BOSTON CONSULTING GROUP AMAZON INTERN „Es gibt ein paar Trends, die dazu geführt haben, dass Online-Meetings während der Coronakrise ineffizient wurden“, sagt Philipp Kolo, Berater bei der Unternehmensberatung Boston Consulting Group (BCG). Mehr Leute in einem Meeting zuzuschalten, sei in einer Videokonferenz sehr einfach, aber man brauche eine sehr viel höhere Stringenz im Meetingmanagement. Häufige Klagen: eine zu große Teilnehmerschar, überflüssige Wortmeldungen, mangelnde Struktur. „Es gibt Führungskräfte, die verbringen 80 bis 90 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings“, sagt Kolo. „Das ist nicht effizient, denn sie sollen ja auch inhaltlich arbeiten und brauchen Zeit für ihre Teams.“ Ein offenes Geheimnis sei es, dass firmeninterne Politik, Macht- und Kompetenzgerangel eine mindestens ebenso große Rolle spielten wie das eigentliche Thema der Besprechungen. Jeff Bezos, Chef des Versandhändlers Amazon, hat Regeln vorgegeben, wie in seinem Unternehmen Meetings ablaufen müssen. Statt einer Powerpoint-Präsentation als Einleitung beginnt jedes Meeting mit sogenannter „Stillarbeit“. Wer auch immer das Meeting leitet, bereitet für die Stillarbeit ein Diskussionspapier vor, das von allen Teilnehmern zu Beginn des Meetings still gelesen wird. Das Papier hat eine „erzählerische Struktur“ und darf nicht aus Strichaufzählungen oder Stichworten bestehen. Der „durchgeschriebene“ Text enthält die Faktenfragen und benennt die noch offenen Entscheidungen. Meist gibt der Autor auch eine Empfehlung ab. Nach der Lektüre sind alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand. Die „SüddeutOnline-Meetings schädlich? Meetings mit Stillarbeit beginnen sche Zeitung“ (SZ) vom 19. Mai 2022, die über die Regel berichtete, zitierte Bezos mit den Worten: „Die neue Meetingkultur war wahrscheinlich das Klügste, was wir je getan haben.“ Eine weitere Bezos-Vorgabe ist die „ZweiPizza-Regel“. Zwei Pizzen müssten reichen, um alle Teilnehmer eines Meetings satt zu kriegen. Es kommt also drauf an, Meetings mit maximal acht Personen durchzuführen. Der Leiter eines Meetings werde laut SZ so gezwungen, nur Menschen einzuladen, die vom Thema des Meetings wirklich betroffen sind. Die Beobachtung sei nicht von der Hand zu weisen, dass in kleinen Gruppen zielorientierter diskutiert wird und sich auch kreative Schüchterne eher zu Wort melden.
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