Wirtschaft und Weiterbildung 5/2021

aktuell 12 wirtschaft + weiterbildung 05_2021 Im Büro stehen verschiedenste Störquellen unserer Produktivität im Weg. Der Berliner Bürodienstleister für Selbstständige „Ebuero“ hat herausgefunden, wie die sieben größten Produktivitätskiller heißen: Killer 1: Multitasking Das menschliche Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, mehrere To-dos gleichzeitig zu jonglieren, es kann immer nur einem kognitiv herausfordernden Pro- zess nachgehen. Wenn Unternehmer ständig zwi- schen ihren Aufgaben hin- und herspringen, braucht ihr Gehirn volle 23 Minuten, um sich wieder ganz auf das ursprüngliche To-do einzulassen. Killer 2: E-Mail-Flut Eine einfache Strategie, um der E-Mail-Flut gegen- zusteuern, ist, regelmäßig das Postfach aufzu- räumen. Nach Kunde, Projekt oder Dringlichkeit können Mails in verschiedenen Ordnern abgelegt werden. Man sollte auch wichtige Kontakte zu den Favoriten hinzufügen, so stechen deren Mails durch den kleinen Favoriten-Stern direkt ins Auge und werden nicht übersehen. Alte Nachrichten müssen außerdem in regelmäßigen Abständen gelöscht werden, um den Überblick über das Postfach nicht zu verlieren. Killer 3: Meetings als Zeitfresser Viele Meetings werden relativ planlos, das heißt ohne konkrete Agenda, durchgeführt. Oft sind auch viel zu viele Teilnehmer, zum Beispiel seitens des Kunden, dazu eingeladen. Die Erfahrung bestätigt: Je mehr Menschen in einem Meeting sitzen, desto weniger fühlen sich die einzelnen Personen ver- antwortlich und klinken sich gedanklich aus. Statt fokussiert auf ein Ziel hinzuarbeiten, sehen sie die Konferenz eher als Pause von ihrer regulären Arbeit. Um als Unternehmer die Produktivität in Meetings hochzuhalten, lohnt es sich, vorab eine Agenda zu erstellen und an die Teilnehmer zu versenden. „So viele wie nötig, so wenig wie möglich“, sollte dabei das Credo sein, wenn es um die Teilnehmer geht. Killer 4: Unpassender Arbeitsplatz Ein unpassender Schreibtischstuhl oder zu laute Nachbarn machen es schwer, sich selbst zu konzen- trieren. Ihre Büros sollten Unternehmer von Anfang an ganzheitlich planen und beispielsweise separate Räume zum Telefonieren, für Meetings und für konzentriertes Arbeiten schaffen. Indem sie die einzelnen Arbeitsplätze ergonomisch ausstatten, können sie die Weichen so stellen, dass der Output maximiert wird. Killer 5: Eine Versuchung namens „Social Media“ Ein neuer Like auf Facebook, eine Whatsapp-Nach- richt oder private E-Mail – leuchtet das Smartphone-Display auf, ist die Benach- richtigung leider nicht immer arbeitsre- levant. Trotzdem werden die Augen bei- nahe magisch davon angezogen und die Konzentration ist dahin. Wenn Selbstständige die Benachrichtigungen für bestimmte Apps entweder komplett oder für den Arbeitstag abstellen, wirken sie diesen Versuchungen effektiv entgegen. In Mee- tings ist es sinnvoll, ein generelles Handyverbot für alle Teilnehmer einzuführen. Wenn Unternehmer für eine herausfordernde Aufgabe komplett ungestört sein wollen, ist der „Do Not Disturb“- oder Flugmo- dus ein hervorragender Kniff, um den Griff zum Handy unattraktiv zu machen. Killer 6: Störenfried klingelndes Telefon Was ihre telefonische Erreichbarkeit betrifft, befin- den sich viele Selbstständige in einer Zwickmühle. Einerseits müssen sie für Kunden und Geschäfts- partner zu sprechen sein, andererseits lenkt ein ständig klingelndes Telefon ab. Um dieses Dilemma zu umgehen, lohnt sich ein Anrufbeantworter oder eine Aushilfskraft. Killer 7: Veraltete Technologien Investiert man als Unternehmer in neue Technolo- gien, fördert dies die Motivation und den Workflow der Mitarbeiter. Mit Hilfe digitaler Tools können Pro- zesse, Arbeitsorganisation oder auch die Informati- onsverwaltung weitaus effizienter gestaltet werden und man kann sich besser auf sein Kerntätigkeits- feld fokussieren. Tipps & Tricks Die größten Produktivitätskiller Ebuero in Berlin (www.ebuero.de) ist das virtuelle Sekretariat für Unternehmer und Selbstständige. Eingehende Anrufe werden nach individuellen Vorgaben ange- nommen und bearbeitet. Anrufe können an 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche und an 365 Tagen im Jahr in sechs Sprachen entgegengenommen werden. Für Einladungen zum Meeting gilt: So viele wie nötig, so wenig wie möglich. „ „