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2.
Der Management-Erfolgsbericht als Monatsbericht
2.
1 Berichtszweck
Der monatliche Management-Erfolgsbericht hat, wie der Name schon sagt, den Zweck, den erzielten
Erfolg aus allen Bereichen des Unternehmens in konzentrierter Form darzustellen. Er enthält die Er–
gebnisse im Ist, zum Vergleich das Soll und die Abweichung. Diese dient dem Einstieg zur Ergebnis–
beurteilung und zur Ergreifung von Maßnahmen zur Verwirklichung des Gewinnzieles.
2. 2
Berichtserstellung
Zuständig für die Berichtserstellung sind die beiden Stellen Management-Rechnung und Statistik/
Berichtswesen. Es handelt sich um eine Gemeinschaftsarbeit, wobei die Federführung bei der zuletzt
genannten Stelle l iegt . Herausgegeben wird der Bericht in der 3. Woche des Folgemonats als g e –
schlossener Bericht ("Berichtspaket").
Die Einzel- oder Vorinformationen, die für den Bericht herangezogen werden, kommen meist über
die EDV. Wegen der Vielfalt der Informationen aus den verschiedensten Bereichen werden die Daten
jedoch manuell zusammengetragen und einige zusätzliche Zahlen errechnet.
Zum besseren Berichtsverständnis und um Zweifelsfragen zu klären, wird zu dem Bericht einmal ig
ein Leitfaden herausgegeben. Dieser enthält neben allgemeinen Angaben spezielle Erläuterungen zu
allen veröffentlichten Daten. Er wird stets auf dem neuesten Stand gehalten, d. h. bei Änderungen
von Zeit zu Zeit neu veröffentlicht. Komprimiert ist dieser Leitfaden in den Kommentaren zu den
14 Berichts-Seiten auf den folgenden Blättern jeweils links angegeben.
2.
3
Berichtsquellen
Von den im Bericht gezeigten Daten hat das Rechnungswesen mindestens 90
°Jo
der Informationen und
Zahlen aus den verschiedensten Bereichen. Der Rest von weniger als 10
°/o
wird bei anderen Stellen
errechnet und beigesteuert.
Auf jeder Berichtseite wird in einer Quellenangabe auf die zugrundeliegenden Einzelinformationen
sowie die Stellen, in denen diese anfallen bzw. aufbereitet werden, hingewiesen. Damit hat der
Berichtsleser die Möglichkeit, sich ggf. weiter und tiefer zu informieren.
2
.4 Berichtsform und Berichtsprinzip
Um den Bericht übersichtlich zu gestalten, wird für jeden Bereich mit einer neuen Seite begonnen,
d. h. die einzelnen Seiten enthalten stets nur Daten aus einem Bereich. Der Bericht enthält nur
Zahlen, die für sich selbst sprechen sollen und müssen und beinhaltet keine schriftlichen Kommen–
tare ("Kein Controller-Journalismus!"). Nach dem Motto "Die einzelne Zahl ist tot, sie erhält nur
Leben durch den Vergleich", wurden als Bezugsbasen der Budget- und der Vorjahresvergleich monat –
lich und kumuliert ausgewählt. Zum Teil wird auch, wenn es angebracht erscheint, ein Vormonats–
vergleich eingeblendet .
Es gilt das Berichtsprinzip, daß keine schriftliche Abweichungsbegründung gegeben wird, Maßnah–
men nur aus dem Soll-Ist-Vergleich abzuleiten sind und der Vorjahresvergleich nur informations–
halber mit angegeben wird.
2. 5
Berichtsempfänger
Der Gesamtbericht wird an die Direktionsmitglieder und an die Holding vertei l t . Einzelne Seiten
gehen an die operierenden Stellen, d. h. es findet hier eine selektive Verteilung statt. Z. B.
erhält der zuständige Marketinggruppenleiter die Marketinggruppen-Analyse.
2. 6
Berichtsziel
Der monatliche Management-Erfolgsbericht ist kein Selbstzweck, sondern er dient der kritischen Aus–
einandersetzung mit den erzielten Ergebnissen durch den Empfänger. Das heißt, jeder Empfänger hat
die ihn betreffenden Ergebnisse im einzelnen durchzuarbeiten. Dies geschieht in
3
Stufen:
o
Analyse des Erfolgs
o
Kontrolle der eigenen Vorgaben
o
Aufdeckung von evt l . Schwachstellen.
Aufgrund der daraus gewonnenen Erkenntnisse hat der Empfänger Vorschläge, Empfehlungen und er –
forderliche Maßnahmen zu entwickeln und vorzubringen. Hierdurch wird die Management-Rechnung
über den Monatsbericht zur Veranlassungsrechnung.
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