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CM Controller magazin 4/06 - Franz Schmid
erhebl ich sein können , begrenz t . Nur in
d i esem Rahmen ha t er den Datenzugriff
zu ermögl i chen. Dabei r ichtet sich de r
Umfang der Mi twirkungspfl icht nach den
Ums t ä nd e n de s Einzelfalls. Grenzen ei–
ner I n a n s p r u c hn a hme e rgeben sich dar–
aus,
d a s s die Mi twi rkung ein der Aus–
übung de s pf l i chtgemäßen Erme s s ens
unter l iegendes Aufklämngs-oder Beweis–
mi t tel
der
Finanzverwa l tung ist. Diese
mu s s dahe r nach pf l i chtgemäßem Er–
me s s e n en t sche i den , ob und in welcher
Form sie die Mi twi rkung de s Steuerpflich–
t igen in Anspruch n e hme n kann. Dabei
darf eine Mi twi rkung nur v e d a ng t wer–
den, soweit sie zur Feststellung de s steuer–
e r heb l i chen Sa chve r ha l t s no twe nd i g ,
ve r häkn i smäß i g , erfüllbar und
zumut–
bar ist."
Bei e i nem Klein- ode r Mi t t e lbe t r i eb ist
die
Mi twi rkungspf l icht en t s p r e chend ge–
ringer als bei e i nem Großbe t r i eb, der
übe r eine e i gene EDV-Abteilung mi t aus–
gebi lde t en EDV-Spezialisten verfügt . So
kann bei e i nem Klein- ode r Mi t t e lbe t r ieb
woh l generel l die Anwesenhe i t e ines ex–
t e r nen EDV-Spezialisten nicht gefordert
we rden . Kann de r Steuerpf l icht ige die–
s e s Bet r iebs die erforderl iche Unters tüt –
z ung se lbs t ni cht gewäh r en , wird ma n
ihn wohl nur zur Da t en t r äge rübe r l as sung
verpfl ichten können . Dagegen wird die
Mi twi rkungspf l icht ums o größer , je um–
fangreicher die e i nge s e t z t e Hard- und
Sof tware wird.
Beschäftigt d a s Un t e r nehmen eine
eige–
ne EDV-Abteilung mi t en t s p r e chend aus –
gebi lde t em Fachpersonal ,
kann es dem
S t eue r p f l i ch t i gen
zugemutet werden,
mindestens einen EDV-Mitarbeiter für
die Einweisung des Betriebsprüfers in
die Hard- und Software
sowi e die Aus–
wer tungsmögl i chke i t en des eingesetzten
Sy s t ems zur Verfügung zu stel len. Da–
gegen kann die p e rma n e n t e Anwesen–
heit der EDV-Spezialisten wohl auch bei
e i n em g r ö ß e r e n Un t e r n e hme n n i ch t
ver langt werden.^*
Bedient sich de r Fi rmen i nhabe r einer
dr i t ten Person, auf deren Rechneranl agen
er seine Buchha l t ung durchführen lässt ,
mu s s er im Rahmen einer Prüfung den
Zugriff auf d i e s e Da t en s i cher s t e l l en.
Weigert sich der Dritte, den Datenzugriff
zu eröffnen, mu s s der Steuerpfl icht ige im
Zivi lrechtsweg gegen ihn vorgehen, da–
mi t er d em Bet r iebsprüfer den Zugriff auf
seine Daten ermögl i chen kann.
XV. AUFBEWAHRUNGSPFLICHTEN:
DATEN MÜSSEN JEDERZEIT VER–
FÜGBAR UND MASCHINELL AUS–
WERTBAR SEIN
1.
Aufbewahrungspflichten
Der Fi rmeninhaber ist zu rAu f bewahmng
be s t immt e r Unter lagen verpflichtet. Dazu
gehör en u.a. Bücher und Aufzeichnun–
gen, Inventare, Jahresabschlüsse , Lage–
be r i ch t e , di e Eröf fnungsbi l anz sowi e
die
zu ihrem Vers tändni s erforderl ichen
A r b e i t s a nw e i s u n g e n u n d s o n s t i g e n
O r g a n i s a t i o n s u n t e r l a g e n , Bu c hung s –
belege, sons t i ge Unter lagen, sowei t sie
für di e Be s t e u e r u n g von Be d e u t u n g
s i nd . " Dabei durf te der Steuerpfl icht ige
bi sher wäh l en , in we l cher Form bzw.
mi t we l chem Verfahren er seiner Auf-
bewahmngspf l i ch t n a c hkomme n wollte.
