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Controller magazin
4/2000
die projektbegleitende Prüfung und Be–
ratung einbetten, hier verstanden als Stra–
tegie zur Reduzierung von Projektrisiken.
C M : Ihr Haus hat frühzeitig eine Emp–
fehlung des Inst i tuts de r Wi r tschaf ts–
prüfer (IDW) gemäß einer Stel lungnah–
me des Hauptfachausschusses im jähre
1997 (HFA Stel lungnahme 4/97) aufge–
griffen und die Projektbegleitende Prü–
fung (PPB) in das Ijeistungsspektrum auf–
genommen. Sie selbst zählen mit zu den
„Pionieren". Bitte lassen Sie uns heute
erste Er fahmngen reflektieren, Fragen
erör tern und die Perspektiven dieses
Ansatzes diskutieren. Das IDW hat sei–
nerzeit als die Ziele definiert, die PPB
solle sicherstel len, dass das neu ent–
wickelte, geänderte oder erweiterte EDV-
gestützte Buchführungssystem als inte–
gr ier ter Teil eines komp l exen Infor –
mations- und Kommunikationssystems
alle Kriterien der Ordnungsmäßigkei t er–
fülle und insoweit die Voraussetzung für
eine ordnungsgemäße Grundlage für die
Aufstel lung des Jahresabschlusses ge–
geben seien.
Nun ist es unmi ttelbar einsichtig, dass es
Sinn macht, die Er fahrungen u n d Kennt –
nisse der Wi r t schaf t sprüfung berei ts
in einer f r ühen Phase z u nu t z en , solan–
ge die Beur te i l ungen no c h Empf eh –
l u n g s c h a r a k t e r u n d n i c h t Fes t –
stel lungscharakter tragen. Im Sinne ei–
nes proakt iven Vorgehens könnten mög–
liche Schleifen und etwaige spätere auf–
wendige Korrekturen vermieden werden.
Die V o r v e r l a g e r un g de r P r ü f ungs –
handlungen fürdie Verfahrensprüfung in
der Zeit vor dem Einsatz der Anwendung
ent lastet die spätere Pf l i chtprüfung,
macht sie eff izienter u n d kos t engün –
stiger. In den bisherigen, wenigen Ver–
öffentl ichungen werden diese Aspekte in
den Mi ttelpunkt gerückt. Lassen Sie uns
die PPB näher definieren und fragen, wo
liegen Ziele und Nutzen.
K P M G : Bevor wi r auf die Ziele und den
Nutzen der PPB eingehen, lassen Sie uns
zunächst definieren, was unter „Projekt–
begleitender Prüfung" zu verstehen ist.
Unter einer projektbegleitenden Prühjng
versteht die Praxis e ine Ver fahrens –
p r ü f ung , die berei ts am Anfang de r
Entwi ck l ung eines neuen Systems bzw.
wesent l i cher Ände r ungen oder Erwe i –
t e r ungen bes t ehende r Systeme ein–
setzt . Sie wi rd von Fachleuten durchge–
führt, die ein profundes Wissen aus der
Prükingspraxis mit Erfahrung aus IT oder
Softwareeinführungsprojekten vereinen
und so eine den Projektzielen förderliche
Prüfungsleistung erbringen können. Zen–
traler Aspekt ist die Begleitung des Pro–
jektes von Beginn an, also ab einem Zeit–
punkt , an dem die wesentl ichen Weichen–
stel lungen für die Entwicklung bzw. Än –
derung noch nicht getroffen worden sind.
Aufträge, die erst in der Umsetzungs–
phase eines Projektes erteilt werden, kön–
nen nicht mehr als projektbeglei tend
angesehen werden, wei l sie eine frühzei –
tige und umfassende Beurtei lung der
geplanten Systemumstel lungen nicht
mehr in ausreichendem Maße zulassen.
