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magazin 2/07
3 INSTRUMENTE DER VOR- UND
STARTPHASE
3.1 Projekt Kick-Off
Ein wesentliches Instrument in der Vor-
und Startphase ist das sogenannte Pro–
jekt Kick-Off, d.h. , das erste gemeinsame
Treffen mögl ichst aller am Projekt betei–
ligten Personen. In diesem TVeffen werden
die Projektbeteiligten und das Projekt als
solches vorgestellt. Auch wenn die Veran–
stal tung durch die Bindung personeller
Ressourcen oftmals mi t einem hohen
Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist,
sollte sie durchgeführt werden, dami t
gleich zu Beginn ein Teamgeist und ein
Zugehörigkeitsgefühl entsteht. Generell
eignet sich für die
„Startveranstaltung"
eine Powerpoint-Präsentation, in der alle
wesentlichen Informat ionen kurz darge–
stellt werden.
Die
Kick-Off-Veranstaltung sollte Infor–
mationen
zu folgenden Themen bieten:
Vorstellung des Projektteams,
- • Projektziel,
Projektvorgehensweise, -Inhalte und
-aufwände,
Projektorganisation,
- » Erwartete Projektergebnisse,
- » Mögl iche Projektrisiken,
- » Qual i tätssicherung innerhalb des
Projektes.
3.1.1 Erwartete Projektergebnisse
Die erwarteten Projektergebnisse sollten
auf alle Fälle einzeln aufgeführt und für je–
des Projektmitglied transparent gemacht
werden. Die
Projektergebnisse können
auch als „Meilensteine" bezeichnet
werden und eignen sich für eine Überprü–
fung innerhalb des Projektstatus.
Für das dargestellte Releasewechselpro–
jekt wurden folgende Projektergebnisse
identifiziert:
aufgeführt werden. Erst durch das pro–
jektbezogene Risikomanagement kann
weitgehend sichergestellt werden, dass
bei Eintreten der Risiken zeitnah gehan–
delt und größerer Schaden vermieden
werden kann. In dem begleitenden Projekt
waren folgende Risiken denkbar:
aufgeführt, was im Projekt wie durchzu–
führen bzw. umzusetzen ist. |e genauer
bei der Konzepterstel lung gearbei tet
wi rd, desto geringer ist der zukünft ige
Abst immungsbedarf. Es kann dabei ein
Gesamtkonzept erstellt werden oder auch
Teilkonzepte für die Module.
R i s i k o
A u s w i r k u n g a u f d e n
P r o i e k t e r f o l g
M l n d e r u n g s i n a f t n a h n w
Fehlerliafle Software
Terminverschiebung,
Aufwandserhöhung
Fehlemianagemenl ; ggf
Einbindung von SAP
Mitarteiter der
Fachabteilungen sind
nicht ausreichend
i n
die
Proieklaibeit
eingebunden
Kein oder gennger know-how-Transfer:
Kollision der Projektterminplanung mit
Kundenlerminen
Einbindung der Betroffenen in
die Tests
Neues Release wird nicht
ausreichend getestet
Produktionssysteme werden den
Anforderungen nicht gerecht;
(schwerwiegende) Fehler treten auf
(z B t
>ei d e r
Erstellung des
Jahresabschlusses)
Termingerechte Testplanung. -
V o r b e r e i t u n g
und -
durchführung
Enger Zeitplan
Terminverschiebung.
Aufwandsettiöhung
Fehlermanagement;
Projektvorbereitung
3.2 Handbücher
Unabhängig von der Existenz eines Pro–
jektmanagementhandbuches kann für
jedes Projekt ein eigenes gestrafftes Pro–
jekthandbuch erstellt werden. Dies dient
dann als (Kurz-)Nachschlagewerk für alle
Projektbeteiligten. Folgender inhaltlicher
Aufbau ist vorstellbar:
Wesentliche Eck- bzw. Kundendaten,
- » Ggf. Wegbeschreibungen / Anfahrt,
Projektmitglieder,
- » Projektziele,
- • Verteilung der geplanten Aufwände
/ des Budgets auf die Teilprojekte
bzw. Projektmitglieder,
—• Richt l inien / Vorgaben bezügl ich
Konzepte und Drehbücher, Status–
berichte, Protokolle, Liste der offenen
Punkte und Abnahmeverfahren.
4 INSTRUMENTE DER REALISIE–
RUNGSPHASE
4.1 Konzepte
Wesentlich für den Projekterfolg sind
die Erstellung und das Vorhandensein
Projektergebnis /
Meilenstein
Verantwortung
(Kunde / BTC)
Kurzbeschreibung
Ggf. Schulungskonzepte
der Teilprojekle
BTC mit Unterstützung
Kunde
Konzepte enthalten Aussagen zu
Schulungsinhalten. Schulungsform (z B.
klassische Kurse. Training on the Job etc.),
Mengengerüst Teilnehmer etc
Testablaufplan /
TestdrehbUcher
BTC mit Unterstützung
Kunde
Aufgaben-ZTerminplanung, Ressourcenplanung;
strukturierte Vorgehensweise
be\m
Test
Produktivsetzung
BTC mit Unterstützung
Kunde
Pnxluktivsetzung des Gesamtsystems und Go
Live Betreuung
Freigabe des Systems
Nachfolgend ist beispielhaft ein mög–
liches Inhaltsverzeichnis aufgeführt:
1.
Allgemeines
1.1 Organisatorisches und Dokumentstatus
1.2 Änderungsnachweis
1.3 Quellennachweis
2
Deltaanalyse 4.6c zu MySAP ERP
3
Anpassungsbedarf, Upgrade-
customizing und Anwender–
dokumentation
3
.1
Prozesse und Funktionalität
3.2 Programme (Auswertungen, Berichte,
Formulare, Zusatzprogramme, Modifi–
kationen)
3.3 Schnittstellen
3.4 Berechtigungen
3.5 Anwenderdokumentation
4
Testkonzept
4.1
Funktions- und Integrationstest
4.1.1
Programme (Auswertungen, Berichte,
Formulare, Zusatzprogramme,
Modifikationen)
4.1
.2 Schnittstellen
5
Schulungskonzept
3.1.2 Mögliche Projektrisiken
Neben den Projektergebnissen müssen
auch die Projektrisiken analysiert und
von entsprechenden Konzepten. Die
Konzepte sind die Grundlage für alle
Projektbeteiligten. In ihnen ist detai l l iert
Konzept-Inhaltsverzeichnis
5 INSTRUMENTE DER INTEGRA–
TIONSPHASE
5.1 Testdrehbücher mit Kontroll–
funktion
Bei Projekten, bei denen innerhalb des
Gesamtprojektes Testphasen vorgesehen
sind, kann man zwischen sogenannten
Integrationstest und Funktionstest
unterscheiden. Der Integrat i ons tes t
wi rd von den Anwendern durchgeführt
und prüft die grundsätzl iche Funktio–
nal ität. Der Funktionstest wi rd von den
Anwendern durchgeführt und prüft die
gesamten Anwendungen, d. h. Prozesse,
Funktionen, Abläufe usw.
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