht verantwortungsbe–
wusster mit seiner Teilaufgabe um.
Das Konditionensystem ist ein „lebendes"
Werkzeug in einem Unternehmen. Nicht nur
die Vereinbarungsebene wird vorgehalten, son–
dern auch die tatsächliche Abrechnung, Des–
halb ist es wichtig, diesen unterjährigen Status
auch mit der Vertriebsplanung dauerhaft abzu–
stimmen und zu „verzahnen", wie die Abb. 3
zeigt. Es ermöglicht so auch die mengenmäßige
Simulation von unterjährigen Zeiträumen unter
Berücksichtigung offener Budgets. Diese unter–
jährige Prognose kann somit das Steuerungs–
instrument für die weiteren vertrieblichen Ent–
scheidungen sein - sprich Go / NoGo der Ge–
währung geplanter Budgets etc.
Fazit und Ausblick
Die zuverlässige Prognose von Kundenkon–
ditionen ist in der Praxis durchaus möglich.
Dazu bedarf es vor allem folgender Anstren–
gungen:
- Konstruktive Zusammenarbeit von Vertrieb
und Controlling
« Konseguente Vereinfachung des bestehen–
den Konditionensystems
• Aufbau eines durchgängigen Systems zur
Obligovenwaltung
» Verzahnung des Konditionensystems mit der
Vertriebsplanung
Dabei ist ein Konditionenprognose-System
kein teurer Luxus, sondern essenziell für
eine Vielzahl finanziell bedeutender Unterneh–
mensentscheidungen. Zudem spart eine auto–
matisierte Lösung wertvolle manuelle Res–
sourcen sowohl im Controlling als auch Im
Vertrieb.
•
ONTROLLER