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magazin 4/04 - Christian Lubig
unmittelbar durch die Software-Einfüh–
rungverursacht. Denn die Bindesysteme
Schönherr GmbH nutzte den Software–
wechsel als Gelegenheit, um alle Anlagen–
gegenstände anhand der Originalbelege
der letzten 10 )ahre neu zu erfassen. Mit
der Belegerfassung wurde außerdem eine
komplette Anlageninventur durchge–
führt. Damit konnten grundsätzliche
Mängel der zuvor genutzten Anlagen–
systematik behoben werden.
Im folgenden einige Beispiele für einzel–
ne, durch die Software-Einführung verur–
sachte Aufwandsblöcke:
- > Die Einrichtung der
Mandanten-
Stammdaten,
die Struktur in der
Anlagenbuchhaltung(Anlagekonten,
Anl agegruppen etc . ) sowi e die
Kostenstellen wurden von Schönherr-
Mi t arbe i t ern übe r nommen und
dauerte 4 Tage.
- > Der
Schulungsaufwand pro Mitar–
beiter
betrug für die Anlagenbuch–
haltung, die Kostenrechnung und die
Finanzbuchhaltung insgesamt 3 Tage.
Da während der Schulungen der lau–
fende Geschäftsbetrieb in der Finanz–
buchhaltung aufrecht erhalten blei–
ben musste, wurde in zwei Gruppen
geschult. Zusätzlich wurden 2 Tage
Schulungs-Support bei der Einrich–
tung der Stammdaten in Anspruch
genommen. Insgesamt waren also 8
Schulungstage notwendig, aber auch
ausreichend. Die externen Schulungs–
kosten beliefen sich auf 9.000 Euro.
-> Auf den Import einzelner Sachkonten-
buchungen der Vormonate wurde be–
wusst verzichtet . Für Vergleichs–
zwecke wurde eine Übergabeschnitt–
stelle für die Monatsverkehrszahlen
der Sachkont en des vorherigen
Systems programmiert. Diese Über–
gabeschnittstelle ermöglicht die Über–
nahme der Monatsverkehrszahlen der
letzten 24 Monate, so dass für die
Standard-Berichte (z. B. Betriebswirt–
schaftliche Auswertungen, Bilanz, Ge–
winn- und Verlustrechnung) Ver–
gleichsdaten voriiegen. Der externe
Aufwand hierfür betrug 2.700 Euro.
Betriebs- bzw. Anwendungsl<osten
Da bei der Software-Auswahl größtes
Gewicht auf die Aspekte Systemsicher–
heit, Anwenderfreundlichkeit und Service-
Qualität gelegt wurde, fallen beim
Be–
trieb und bei der Anwendung erfreu–
lich geringe Kosten
an. Relevant sind
hier zum einen die Hodine-Kosten. In den
ersten drei Monaten nutzten Schönherr-
Mitarbeiter die Hotline des Software-Her–
stellers im Umfang von jeweils 300 Euro.
Danach musste die Support-Hotline kaum
noch in Anspruch genommen werden,
heute entstehen dadurch keine nennens–
werten Kosten mehr Neben der einfachen
Bedienbarkeit der Software trug dazu
auch die Qualität der Schulungen und die
Kompetenz der Hotline-Mitarbeiter bei.
Auch die durch Systemabstürze verursach–
ten Kosten sind auf ein Minimum gesun–
ken: In zwei lahren ist die Rechnungswe–
sen-Software insgesamt ein Mal abge–
stürzt. Da die Software über entsprechen–
de Sicherheits-Mechanismen verfügt, hielt
sich der Aufwand für die Behebung des
Schadens sehr in Grenzen (10 Minuten).
Investitionssicherhieit
Da der Software-Hersteller ein inhaber–
geführtes Unternehmen ist, besteht ein
relativ geringes Risiko der Fremdüber–
nahme. Zudem wird die Software mithilfe
von Zukunfts-Tech–
nologien (Micro-
XML, SOAP)
weiterentwickelt, er–
ste Funktionen auf
dieser Technologie-
Basis stehen bereits
zur Verfügung.
Fazit: Ganzhieit-
l i c l ie
Kos ten–
betrachtung muss
auch „we i che "
Faktoren berück–
sichtigen
Ziel dieses Beitrags
war es, die spezifi–
schen Kostentreiber
bei be t r i ebswi r t –
schaf t l i cher Stan–
dardsoftware aufzu–
zeigen und konkre–
te Zahlen zu nen–
nen, die anderen
Unt ernehmen als
Vergleich di enen
können. Schließlich
sol l te auch eine
P r o j e k t d u r c h –
führung vorgestellt
werden, die einer
g a n z h e i t l i c h e n
Kostenbetrachtung
Rechnung trägt.
Unserer Meinung nach haben
die sehr
gründliche Projektplanung und das
frühzeitige Einbeziehen aller späteren
Software-Anwender
bei der Software-
Auswahl am meisten zur Kostenmini-
mierung beigetragen. Dadurch konnte
eine größtmögliche Akzeptanz, ja sogar
Begeisterung für die neue Software-
Lösung erre i cht werden. Dies ist
der eigentliche Erfolg dieser Vorgehens–
weise.
Akzeptanz und Begeisterung sind Fakto–
ren, die in keiner ganzheitlichen Kosten–
betrachtung fehlen sollten. Ähnlich wie
in einer Balanced Scorecard muss also
die Finanzperspektive um andere, quali–
tative Perspektiven ergänzt werden -
wobei davon auszugehen ist, dass diese
qualitativen Faktoren einen Einfluss bei–
spielsweise auf die Produktivität der be–
troffenen Mitarbeiter, auf die Fluktuation
in der Abteilung und auf den Kranken–
stand haben und damit deutliche finan–
zielle Auswirkungen zeitigen.
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Controller-iyainer
Dr. Stefan Olech, Gdansk (Danzig)
vor dem sitzenden Karl Marx in der
Ökonomischen
Universität Budapest - Közgaz - am 24. 4. 04
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