So konn t e die Au f bewahmng lediglich in
Papierform, abe r auch auf Bild oder Da–
t en t r äge r n erfolgen. Auch die unmi t tel –
ba r e Spe i chemng der übe r EDV erfassten
Da t en auf Microfilm (COM: Compu t e r
Ou t pu t on Microfilm) wa r zulässig.^*
Zum 01.01.2002 ist dieses Wahlrecht
des Steuerpflichtigen erheblich einge–
schränkt worden,
da die Finanzverwal–
t ung d a s Recht ha t ,
auch auf elektro–
nisch vorgehaltene Daten vorange–
gangener Wirtschaftsjahre zuzugreifen.
Bis auf zwei Au s nahmen sind d a h e r be–
rei ts archivier te Daten auf Verlangen de s
Prüfers wä h r e nd der g e s amt e n gesetzli–
chen Aufbewahmngsfr ist von bis zu zehn
Jahren für den unmi t t e l ba r en und mittel–
ba r en Datenzugriff in d a s DV-System ein–
zuspielen. Allerdings gilt, d a s s bei einer
Archivierung vor d em
01.01.2002
die
Daten nicht wi eder eingespiel t we rden
mü s s e n , we n n di es mi t unve r häkn i s -
mäß i g hoh em Aufwand für d a s Unter–
n e hme n ve r bunden wä r e (z. B. fehlende
Spe i cherkapaz i t ä t , nochma l i ge Datener–
f as sung , Archivi erung a u ß e r h a l b d e s
aktuel len Da t enve r a r be i t ung s s y s t ems ,
Wechsel der Hard- ode r Software). Für
die
Anwendung de s Datenzugriffs k ommt es
auf d e n Ze i t punk t de r Ar ch i v i e rung ,
nicht auf den jeweiligen Veranlagungs–
od e r Gew i n n e rmi t t l u n g s z e i t r a um an
(s. Abschn . I Nr
3
de r GDPdU).^'
Die Konsequenz für den Steuerpflichti–
gen ist,
dass Daten, die über EDV er–
fasst werden, während der gesamten
Dauer der Aufbewahmngspflicht, d. h.
un Einzelfall für zehn Jahre, jederzeit
verfügbar seinmüssen, auch muss die
maschinelle Auswertbarkeit über die
gesamte Aufbewahmngsfrist sicherge-
steUt werden.*"
Das Erfordernis der jederzei t igen Verfüg–
barkei t und maschine l l en Auswer tbar –
keit ha t der Gese t zgeber dami t begrün–
det , d a s s der Zugriff de s Bet r iebspmfers
auf die vom Steuerpfl icht igen e r zeug t en
Daten nicht leer laufen soll. Auch die
St reichung der Regelung, nach der es
aus re i cht e , we nn an Stelle der Datent rä–
ger die Daten ausged r uck t aufbewahr t
werden , wird mi t dem Erfordernis be–
gmnd e t , den Zugriff auf die Da t en de s
Steuerpfl icht igen sicherzustel len, ' ' '
Die Aufbewahmng ausgedruckter Da–
ten ist weiterhin zulässig, reicht aber
künftig nicht mehr aus.
Auch da s COM-
Verfahren bleibt zulässig, ist al lerdings
ebenfal ls nicht me h r aus r e i chend . Die
Ände r ung der Abgabeno r dnung führt zu
e i nem fakt ischen Zwang, die vom Ge–
se t zgebe r b e s t immt e Archivierungsform
zu wä h l e n , da a n s o n s t e n gegen die
Aufbewahmngspf l icht ve r s t oßen wi r d . "
Nach dem heutigen Stand der EDV-
Technik sichern lediglich die Speiche–
rung der Daten auf einer Festplatte,
einer CD-ROM oder einer DVD die
maschinelle Auswertung über einen
Zeitraum von zehn Jahren.
Ist der zu
a r c h i v i e r e n d e D a t e n b e s t a n d größe r ,
mü s s e n Sie sich Gedanken übe r ein Ar–
ch i vsys t em machen . * '
2.
Was tun bei der Erneuerung der
EDV-Anlage?
Probl eme ergeben sich dur ch die
Ver–
pflichtung der digitalen Da t envo r hakung
vor al lem,
wenn innerhalb der Auf–
bewahrungspflichten die EDV-Systeme
des Steuerpflichtigen erneuertwerden.
Auch beim Einsatz einer neuen Buch–
ha l t ungs sof twa r e stellt sich die Frage,
ob
die Al tdaten migr ier t werden mü s s e n .
Zwar kann der Steuerpfl icht ige auch die
Al tanlage und d a s al te Buchhakungs -
S y s t em
im Betrieb vorrät ig hal ten. Aus
der Praxis ist abe r hinlängl ich bekann t ,
d a s s d a s
Vorhalten von Elektronik–
schrott
wede r p r ax i snah noch vertret–
ba r ist. Zudem erhäl t der Steuerpfl icht ige
keine Ha rdwa r eun t e r s t ü t zung , wenn da s
EDV-System ein gewi s s e s Alter über -
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