Verwalterbrief 10/2019

rung einen positiven Effekt in Bezug auf die Kundenzufriedenheit hat. Dem gegenüber stellen rund 85 % der Unternehmen mit nur geringem Digitalisierungsgrad kaum Vorteile für die Kundenzufriedenheit fest. Zudem verspürten fast drei Viertel dieser Gruppe nach der Implemen- tierung von Digitalisierungsmaßnahmen keine Arbeitsentlastung – zum Teil registrierten sie sogar ein erhöhtes Arbeitspensum. Demgegenüber steigt mit wachsender Erfahrung und flächendeckendem Einsatz digi- taler Applikationen die gespürte Entlastung stetig. So berichten über 90 % der stark digitalisierten Verwaltungen von einer Verringerung des Arbeitspensums. Daraus kann abgeleitet werden, dass sich Inves- titionen in digitale Technologien mittel- bis langfristig positiv auf die Arbeitsbelastung auswirken. Gleichzeitig lohnt es sich, entsprechende Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter zu organisieren. Das erhöht nicht nur die digitale Kompetenz des Unternehmens, sondern führt zu einer geringeren Arbeitsbelastung. Kosteneinsparungen durch die Einführung von digital gesteuerten Ar- beitsabläufen stellen bislang nur stark digitalisiert arbeitende Unterneh- men mehrheitlich fest. In allen anderen Clustern überwiegt, wenn auch mit höherer digitaler Kompetenz abnehmend, die Gruppe derjenigen, die keine Kosteneinsparungen für sich erkennen kann. Die Zahlen lassen auf eine positive Korrelation zwischen dem Digitalisierungsreifegrad des Unternehmens und der daraus folgenden Kostenreduktion schließen. Marktteilnehmer, die diese Anfangsinvestitionen scheuen oder nicht aufbringen können oder wollen, riskieren nicht nur technologisch den Anschluss zu verlieren, sondern langfristig den Verlust von betriebswirt- schaftlichen Skaleneffekten, Kunden und qualifizierten Mitarbeitern. Potenziale der Digitalisierung In der Vereinfachung von Dokumentenverwaltung und Archivierung, Schriftverkehr und Kundenkommunikation und dem Einsatz einer pro- fessionellen Verwaltungssoftware sehen Immobilienverwaltungen die größten Potenziale der Digitalisierung. Dagegen identifiziert bislang weniger als die Hälfte der Umfrageteilnehmer für sich Vorteile bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen, dem Controlling interner Kennzahlen oder bei unternehmensübergreifenden Prozessen mit Dienstleistern. Zudem werden Big Data, Blockchain und Cloud-Lösungen skeptisch ge- sehen. Nicht einmal ein Drittel der Befragten meint, durch deren Imp- lementierung Prozessoptimierungen zu erzielen. Allerdings gewinnen Cloud-Lösungen mit steigendem Digitalisierungsreifegrad an Akzep- tanz. Stehen nur geringfügig digitalisiert arbeitende Unternehmen dem Einsatz einer webbasierten Software noch zu fast drei Vierteln skep- tisch gegenüber, befürworten knapp zwei Drittel der hoch digitalisierten Verwaltungen solche Cloud-Lösungen. Insgesamt ist festzustellen, dass die Befragten nach wie vor On-Premise-Software bevorzugen, also eine lokale, serverbasierte Software-Lösung. Diese wird vom Lizenznehmer in eigener Verantwortung auf seiner Hardware betrieben. Er behält so die vollständige Kontrolle über seine Daten und Prozesse, ist unabhän- gig von Dienstleistern und muss nach dem Kauf keine Mietgebühren bezahlen. Smarte Gebäude Die Digitalisierung beschränkt sich nicht nur auf Vorgänge und Struktu- ren im Verwaltungsunternehmen, sondern beeinflusst mit verschiede- ner Soft- und Hardware auch den Gebäudebestand. So arbeitet heute bereits mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen mit intelligen- ten Verbrauchszählern (Smart Meter) in den von ihnen verwalteten Be- ständen – wobei sich der Einsatz proportional zur wachsenden Zahl der verwalteten Einheiten erhöht. Auch Fernüberwachung der Haustechnik sowie digitale Heizungssteuerung sind bereits vergleichsweise häufig im Einsatz. In diesen Bereichen werden auch für die Zukunft die größten Potenziale gesehen, gefolgt von digitalen Schließanlagen. 