Verwalterbrief 10/2019

prozessualer Strukturen freisetzen würde, kann noch keine Rede sein. Vielmehr befinden sich die Immobilienverwaltungsunternehmen in ei- ner Umbruchphase. Je größer, desto digitaler Die Größe der Unternehmen steht in einem klaren Zusammenhang mit dem Grad der Digitalisierung: Je größer die Verwaltungen sind, desto häufiger verwenden sie flächendeckend digitale Lösungen und weisen nur noch wenige Medienbrüche auf. So setzen knapp 60 % der Ver- waltungen mit weniger als 400 betreuten Einheiten professionelle Ver- waltungssoftware umfassend ein, während dieser Wert bei Firmen mit mehr als 3.000 verwalteten Einheiten auf 82 % ansteigt. Die Zurück- haltung kleinerer Verwaltungsunternehmen in Digitalisierungsfragen dürfte insbesondere auf 2 Faktoren zurückzuführen sein. Zum einen ist die Personaldecke in diesen Unternehmen in der Regel gering, so dass wenig zeitliches Potenzial für die aufwendige Implementierung neuer Lösungen besteht. Zum anderen sind die Anlaufkosten für die Umstel- lung auf digitale Prozesse aufgrund negativer Skaleneffekte für kleine Unternehmen vergleichsweise höher als für große Verwaltungen. Trotz dieser grundlegenden Zurückhaltung von kleineren Unternehmen zeigt sich, dass eine deutliche Mehrheit der Unternehmen mindestens ers- te digitale Grundlagen implementiert hat und einzelne Prozesse digital abgebildet. So haben fast 80 % der Unternehmen ihre Stammdaten in digitaler Form abgelegt. Nahezu jedes der befragten Unternehmen nutzt bei der Verwaltung von Stammdaten, Erstellung von Wirtschaftsplänen oder bei Schriftverkehr und Kommunikation ganz oder zumindest teilweise digitale Lösungen. Deutlich mehr Zurückhaltung zeigen Immobilienverwaltungen hier in den Bereichen optische Zeichenerkennung (OCR-Scans), Controlling oder Abwicklung von Versicherungsfällen. Die Digitalisierung unterneh- mensübergreifender Prozesse, beispielsweise elektronische Rechnungs- stellung, findet bislang den geringsten Zuspruch: Nur etwa 5 % der Unternehmen gaben an, dies umfassend zu nutzen. Kosten und digitale Anwendungen Um zu erfahren, in welcher Höhe Unternehmen Mittel für IT-Maßnah- men aufwenden, hat der VDIV nach deren Anteil am Jahresumsatz gefragt. Da eine klare Splittung der IT-Kosten in die Bestandteile für die eigentliche Digitalisierung, wie die Anschaffung eines ERP-Systems oder Kundenportals, und in klassische IT-Aufwendungen, wie Serverkos- ten, im Rahmen einer quantitativen Auswertung nur schwer möglich ist, wurde ausschließlich nach dem IT-Budget gefragt. Es umfasst in der Regel sowohl klassische als auch innovative Aufwände für digitale Technologien. Firmen, die weniger als 150 Einheiten verwalten, wenden mit rund 10 % einen verhältnismäßig hohen Anteil ihres Jahresumsatzes hier- für auf. Der Branchendurchschnitt liegt nur bei knapp 8 %. Unterteilt nach den detaillierten Größenklassen lässt sich eine Degression anhand der Unternehmensgrößen mit Ausnahme der Unternehmen mit 150 bis 400 verwaltete Einheiten erkennen. Je größer das Unternehmen, umso geringer ist der Anteil des IT-Budgets am Umsatz, was vor allem auf er- zielte Skaleneffekte zurückzuführen ist. Werden die IT-Ausgaben auf die einzelnen verwalteten Einheiten übertragen, belaufen sich die Kosten unabhängig vom Digitalisierungsgrad der Unternehmen mehrheitlich auf weniger als 10 Euro pro Einheit und Jahr. Steigende Kundenzufriedenheit, sinkende Arbeitsbelastung und Kosten Die Verteilung der Kundenzufriedenheit korreliert eng mit dem Digitali- sierungsgrad der befragten Unternehmen. Bei den bereits stark digita- lisierten Verwaltungen sind gut 80 % der Meinung, dass die Digitalisie- 6 Schnittstellenproblematik erschwert zunehmend Digitalisierung von Immobilienverwaltungen Martin Kaßler, Geschäftsführer Verband der Immobilienverwalter Deutschland, Berlin Digitalisierung ist ein Schlüsselwort für die Optimierung von Ar- beitsprozessen und die unternehmerische Weiterentwicklung. Auch in Immobilienverwaltungen hält sie zunehmend Einzug. Denn das digitale Ökosystem für Immobilienverwaltungen wird immer größer und mannigfaltiger. Die technische Transformati- on bietet große Potenziale – doch sie stellt die Branche gleicher- maßen vor hohe und bisher nie gekannte Herausforderungen. Hierzulande hat mehr als ein Viertel der Verwaltungsunternehmen di- gitale Technologien bereits flächendeckend in den Arbeitsalltag inte- griert. Das zeigt eine aktuelle Erhebung vom Verband der Immobilien- verwalter Deutschland (VDIV Deutschland, ehemals DDIV), an der über 400 Immobilienverwaltungen teilnahmen. Zahlreiche Verwaltungspro- gramme werden genutzt sowie weitere Software für die Lösung von Einzelprozessen. Dennoch: Von einem digitalen Geschäftsmodell, das große Potenziale für die Steigerung der Effizienz und die Optimierung www.haufe.de/immobilien Organisation scheidung ist bei weitem teurer und begleitet sie nachhaltig. Sicherlich haben Sie bereits die Aussage gehört, dass die wiederholte Fehlent- scheidung im Bereich Software die sicherste Möglichkeit ist, ein Unternehmen in den Ruin zu treiben. Zuschüsse nutzen Vorsicht und systematisches Vorgehen ist also angebracht. Nicht ohne Grund werden die- se Arbeiten durch staatliche Digitalisierungszuschüsse mit bis 11.000 Euro/Unternehmen gefördert. Für Ihre Fragen zum Vorgehen und zur Realisierung der Zuschüsse stehen wir als akkreditierte Digitalisierungs- berater gerne zur Verfügung. Jörg Wirtz berät speziell Immobilien- verwaltungen bei der Opti- mierung ihrer Prozesse und bei der Zerti- fizierungsvorbereitung (u. a. ISO 9001, GEFMA 700ff., TÜV-geprüfte Immobilienverwaltung). Buchau- tor u. a. „Prozessoptimierung für Immobilienverwaltungen“ (Haufe). www.inracon.de DER AUTOR