Hieraus ergibt sich nunmehr auch un–
mittelbar die Zielsetzung der PPB aus
Sicht des Abschlussprüfers. Es soll si–
chergestellt werden, dass zum einen die
Buchführungssysteme i.e.S., zum ande–
ren alle Vorsysteme, die rechnungs –
legungsrelevante Daten an die Finanz–
buchhal tung liefern, die Kriterien der
Ordnungsmäßigkei t erfüllen, und somit
d i e Vo r au s s e t z ung en f ür e ine o r d –
nungsmäß i ge Buchha l tung als Gr und –
lage für die Aufstel lung des Jahresab–
schlusses geschaf fen w i r d . Das Ziel de r
Sicherstel lung der Ordnungsmäßi gke i t
lässt s i ch i n mehrere Tei lziele unterglie
dem. Neben der Sicherstellung der Be–
weiskraft der Buchführung, der Nach –
vol l z iehbarkei t des Buchungsstof fes so–
wie der Er fül lung der Dokumentat ions –
u n d Au f bewahrungsp f l i ch t en stellt die
Gestaltung wi rksamer i n t eme r Kont rol l –
ver fahren zur Gewährleistung der Ver–
meidung bzw. der rechtzeitigen Erken–
nung von Fehlern in der Buchführung
einen zentralen Aspekt dar Die Einrich–
tung oder Veränderung der System–
landschaft bedingt auch immereine Über–
prüfung und Anpassung des internen
Kontrol lsystems, um den geänder ten
Rahmenbedingungen sowohl hinsicht–
lich Funktional ität als auch hinsichtl ich
Wirtschaftl ichkeit gerecht zu werden.
Aufgrund der zunehmend komplexer
werdenden Systemwelt eröffnet die PPB
dem Mandanten die Mögl ichkeit, seine
S y s t emä n d e r u n g e n / e r we i t e r u n g e n
v o n Anfang an v on e inem sachkund i –
gen , unabhäng i gen Dr i t ten kr i t isch h i n –
sicht l ich der Er fül lung der gesetz l i chen
An f o r de r ungen beur te i l en z u lassen.
Dieser Aspekt gewinnt um so mehr Be–
deutung, je weitreichender der geplante
Eingriff in die Systemlandschaft ist. Um
alle Auswi rkungen der geplanten Ände–
rungen z u erkennen und entsprechende
Maßnahmen ergreifen zu können, be–
darf es gerade bei integrierten Systemen
aufgrund ihrer Komplexität einer effizi–
enten Zusammenarbei t verschiedener
Spezialisten. Hier gibt die PPB in ihrer
überprüfenden Funkt ion eine zusätzl i –
che Sicherheit, indem sie die im Projekt
von den Spezialisten überarbeiteten Über–
legungen unter dem Gesichtspunkt der
Ordnungsmäßigkei t nochmals zusam–
menfassend betrachtet und eventuelle
Fehlentwicklungen oder Mängel recht–
ze i t i g e r kenn t . Die PPB in d i ese r
Früherkennungsfunkt ion bewirkt, dass
nacht rägl i che aufwend i ge u n d kost –
spiel ige Progranunänderungen, die sich
aufgrund festgestellter Mängel im Echt–
einsatz der Systeme ergeben, vermie–
den we r den können . Die Überprüfung
der gestal teten Lösungen beinhal tet
selbstverständlich auch Anregungen hin–
s i ch t l i ch Ve r bes se r ungs - und Op t i –
mierungsmögl ichkeiten, da die mit der
PPB bet rauten Spezial isten hier ihre
Kenntnisse und gewonnenen Erfahrun–
gen aus der Praxis einbringen können.
Um diese Funkt ion ebenso erfüllen zu
können, ist eine frühzeitige Einbindung
in das Projekt im Rahmen der PPB er–
forderlich.
Der Nu t z e n
der PPB für
den
Abschlussprüfer liegt u. a. in der Verlage–
r ung de r e r f o r de r l i chen Pr ü f ungs –
handlungen für Verfahrensprüftjngen in
die Zeit vor dem Einsatz der Anwendungs-
s y s t eme
bzw.
der
e i gen t l i chen
Abschlussprühing, die zunehmend unter
Termindruck steht. Zudem besteht die
Möglichkeit, auf Art und Umfang der für
dieAbschlussprükingberei tzustel lenden
Informationen Einfluss zu nehmen.
C M : Die Initiatoren dieses Ansatzes ha–
ben 1997 vorgesehen, der Prüfer bzw.
Berater der PPB solle mindestens in fol–
genden Phasen eingebunden sein:
1.
E r s t e l l ung des f ach l i chen Fe i n -
konzeptes;
2. Festlegung des DV-Konzeptes, der
Programmierung und der Software-
Auswahl ;
3. Programm- und Systemtests;
4. Sys t emi ns t a l l a t i on im künf t i gen
Umfeld.
Wenn man diesen Aufgabenumfang als
Mindestmaß zu Grunde legt, dann be–
finden Sie sich nicht nur auf der Produkt–
ebene, sondern auch auf der Ebene der
Prozesse im Zusammenhang mit der Ein–
führung oder Umstel lung von Software
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