7 Was bremst die Digitalisierung? Die Nutzung und Integration digitaler Technologien stellt Immobilien- verwaltungen vor unterschiedliche Hürden. Als größtes Hindernis auf dem Weg zur umfassenden Digitalisierung wird dabei die Schnittstel- lenproblematik angesehen. Denn oftmals lässt sich die ERP-Software der Unternehmen nicht ohne Weiteres in die digitalen Funktionen ande- rer Anbieter integrieren, wie über zwei Drittel der Umfrageteilnehmer angaben. Dieser großen Herausforderung muss sich die Branche stellen – und entsprechende Lösungsansätze entwickeln. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der dringend notwendige Digitalisierungsprozess wei- terhin nur langsam vorangeht oder endgültig stockt. Die Rolle des VDIV Als die Interessenvertretung professioneller Haus- und Immobilienver- waltungen hat es sich der VDIV Deutschland zur Aufgabe gemacht, die Digitalisierung in und mit der Branche aktiv zu begleiten und zu fördern. Neben dem Herausarbeiten von Hemmnissen und Chancen, stößt der VDIV Pilotprojekte an und wirkt an führender Stelle an einer dringend benötigen Lösung der Schnittstellproblematik mit. Dazu gehört zuvor- derst der Dialog der Branche mit Entwicklern und Anbietern entspre- chender Applikationen. Zu diesem Zweck gründete der VDIV bereits vor einiger Zeit die AG Digitalisierung, die zunächst ein Anforderungsprofil für externe digita- le Systeme aus Sicht der Immobilienverwaltungen entwickelte. Hierfür eruierte sie mögliche Themenfelder in der Praxis, die zukünftig vollau- tomatisiert und ohne großen Schnittstellenaufwand bei der Implemen- tierung von neuer Software für integrierte Prozesse in der Verwaltung umgesetzt werden sollen. Anspruch ist es, neue Produkte von Prop- Tech-Unternehmen zur Verbesserung der Dienstleistungen und Produkt- vielfalt von Immobilienverwaltungen besser in die Prozessabläufe der Unternehmen zu integrieren. Deshalb wurden in einem zweiten Schritt ERP-Softwarehersteller, PropTech- und Abrechnungsunternehmen aus dem VDIV-Partnerkreis mit diesen Anforderungen vertraut gemacht, um eine Sensibilisierung für die Bedürfnisse und Erwartungen von Immo- bilienverwaltungsunternehmen an Software und Dienstleistungen vor dem Hintergrund der Schnittstellenproblematik zu erreichen. Machbarkeitsstudie zu einer einheitlichen Schnittstelle Möglich machen soll dies eine bundesweit einheitliche Datenaustausch- Plattform für Immobilienverwaltungen. Auf dem Weg zu diesem Ziel haben die Beteiligten der AG Digitalisierung eine Machbarkeitsstudie zur Entwicklung einer einheitlichen Schnittstelle zwischen und inner- halb der Softwareumgebung von Immobilienverwaltungen sowie deren Dienstleistungsunternehmen und entsprechenden Drittunternehmen in Auftrag gegeben. Ende des Jahres 2019 sollen erste Ergebnisse zu den Potenzialen und Voraussetzun- gen eines solchen Branchen- standards vorliegen. Sie sind ein wichtiger Schritt für die weitere Professionalisierung der Branche. ! Weiterführende Infor- mationen: Die vollständige Auswertung der Digitalisierungsumfrage hat der VDIV Deutschland in seinem 7. Branchenbarometer veröffentlicht, welches über www.vdiv.de be zogen werden kann. www.haufe.de/immobilien Martin Kaßler ist seit Okto- ber 2010 Ge- schäftsführer vom Verband der Immobi- lienverwalter Deutschland und der VDIV Ma- nagement GmbH. Der VDIV vertritt mittlerweile 3.000 professionelle Immobilienverwaltungen. Die Un- ternehmen verwalten dabei etwa 7 Millionen Wohneinheiten. DER AUTOR